Документы по инвентаризации

Последний квартал отчетного года – самое время для проведения инвентаризационных мероприятий. При этом инвентаризацию нужно не только грамотно организовать и провести, но и правильно оформить. В данной консультации поговорим о документах, составляемых до начала, в ходе проведения и после завершения инвентаризации. Стоит отметить, что в 2022 году в целях документального оформления инвентаризации учреждения могут использовать унифицированные формы, утвержденные не только Приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, но и Приказом Минфина России от 15.04.2021 № 61н.

Приказ или решение о проведении инвентаризации

Перед проведением инвентаризации в учреждении издается распорядительный акт, в котором отражаются дата начала и продолжительность проведения инвентаризации, состав комиссии, охват инвентаризируемых объектов, место проведения инвентаризации и другие общие организационные моменты, связанные с ее проведением.

До недавнего времени в качестве такого акта издавался приказ руководителя учреждения о проведении инвентаризации. Обязательной для применения формы приказа нет. Его можно составить как по унифицированной форме ИНВ-22 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88), так и в произвольной форме.

Приказом № 61н, которым установлены формы электронных первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета для организаций бюджетной сферы, введен еще один унифицированный документ, которым может быть оформлено проведение инвентаризации, – решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) (далее – решение (ф. 0510439)).

Обратите внимание: решение (ф. 0510439), как и другие документы, утвержденные Приказом № 61н, подлежит применению государственными (муниципальными) учреждениями с 1 января 2023 года. При этом учреждения могут начать использовать названные документы раньше, закрепив такую возможность в учетной политике (п. 6 Приказа № 61н).

Для федеральных органов исполнительной власти, их территориальных органов и подведомственных им федеральных казенных учреждений установлен обязательный срок внедрения формы 0510439 – 30 апреля 2022 года (Письмо Федерального казначейства от 15.02.2022 № 07-04-05/08-3153).

Далее подробнее рассмотрим, какая информация указывается в решении (ф. 0510439).

Согласно п. 32 Методических указаний по формированию электронных документов (приложение 5 к Приказу № 61н) (далее – Методические указания) решение (ф. 0510439) применяется в целях оформления решения учреждения о проведении инвентаризации. В нем отражаются причина и сроки проведения инвентаризации, объекты инвентаризации, дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, состав инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий), ответственные лица, в отношении которых проводится инвентаризация, места ее проведения.

Решение (ф. 0510439) составляется в форме электронного документа на основании информации, представленной в документах, определяющих порядок (положение) проведения инвентаризации, списочный состав инвентаризационных комиссий, порядок согласования документов и списочный состав должностных лиц, согласующих решение (ф. 0510439), в иных правовых актах учреждения, содержащих информацию, необходимую для заполнения соответствующих реквизитов решения (ф. 0510439), в том числе автоматического.

К сведению: несмотря на то что по общим правилам предусмотрено формирование решения (ф. 0510439) в электронном виде, в случае отсутствия возможности его составления и хранения в виде электронного документа решение должно быть сформировано на бумажном носителе (п. 32 СГС «Концептуальные основы», Методические указания).

На основании решения (ф. 0510439) осуществляется автоматическое заполнение реквизитов в документах, сформированных в ходе и (или) по результатам (итогам) инвентаризации (в инвентаризационных описях (сличительных ведомостях), ведомостях расхождений, актах о результатах инвентаризации, иных первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета, формируемых в ходе и (или) по итогам инвентаризации). В решении (ф. 0510439) отражаются:

а) в заголовочной части – основания (случаи, цели) проведения инвентаризации, предусмотренные законодательством РФ, наименования правовых актов учреждения (обособленного подразделения) с указанием их номеров и дат в структуре (ДД.ММ.ГГГГ);

б) в содержательной части:

– наименование группы объектов учета и код счета бухгалтерского учета в структуре 0 XX XXX 000 (номер счета синтетического учета), при необходимости проведения инвентаризации активов или обязательств по соответствующему коду финансового обеспечения – X XXX XX 000;
– фамилия, имя, отчество (при наличии) и должность ответственного лица или ответственного лица группы лиц (при наличии), в отношении объектов учета по которым проводится инвентаризация;
– дата, по состоянию на которую проводится инвентаризация, в структуре (ДД.ММ.ГГГГ);
– даты начала и окончания проведения инвентаризации в структуре (ДД.ММ.ГГГГ);
– сведения об инвентаризационной комиссии (номер инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии, вид и состав комиссии, наименования правовых актов учреждения (обособленного подразделения) о назначении состава инвентаризационной комиссии с указанием их номеров и дат в структуре (ДД.ММ.ГГГГ)). Если инвентаризационная комиссия создается решением (ф. 0510439), то реквизит «Акты, определяющие состав комиссии» не заполняется;
– место (подразделение) проведения инвентаризации (структурное подразделение учреждения, в котором проводится инвентаризация, и (или) местонахождение (адрес, место нахождения (хранения)) материальных ценностей).

Решение (ф. 0510439) подписывается ответственным исполнителем, подготовившим документ, и утверждается руководителем учреждения. При необходимости согласования такого документа к нему прилагается лист согласования.

Кроме того, решение (ф. 0510439) направляется для ознакомления членам инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии), ответственным лицам, а также лицам, осуществляющим ведение бухгалтерского учета. Все они ставят свою подпись в листе ознакомления, прилагаемом к решению (ф. 0510439).

Инвентаризационные описи

В ходе инвентаризации члены комиссии заполняют инвентаризационные описи по следующим унифицированным формам, утвержденным Приказом № 52н:

Название формы	Порядок применения и заполнения формы
Инвентаризационная опись ценных бумаг (ф. 0504081)	Опись применяется для отражения результатов инвентаризации ценных бумаг, а также финансовых вложений учреждений в ценные бумаги. В ней указываются наименование, серия и номер ценной бумаги и ее эмитента, стоимость по номиналу единицы ценной бумаги, код валюты, в которой номинирована ценная бумага, курс ЦБ РФ на дату проведения инвентаризации, количество принадлежащих учреждению ценных бумаг, номинальная стоимость имеющегося пакета ценных бумаг в иностранной валюте (в рублевом эквиваленте, рассчитанном по курсу, указанному в описи), в рублях, первоначальная стоимость ценных бумаг в рублях
Инвентаризационная опись остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082)	В описи отражаются результаты инвентаризации остатков денежных средств учреждения на счетах, открытых в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях. В описи указываются наименование кредитной организации, номер открытого в ней счета, код валюты по Общероссийскому классификатору валют(утвержден Постановлением Госстандарта России от 25.12.2000 № 405-ст), остаток денежных средств на дату инвентаризации в иностранной валюте, курс ЦБ РФ на дату инвентаризации и остаток на счете на дату инвентаризации в рублях. Кроме того, в описи должна быть произведена запись о подтверждении к началу инвентаризации данных о наличии денежных средств банковскими выписками
Инвентаризационная опись задолженности по кредитам, займам (ссудам) (ф. 0504083)	Опись применяется для отражения результатов инвентаризации задолженности по кредитам, займам (ссудам), находящимся на учете в учреждении, и заполняется по видам задолженности в разрезе заемщиков и кредитных соглашений по соответствующим номерам счетов бухгалтерского учета. В описи указываются сумма задолженности в рублях и в иностранной валюте – по основному долгу, по начисленным и неуплаченным процентам, по штрафным санкциям за нецелевое использование средств, по штрафам (пеням) за несвоевременный возврат и неуплату процентов, а также сумма задолженности, подтвержденная дебиторами, сумма задолженности, не подтвержденная дебиторами, сумма просроченной задолженности (с истекшим сроком исковой давности)
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086)	Опись используется для отражения результатов инвентаризации бланков строгой отчетности и денежных документов. В ней путем сопоставления фактического наличия объектов учета с данными бухгалтерского учета выявляются расхождения. Опись составляется по видам документов и материально ответственным лицам с указанием места и даты проведения инвентаризации, с распиской материально ответственного лица. В ней отражаются наименования и коды бланков строгой отчетности, единица измерения, сведения о фактическом наличии (цена, количество), сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма), сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма)
Инвентаризационная опись (сличительная ведомость) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087)	Опись применяется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации объектов нефинансовых активов. Она составляется по ответственному за сохранность имущества лицу с формированием расписки ответственного лица и с указанием: – места проведения инвентаризации; – лиц, ответственных за сохранность имущества, в том числе лиц с полной материальной ответственностью; – номера и даты приказа (распоряжения) о проведении инвентаризации; – даты начала и даты окончания инвентаризации. В описи отражаются сведения об инвентаризируемых объектах нефинансовых активов (наименования объектов, единицы измерения, цена, фактическое количество, информация о состоянии объекта имущества на дату инвентаризации с учетом оценки его технического состояния и (или) степени вовлеченности в хозяйственный оборот, информация о возможных способах вовлечения объектов инвентаризации в хозяйственный оборот, использования их в целях получения экономической выгоды (извлечения полезного потенциала) либо при отсутствии возможности – о способах выбытия объекта, информация об объекте по данных бухучета, недостачи, излишки, количество объектов инвентаризации, в отношении которых комиссией учреждения установлено их несоответствие условиям признания активов в целях бухучета)
Инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088)	Опись применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения. Она формируется комиссией учреждения и отражает сведения о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведения по недостаче и по излишкам, выявленным по результатам инвентаризации, номера последних приходного и расходного кассовых ордеров
Инвентаризационная опись расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089)	Опись используется для отражения результатов проведенной в учреждении инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками, иными дебиторами и кредиторами, за исключением расчетов по долговым обязательствам, по которым составляются отдельные инвентаризационные описи. Эта опись формируется комиссией учреждения и отражает сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности: наименование дебитора (кредитора), в случае отражения расчетов по обязательным платежам в бюджеты бюджетной системы РФ данные о сумме задолженности учреждения по платежам (переплатам по платежам в бюджеты) по видам платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность, номер счета бухгалтерского учета, общую сумму задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе подтвержденную дебиторами (кредиторами), не подтвержденную дебиторами (кредиторами), а также сумму задолженности с истекшим сроком исковой давности
Инвентаризационная опись расчетов по поступлениям (ф. 0504091)	Опись применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации расчетов по доходам (доходным поступлениям) учреждений. В ней указываются сведения по данным бухгалтерского учета, номер счета бухгалтерского учета, общая сумма задолженности плательщика («всего»), в том числе подтвержденная дебитором, не подтвержденная дебитором, а также сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности

При заполнении инвентаризационных описей следует учитывать общие правила их заполнения, установленные Приказом № 52н и Указаниями № 49, утвержденными Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49:

1) формы заполняются с использованием вычислительной и другой оргтехники либо вручную чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток;

2) ошибки исправляются во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над ними правильных. Эти исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и ответственными лицами;

3) не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах они прочеркиваются;

4) инвентаризационные описи составляются не менее чем в двух экземплярах отдельно по каждому месту хранения ценностей и ответственным лицам. Один экземпляр передается в бухгалтерию, второй – остается у ответственных лиц;

5) инвентаризационные описи подписываются председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.

Обратите внимание: отсутствие в инвентаризационных описях на каждой странице показателя прописью числа порядковых номеров материальных ценностей и общего итога количества в натуральных показателях, на последней странице отметки о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку, по мнению Минфина, не является нарушением (Письмо от 27.11.2015 № 02-06-10/69491).

Акт о результатах инвентаризации

Акт (ф. 0504835). По итогам инвентаризации составляется акт о результатах инвентаризации по форме 0504835, утвержденной Приказом № 52н (далее – акт (ф. 0504835)). Данный акт заполняется комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя учреждения.

Основанием для оформления акта (ф. 0504835) являются инвентаризационные описи (сличительные ведомости). Этот акт заполняется с учетом следующих особенностей:

1) в поле «Ответственное(-ые) лицо(-а)» указываются Ф. И. О. лиц, ответственных за сохранность имущества, у которых проведена инвентаризация;

2) в поле «Комиссия в составе» отражаются должности и Ф. И. О. председателя и членов инвентаризационной комиссии, а также реквизиты приказа о ее назначении и период проведения инвентаризации;

3) в поле «На основании инвентаризационных описей» приводятся номера и даты инвентаризационных описей (сличительных ведомостей), а также результаты инвентаризации (например, недостачи или неучтенное имущество) и заключение комиссии. В этом же поле могут быть зафиксированы решение комиссии о прекращении использования материального объекта и основание для принятия такого решения (Письмо Минфина России от 25.07.2018 № 02-07-10/52275).

Акт (ф. 0504835) подписывается членами комиссии и утверждается руководителем учреждения.

При выявлении по итогам инвентаризации расхождений к акту (ф. 0504835) прилагается ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). Реквизиты такой ведомости и количество ее листов вносятся в соответствующее поле акта (ф. 0504835).

Согласно Приказу № 52н ведомость расхождений формируется дополнительно к инвентаризационным описям (сличительным ведомостям) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087) в целях обобщения информации о выявленных в ходе инвентаризации отклонениях с данными бухгалтерского учета, а также об объектах учета, по которым установлено их несоответствие условиям признания актива.

Акт (ф. 0510836). Приказом № 61н также утверждена унифицированная форма электронного документа, заполняемого по результатам инвентаризации, – форма 0510836 «Акт о результатах инвентаризации наличных денежных средств» (далее – акт (ф. 0510836)).

Данный акт применяется для оформления инвентаризационной комиссией учреждения заключения по результатам проведенной инвентаризации наличных денежных средств.

Акт (ф. 0510836) заполняется на основании данных инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088) ответственным исполнителем из состава инвентаризационной комиссии в следующем порядке:

а) в заголовочной части отражаются:

– дата составления акта с указанием в кодовой зоне даты в формате «ДД.ММ.ГГГГ»;
– наименование акта учреждения о проведении инвентаризации наличных денежных средств (решение о проведении инвентаризации (ф. 0510439) с проставлением в кодовой зоне даты и номера документа);
– должность, Ф. И. О. ответственного лица, указанного в инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088);
– место проведения инвентаризации;
– даты начала и окончания инвентаризации;
– номер и дата инвентаризационной описи наличных денежных средств (ф. 0504088), в отношении которой формируется акт (ф. 0510836);

б) в табличной части отражается непосредственно результат проведенной инвентаризации наличных денежных средств – наименования денежных средств, излишки, недостачи, заключение инвентаризационной комиссии по каждому случаю выявленных недостач (излишков) денежных средств, решение инвентаризационной комиссии, дополнительно сформированное по итогам обсуждения заключения. Если по результатам инвентаризации излишки и (или) недостачи денежных средств не выявлены, в графах 2–5 табличной части акта (ф. 0510836) проставляются нули, в графе 6 в качестве заключения комиссии прописывается: «Расхождения не выявлены. Принять результаты инвентаризации: фактическое наличие денежных средств соответствует учетным данным».

Акт (ф. 0510836) подписывается председателем и всеми членами инвентаризационной комиссии, а также утверждается руководителем учреждения.

Важно отметить, что в целях применения акта (ф. 0510836) в 2022 году учреждению необходимо предусмотреть такую возможность в своей учетной политике.

Гудова Т.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»