Заполнение формы СТД-Р и предоставление работнику сведений по этой форме

Так же, как до 1 января 2023 года, сведения о трудовой деятельности работникам выдаются по форме СТД-Р. При этом у работодателей возникают вопросы: можно ли вместо СТД-Р выдавать работнику выписку из формы ЕФС-1; нужно ли выдавать работнику сведения о трудовой деятельности, если на него ведется бумажная трудовая книжка

В каких случаях работнику предоставляются сведения по форме СТД-Р?

Работодатель обязан формировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности работника и предоставлять их для хранения в информационных ресурсах СФР независимо от того, ведется ли на работника трудовая книжка в бумажной форме или он отказался от ее ведения.

В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ работодатель обязан предоставлять сведения о трудовой деятельности:

– в период работы – по заявлению работника;
– при увольнении работника.

Минтруд в Письме от 10.04.2023 № 14-6/ООГ-2661 (далее – Письмо № 14-6/ООГ-2661) отметил, что в случае сохранения трудовой книжки работодатель вправе предоставить по запросу работника сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р, но не обязан делать это. Также работник может получить сведения о трудовой деятельности (ст. 66.1 ТК РФ):

– в МФЦ – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;
– в СФР – на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (форма СТД-СФР);
– с использованием единого портала госуслуг – в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Нужно ли предоставлять работнику выписку из ЕФС-1 при увольнении?

На этот вопрос также ответил Минтруд (Письмо № 14-6/ООГ-2661): по законодательству РФ у работодателя отсутствует обязанность выдачи при увольнении выписки из ЕФС-1. Форма ЕФС-1 является входящим документом индивидуального (персонифицированного) учета, необходимым для передачи в СФР (п. 1.1 и 1.2 Порядка заполнения единой формы «Сведения для ведения индивидуального (персонифицированного) учета и Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (ЕФС-1)», утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 31.10.2022 № 245п).

Таким образом, при увольнении работнику, перешедшему на ведение сведений о трудовой деятельности в электронном виде, эти сведения выдаются в виде выписки по форме СТД-Р. Выписка из ЕФС-1 при увольнении не выдается.

Порядок предоставления СТД-Р

Для получения выписки из сведений о трудовой деятельности в течение работы сотрудник должен подать заявление с просьбой о предоставлении сведений о трудовой деятельности. Заявление может быть подано письменно или направлено по адресу электронной почты в порядке, установленном работодателем. В заявлении указывается форма получения:

– на бумажном носителе (при этом сведения заверяются надлежащим образом);
– или в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной подписью (если она есть).

Если вариант не указан, работодатель может решить самостоятельно, в какой из двух форм предоставить эти сведения (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

Срок предоставления сведений по форме СТД-Р в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником заявления (абз. 2 ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ).

При увольнении никакого заявления работник писать не обязан, работодатель выдает форму СТД-Р ему в день расторжения трудового договора, то есть в последний рабочий день (абз. 3 ч. 5 ст. 66.1, ч. 4 ст. 84.1 ТК РФ). Если на работника велась бумажная трудовая книжка, то СТД-Р при увольнении он может получить, подав заявление.

Обратите внимание: при выявлении работником неверной или неполной информации в сведениях о трудовой деятельности, представленных в СФР, работодатель обязан исправить или дополнить их по письменному заявлению работника (ч. 6 ст. 66.1 ТК РФ).

Если в день расторжения трудового договора предоставить сведения невозможно (в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения сведений), их следует направить на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением о вручении. Сведения заверяются надлежащим образом. Со дня направления письма работодатель освобождается от ответственности за задержку предоставления сведений (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ). То есть, в отличие от порядка выдачи трудовой книжки, работодатель не обязан заранее уведомлять работника о необходимости явиться за формой СТД-Р.

Работодатель не несет ответственности за задержку и в случае, когда последний день работы не совпадает с днем оформления прекращения трудовых отношений при увольнении (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ):

– работника по основанию, предусмотренному пп. «а» п. 6 ч. 1 ст. 81 (за прогул) или п. 4 ч. 1 ст. 83 ТК РФ (осуждение к наказанию);
– женщины, срок действия трудового договора с которой был продлен до окончания беременности или до окончания отпуска по беременности и родам в соответствии с ч. 2 ст. 261 ТК РФ.

Если работник после увольнения не получил сведения о трудовой деятельности, он может в любое время обратиться к работодателю в письменной форме или направить обращение на электронную почту в установленном работодателем порядке. Способ выдачи сведений работник указывает в обращении. Выдать сведения нужно будет не позднее трех рабочих дней со дня обращения (ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ).

При выдаче сведений о трудовой деятельности работнику лично рекомендуем фиксировать это под подпись, которая будет подтверждением выдачи СТД-Р. В случае отсутствия у работодателя подтверждения факта выдачи формы СТД-Р уволившемуся тот может обратиться в суд с требованием о выплате компенсации за задержку и в связи с невозможностью трудоустроиться из-за отсутствия сведений о трудовой деятельности.

Способ подтверждения можно установить в локальном нормативном акте. Если работодатель выдает форму СТД-Р на бумажном носителе, то факт ее получения работником можно зафиксировать, например, в заявлении последнего или на втором экземпляре формы, где работник может написать, что форма им получена, с указанием даты и проставлением подписи.

Также можно завести специальный журнал и фиксировать в нем факты выдачи форм СТД-Р. Приведем образец.

Журнал учета выдачи сведений о трудовой деятельности по форме СТД-Р

№ п/п	Ф. И. О.	Основание	Дата и способ выдачи	Подпись
1	Иванов А. Е.	Увольнение	03.05.2023, на бумаге лично	Иванов
2	Петров П. А.	Заявление от 12.05.2023	13.05.2023, в электронном виде на jihlovinpa@alfa.ru
…	…	…	…

Даже если работник, получивший форму СТД-Р, потерял ее, он может обратиться к работодателю по последнему месту работы за получением таких сведений повторно, и тот обязан выдать эту форму по письменному заявлению данного работника, поскольку периодичность и количество раз ее выдачи законодательством не установлены.

Заполнение формы СТД-Р

Обновленная форма СТД-Р и Порядок заполнения формы «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем (СТД-Р)» (далее – Порядок) утверждены Приказом Минтруда России от 10.11.2022 № 713н.

Форма СТД-Р заполняется на основании приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений между работодателем и работником.

СТД-Р на бумажном носителе заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Электронный документ подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии) (ч. 5 ст. 66.1 ТК РФ, п. 11 Порядка).

В разделе «Сведения о работнике» следует указать (п. 5 Порядка):

– фамилию, имя, отчество (при наличии). Эти данные приводятся на русском языке в именительном падеже полностью;
– дату рождения в формате ДД.ММ.ГГГГ. Сама форма СТД-Р предполагает указание даты следующим образом: число месяца – цифрами, месяц – словом, год – цифрами (полностью). Для уточнения порядка внесения данных о дате рождения работника рекомендуем обратиться в Минтруд;
– СНИЛС работника, состоящий из 11 цифр, по формату XXX-XXX-XXX-XX или XXX-XXX-XXX XX.

В разделе «Сведения о работодателе» нужно указать (п. 6 Порядка):

– регистрационный номер в СФР;
– наименование организации в соответствии с учредительными документами (в русской или латинской транскрипции), наименование отделения иностранной организации, осуществляющей деятельность на территории РФ, обособленного подразделения. Если сведения предоставляет ИП, адвокат, нотариус, занимающийся частной практикой, глава крестьянского (фермерского) хозяйства, приводятся его фамилия, имя, отчество (при наличии) (полностью);
– ИНН. Если ИНН десятизначный, он записывается в первых десяти знако-местах, в двух последних ставится прочерк;
– КПП организации (девять цифр). Обособленные подразделения отражают КПП по своему месту нахождения.

Сведения о том, подано ли работником заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о предоставлении сведений о трудовой деятельности, вносит работодатель, которому было подано это заявление. Дата подачи заявления проставляется в формате ДД.ММ.ГГГГ (п. 7 Порядка).

Раздел «Сведения о трудовой деятельности» заполняется в соответствии с п. 8 Порядка.

В графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» отражается дата кадрового мероприятия в формате ДД.ММ.ГГГГ.

В графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» указываются следующие мероприятия:

– ПРИЕМ;
– ПЕРЕВОД;
– ПЕРЕИМЕНОВАНИЕ;
– УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ);
– УВОЛЬНЕНИЕ;
– ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ;
– ВОЗОБНОВЛЕНИЕ.

В подразделе «Наименование» отражается следующая информация.

1. В графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» – записи о наименовании трудовой функции согласно штатному расписанию. Наименование структурного подразделения указывается, если в трудовом договоре есть условие о работе в конкретном подразделении.

Сведения о получении второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отразите в графе с указанием разряда или иной категории (например, класса).

Если расторгается трудовой договор с работником, который по приговору суда лишен права занимать определенные должности (заниматься определенной деятельностью) и не отбыл наказание, в графу внесите запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

Обратите внимание: для государственных и муниципальных служащих в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» также указывается код должности по соответствующему реестру должностей.

2. В графе «Код выполняемой функции (при наличии)» указывается кодовое обозначение занятия, соответствующее занимаемой должности (профессии), виду трудовой деятельности, осуществляемой на рабочем месте при исполнении трудовых функций (работ, обязанностей), состоящее из пяти цифровых знаков в формате XXXX.X. Первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий, пятый знак – контрольное число.

3. В графе «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» – основание и причина расторжения трудового договора в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса или иного федерального закона со ссылкой на конкретную статью, ее часть, пункт (без сокращений) (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ).

4. В подразделе «Основание» – наименование документа, подтверждающего оформление (прекращение) трудовых отношений (прием, перевод, приостановление, увольнение и т. д.), дату в формате ДД.ММ.ГГГГ и номер документа без знака «№ ». Считаем, что в графе «Наименование документа» данного подраздела достаточно отразить только наименование, поскольку для даты и номера предусмотрены отдельные графы.

Отмененные и скорректированные (исправленные) сведения о трудовой деятельности тоже включаются в форму СТД-Р. Для отражения отмененных сведений полностью заполняются графы с 1-й по 10-ю и в графе «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении» проставляется «X». При указании скорректированных (исправленных) сведений отразите как отмененные сведения с заполненной графой «Признак отмены записи сведений о приеме, переводе, увольнении», так и скорректированные (исправленные) сведения (п. 8, 9 Порядка).

При переименовании работодателя в разделе «Сведения о трудовой деятельности» формы СТД-Р указываются (п. 9 Порядка):

– в графе «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения» – дата, с которой изменено наименование работодателя, в формате ДД.ММ.ГГГГ;
– в графе «Сведения о приеме, переводе, увольнении» – «Переименование»;
– в графе «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» – формулировка «...» (прежнее наименование работодателя) с ... (такого-то числа) переименовано в «...» (новое наименование работодателя)»;
– в графах подраздела «Основание» – реквизиты приказов (распоряжений), иных решений или документов, подтверждающих изменение наименования работодателя.

Ответственность за невыдачу СТД-Р при увольнении

Непредоставление СТД-Р при увольнении приравнивается к невыдаче трудовой книжки, и работодателя могут привлечь к административной ответственности (по ст. 5.27 КоАП РФ), если работник обратится в ГИТ или прокуратуру.

Штраф по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ составляет 5 000 руб. для должностного лица, 50 000 руб. для организации. Если же работодатель ранее уже был уличен в аналогичном правонарушении, то будет применена ч. 2 ст. 5.27 КоАП РФ, по которой размер штрафа выше (до 20 000 и 70 000 руб. соответственно).

Кроме этого, работодателя могут привлечь к материальной ответственности, если тот не предоставит в срок сведения о трудовой деятельности, внесет в них неправильную или не отвечающую требованиям законодательству формулировку причины увольнения работника, вследствие чего он будет лишен возможности трудиться. Если из-за таких действий (бездействия) работник не получит заработок, работодатель будет обязан возместить его (ст. 234 ТК РФ).

Куревина Л. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»