Договор ГПХ с физлицом: как подать сведения о заключении и прекращении договора?

В 2023 году все организации, заключившие с физическими лицами договоры гражданско-правового характера (ГПХ), с вознаграждения по которым уплачиваются страховые взносы, обязаны подавать в Социальный фонд России (СФР) сведения о заключении и прекращении подобного договора. Эти сведения подаются в виде отчета, который входит в состав формы ЕФС-1.

Как подготовить такой отчет? В какой срок его нужно представить? Каким способом?

На какие выплаты по договорам ГПХ начисляются страховые взносы?

Страховыми взносами на ОПС, ОМС, ВНиМ и на случай травматизма облагаются выплаты по договорам ГПХ, заключенным с физлицами (п. 1 ст. 420 НК РФ, ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ):

– на выполнение работ;
– на оказание услуг;
– авторского заказа.

Выплаты по лицензионным договорам, договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности и издательским лицензионным договорам облагаются взносами на ОПС, ОМС, ВНиМ (п. 1 ст. 420 НК РФ).

Таким образом, если организация заключила с физлицом хотя бы один из вышеназванных договоров ГПХ (с вознаграждения, по которому она будет уплачивать страховые взносы), ей необходимо подать в СФР отчет со сведениями о трудовой деятельности такого физлица.

Как подать сведения о договоре ГПХ с физлицом?

Сведения о заключении либо прекращении договора ГПХ входят в кадровый отчет о трудовой деятельности. В прошлом году это был отчет по форме СЗВ-ТД. В настоящее время – это подразд. 1.1. из формы ЕФС-1.

К сведению: форма ЕФС-1 и ее Порядок заполнения утверждены Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 245п.

Электронный формат ЕФС-1 утвержден Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п.

Таким образом, начиная с января 2023 года организация, заключившая или прекратившая договор ГПХ с физлицом, обязана подать в территориальное отделение СФР по месту своего учета в качестве страхователя отчет по форме ЕФС-1 в составе титульного листа, подразд. 1 разд. 1, подразд. 1.1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

Как заполнить отчет?

Отчет по форме ЕФС-1 заполняется на основании первичных документов страхователя, а также договоров ГПХ и иных договоров, на вознаграждение по которым в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы (п. 1.12 Порядка заполнения).

Титульный лист

Титульный лист нужно оформлять независимо от того, какие разделы и подразделы включены в форму ЕФС-1 (п. 1.11 Порядка заполнения).

В нем указываются основные сведения об организации-страхователе из свидетельства о постановке на налоговый учет организации, выписок из ЕГРЮЛ: наименование, ИНН/КПП, телефон, почта, ОГРН, регистрационный номер в Пенсионном фонде и т. д.

Отметим: поля с кодами статистики ОКФС, ОКОГУ и ОКПО обязательны только для государственных (муниципальных) учреждений при представлении сведений в подразд. 1.3 подразд. 1 разд. 1 формы ЕФС-1 (п. 2.5-2.7 Порядка заполнения). Остальные организации могут эти поля не заполнять.

Также на титульном листе предусмотрены поля для заполнения данных о страхователе, за которого представляется отчет по форме ЕФС-1. К примеру, такую информацию необходимо указать, если организация является правопреемником бывшего работодателя, снятого с учета.

Подраздел 1 раздела 1

Подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате зарегистрированного лица» разд. 1 формы ЕФС-1 – это обязательное введение при представлении подразд. 1.1.

В подразделе 1 указывают данные о физлице по договору ГПХ, в отношении которого представляется форма ЕФС-1. Они заполняются на основании документа (паспорта), СНИЛС и ИНН.

В поле «Статус ЗЛ» указывается код, установленный для той или иной категории зарегистрированных лиц. В частности, для граждан России – это код ГРФ, для иностранных граждан – ПЖИГ, для высококвалифицированных иностранцев – ВКС (п. 3.6 Порядка заполнения).

Гражданство зарегистрированных лиц в форме ЕФС-1 указывается в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира (п. 3.7 Порядка заполнения). То есть заполняется цифровой код соответствующей страны, для граждан России – код 643.

Подраздел 1.1

При заключении или прекращении действия договора ГПХ с физлицом эта часть формы ЕФС-1 заполняется в обязательном порядке. Она представлена в виде таблице.

Графа 1 «№ п/п» таблицы – это сквозная нумерация. Номер присваивается записи по каждому договору ГПХ (п. 4.2 Порядка заполнения).

В графе 2 «Дата (число, месяц, год) приема, перевода, увольнения, начала договора ГПХ, окончания договора ГПХ» в формате «ДД.ММ.ГГГГ» указывается дата начала периода работы по договору ГПХ либо дата окончания периода работы по договору ГПХ (п. 4.3 Порядка заполнения).

При заполнении графы 3 «Сведения о приеме, переводе, увольнении, начале договора ГПХ, окончании договора ГПХ» следует указывать специальные обозначения событий, в частности (п. 4.4 Порядка заполнения):

– НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ – начало периода работы по договору ГПХ о выполнении работ (оказании услуг), договору авторского заказа, договору об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства, издательскому лицензионному договору, лицензионному договору о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства, в том числе договору о передаче полномочий по управлению правами, заключенному с организацией по управлению правами на коллективной основе;
– ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ – окончание периода работы по договору ГПХ.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера/Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» (в том числе по договору ГПХ) указывается один из следующих кодов (п. 4.5 Порядка заполнения):

– РКС – работа в районах Крайнего Севера;
– МКС – работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера.

Графу 5 «Трудовая функция (должность, профессия, специальность, квалификация, конкретный вид поручаемой работы), структурное подразделение» при заключении договора заполнять не нужно (п. 4.6 Порядка заполнения).

В графе 6 «Код выполняемой функции», заполняемой в обязательном порядке по договорам ГПХ, указывается кодовое обозначение трудовой функции, которое состоит из 5 цифровых знаков в формате «XXXX.X», где первые четыре знака – код наименования группы занятий в Общероссийском классификаторе занятий (ОКЗ); пятый знак – контрольное число (п. 4.7 Порядка заполнения).

Для работников по договорам ГПХ в графе 6 нужно отражать следующие буквенные коды:

– ДГПХ – договор о выполнении работ (оказании услуг);
– ДАВТ – договор авторского заказа;
– ДОИП – договор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;
– ИЗЛД – издательский лицензионный договор;
– ЛДПИ – лицензионный договор о предоставлении права использования произведения.

Графа 7 «Причины увольнения, пункт, часть статьи, статья Трудового кодекса Российской Федерации, федерального закона» в случае прекращения договора ГПХ не заполняется (п. 4.8 Порядка заполнения).

В графе 8 «Наименование документа» подраздела «Основание» нужно указать наименование договора ГПХ (п. 4.9 Порядка заполнения).

В графе 9 «Дата» подраздела «Основание» приводится в формате ДД.ММ.ГГГГ дата заключения договора ГПХ либо дата прекращения договора ГПХ (п. 4.10 Порядка заполнения).

В графе 10 «Номер документа» подраздела «Основание» нужно обозначить номер договора ГПХ без указания знака № (п. 4.11 Порядка заполнения).

Порядок представления сведений о договоре ГПХ

При заключении и расторжении договора ГПХ, на вознаграждение по которому в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы, сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица в виде отчета по форме ЕФС-1 (в составе титульного листа, подразд. 1 разд. 1, подразд. 1.1) представляются в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения (прекращения) соответствующего договора (п. 5, 6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ).

Сведения по форме ЕФС-1 подаются в территориальные отделения СФР по месту учета организации-страхователя.

При наличии у организации обособленных подразделений отчетность необходимо также сдавать отдельно по месту регистрации каждого такого подразделения. В этом случае в форме указывается КПП подразделения (п. 2.4 Порядка заполнения). При этом сведения, отраженные в отчетах обособленного подразделения, не нужно включать в отчетность, подаваемую по месту нахождения самой организации.

При выборе способа подачи сведений в СФР организация должна исходить из численности застрахованных лиц, работающих по трудовым или гражданско-правовым договорам:

– если численность застрахованных лиц составляет 11 человек и более, отчетность подается только в электронном виде через Интернет с использованием формата, утвержденного Постановлением Правления ПФР от 31.10.2022 № 246п;
– при численности застрахованных лиц 10 человек и менее отчетность можно подать и на бумаге, и в электронном виде.

Следует обратить внимание на период учета численности работников. В текущем, 2023 году этот показатель берется за расчетный период (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ) (в прошлом, 2022 году он в силу п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ брался за предшествующий отчетный период).

Максимова А. С.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»