Особенности перехода на электронный документооборот

Рассмотрим основные положения, которые необходимо учесть работодателю, планирующему использовать систему электронного документооборота.

Получение согласия от работников

Работодатель обязан заблаговременно уведомить сотрудников о переходе на новую систему документооборота. Они имеют право отказаться от перехода на новую систему. Отсутствие согласия приравнивается к отказу, но работник может дать такое согласие в дальнейшем. Установлено условие, согласно которому отказ от перехода на электронный документооборот не может являться основанием для увольнения (ст. 22.2 ТК РФ).

Однако если большинство членов трудового коллектива будет «за» (более 50%), то работодатель вправе перевести на электронный документооборот трудовые отношения со всеми своими работниками. При этом за «отказником», как и за любым другим работником, сохраняется право получения документов, которые связаны с работой и ведутся в электронной форме. Работодатель обязан безвозмездно и по первому требованию предоставлять работникам, отказавшимся от электронного документооборота, надлежащим образом заверенные кадровые документы на бумажном носителе (ч. 9 ст. 22.2 ТК РФ). Работник подает соответствующее заявление и в течение трех рабочих дней получает на руки нужные документы.

Учтите: если в учреждении введен электронный документооборот, то при приеме на работу нового сотрудника работодатель обязан проинформировать его об этом (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). Согласия об использовании электронного документооборота лиц, которые принимаются на работу после 31.12.2021 и у которых до указанной даты отсутствует трудовой стаж, не требуются, но уведомить их о новшестве необходимо (ч. 7 ст. 22 ТК РФ).

Если же у соискателя по состоянию на 31.12.2021 имеется трудовой стаж, то он при приеме на работу вправе отказаться от участия в кадровом электронном документообороте (ч. 6 ст. 22.2 ТК РФ). Если работодатель отказывает соискателю в приеме на работу на основании неприятия нововведения, это будет нарушением трудового права (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ).

В случае форс-мажора (катастрофы, производственной аварии, несчастного случая на производстве, пожара, наводнения и т. п.) работодатель и работник, не осуществляющие взаимодействие посредством электронного документооборота, вправе временно обмениваться электронными документами или сканами документов с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе, как предусмотрено ч. 13 ст. 22.3 ТК РФ. В этом случае издается соответствующий локальный нормативный акт.

Электронная подпись необходима – но какая?

Одним из условий возможности эксплуатации системы электронного документооборота является наличие у всех пользователей электронной подписи. Такая подпись бывает усиленная квалифицированная, усиленная неквалифицированная и простая электронная. Какой применять вид подписи, зависит от того, какой именно документ подписывается. Например, усиленной электронной подписью (квалифицированной или неквалифицированной) согласно ч. 1 ст. 22.3 ТК РФ должны подписываться:

– трудовой договор;
– договор о материальной ответственности;
– ученический договор;
– договор о получении образования без отрыва или с отрывом от работы;
– согласие на перевод;
– заявление об увольнении;
– отзыв заявления об увольнении;
– уведомление об изменении определенных сторонами условий трудового договора.

Она же ставится при ознакомлении с приказом (распоряжением) о применении дисциплинарного взыскания.

Особенности использования видов электронной подписи при работе с различными документами прописаны в новой ст. 22.3 ТК РФ.

Если электронная подпись у работника отсутствует, это не может быть причиной его увольнения (ч. 8 ст. 22.2 ТК РФ). Расходы на получение работником электронной подписи и ее использование несет работодатель. Если у работника или соискателя уже имеется усиленная квалифицированная электронная подпись, то они вправе ее использовать (ч. 13 ст. 22.2 ТК РФ).

Документы, подписанные работником в цифровом формате и хранящиеся в системе работодателя, должны быть доступны подписавшему. То есть если работник подаст соответствующее заявление, то работодатель обязан предоставить доступ к таким документам, направив их в личный кабинет работника на едином портале госуслуг. Алгоритм предоставления документов в указанном виде должно установить Правительство РФ.

Использование системы – какую выбрать?

Согласно ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ в качестве информационной системы, которая будет использоваться в целях составления, формирования, подписания и хранения кадровых документов в электронной форме, учреждение может использовать один из двух предложенных Законом № 377-ФЗ вариантов: сервис «Работа в России или любую другую информационную систему, применяемую в целях осуществления электронного документооборота.

Вид информационной системы работодатель выбирает самостоятельно. Не обязательно использовать платформу «Работа в России». Он может создать собственную систему для электронного документооборота – при условии, что она соответствует трудовому законодательству. В этом случае он будет нести расходы на создание и (или) эксплуатацию такой системы и на создание, использование и хранение электронных документов (ст. 22.1 ТК РФ).

Обратите внимание: положения ТК РФ о взаимодействии платформы «Работа в России» и информационной системы работодателя с единым порталом госуслуг применяются с 01.09.2022.

Если выбран первый из двух вариантов, то отправлять работодателю кадровые документы (уведомления, заявления и т. д.) сотрудники смогут через единую цифровую платформу в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», в том числе взаимодействуя через портал госуслуг.

Используя систему электронного документооборота, можно будет выполнять следующие операции: создание, подписание и предоставление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними. У работника и работодателя появляется возможность заключить трудовой договор дистанционно.

Согласно ч. 9 ст. 22.3 ТК РФ заявления, уведомления и сообщения, направленные работником или соискателем посредством информационной системы работодателя или цифровой платформы «Работа в России», будут считаться полученными работодателем на следующий рабочий день после их направления.

В соответствии с ч. 14 ст. 22.3 ТК РФ работодатель должен будет обеспечить сохранность электронных документов в течение сроков, установленных законодательством РФ об архивном деле (даже если электронный документооборот осуществляется с использованием цифровой платформы «Работа в России»).

Приказ о приеме на работу теперь не нужен

Работодатель может принимать на работу сотрудников только на основании трудового договора. Соответствующий приказ с 22.11.2011 не обязателен согласно изменениям, внесенным Законом № 377-ФЗ в ст. 68 ТК РФ.

В 2021 году Минтруд проводил эксперимент по использованию электронных документов, связанных с работой (на основании Указа Президента РФ от 09.05.2017 № 203, Федерального закона от 24.04.2020 № 122-ФЗ). Основной целью эксперимента было определение и создание условий для использования документов в электронном виде в трудовых отношениях. Эксперимент затрагивал документы, связанные с работой, для которых законодательно предусмотрено оформление на бумажном носителе или ознакомление с ними работника в письменной форме, в том числе под подпись. К таким документам относится и трудовой договор.

В ходе исследований результатов Минтруд выявил избыточность нормы об оформлении приказа о приеме на работу. Ведь содержание этого приказа аналогично некоторым положениям трудового договора. Было предложено исключить данную норму из ТК РФ.

Поэтому с 2022 года прием на работу может осуществляться только на основании трудового договора. Однако если работодатель имеет желание выпустить соответствующий приказ, ничто не мешает ему это сделать.

Единые требования к документам

Другой существенной проблемой перехода на электронный документооборот, выявленной в ходе вышеназванного эксперимента, было отсутствие единых требований к формату, хранению и обмену документов в электронном виде.

Поправки в ТК РФ, вносимые Законом № 377-ФЗ, регламентируют введение единых требований к составу и форматам электронных документов. Например, обязанность по установлению таких требований закреплена за Минтрудом, Роскомнадзором и Росархивом (в соответствии с ч. 13 п. 1 ст. 1 Закона № 377-ФЗ (данное положение действительно с 01.03.2023)).

Панина Д. Ю.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»