Курс ЦБ на 23 октября 2021 года
EUR: 82.4979 USD: 70.8623 КЛЮЧЕВАЯ СТАВКА 6.75%
(499) 921-02-35
с 8:30 до 17:30
Узнать о системе больше

Обязательно ли создавать резервы на оплату отпусков в автономном учреждении? Как правильно формировать и отражать в бухгалтерском и налоговом учете такие резервы? Как проводить инвентаризацию резервов? Что предусмотреть в учетной политике? Ответы на эти вопросы вы найдете далее.

Согласно трудовому законодательству работодатели обязаны предоставлять работникам ежегодные оплачиваемые отпуска с сохранением места работы (должности) и среднего заработка (ст. 114, 115 ТК РФ).

В силу данной нормы у государственного (муниципального) автономного учреждения возникает обязательство по предоставлению работнику ежегодных оплачиваемых отпусков. Но при этом отсутствует определенность по времени исполнения предстоящей оплаты отпусков за фактически отработанное время, поскольку возможен перенос запланированных дат отпусков и, кроме того, величина такого обязательства не может быть точно определена. Помимо этого, основная часть отпусков выпадает на весенне-летний период, что влечет увеличение расходов на оплату труда в данное время.

В целях равномерного отнесения рассматриваемых расходов на финансовый результат учреждения по обязательствам, не определенным по величине и (или) времени исполнения, в бухгалтерском учете создаются резервы предстоящих расходов.

Одновременно обязательства учреждения, величина которых определена на момент их принятия условно (расчетно) и (или) по которым не определено время (период) их исполнения, при условии создания в учете учреждения по данным обязательствам резерва предстоящих расходов, отражаются на счетах санкционирования расходов как отложенные обязательства.

Исходя из вышесказанного резервы на оплату отпусков за фактически отработанное время целесообразно создавать в целях отражения полной и достоверной информации об отложенных обязательствах учреждения, а также для равномерного отнесения расходов на финансовый результат учреждения. О необходимости формирования таких резервов также сказано в письмах Минфина РФ от 07.03.2018 № 02-07-10/14688, от 05.06.2017 № 02-06-10/34914, от 09.11.2016 № 02-06-10/65506.

Порядок формирования резерва на оплату отпусков.

Согласно п. 302.1 Инструкции № 157н учреждением в учетной политике самостоятельно устанавливаются методы оценки обязательств по создаваемым видам резервов предстоящих расходов.

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года) исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска по всем сотрудникам на указанную дату, предоставленных кадровой службой.

Резерв при этом рассчитывается ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) как сумма оплаты отпусков работникам за фактически отработанное время на дату расчета и сумма страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, обязательное медицинское страхование, обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний.

Далее приведем методы расчета сумм резерва на оплату отпусков в соответствии с рекомендациями Минфина, данными в Письме от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Метод 1. Расчет производится персонифицированно по каждому сотруднику:

Резерв отпусков = К х ЗП, где:

К – количество не использованных сотрудником дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗП – среднедневной заработок сотрудника, исчисленный по правилам расчета среднего заработка для оплаты отпусков на дату расчета резерва.

Метод 2. Расчет производится по учреждению в целом:

Резерв отпусков = К х ЗПср, где:

К – общее количество не использованных всеми сотрудниками дней отпуска за период с начала работы на дату расчета (конец каждого месяца, квартала, года);

ЗПср – средняя заработная плата по всем сотрудникам учреждения в целом.

Метод 3. Расчет производится по отдельным категориям сотрудников (группам персонала):

Резерв = К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3, где:

К1, К2, К3 – количество всех дней неиспользованного отпуска каждой категории работников (группы персонала);

ЗПср1, ЗПср2, ЗПср3 – средняя заработная плата, рассчитанная по каждой категории работников (группе персонала).

Резерв на оплату страховых взносоврассчитывается с учетом методики расчета резерва на оплату отпусков.

Метод 1. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждому работнику индивидуально:

Резерв стр. взн. = К х ЗП х С, где:

С – ставка страховых взносов.

Метод 2. Сумма страховых взносов при формировании резерва исчисляется в среднем по учреждению:

Резерв стр. взн. = К х ЗПср х С.

Метод 3. Сумма страховых взносов при формировании резерва рассчитывается по каждой категории работников (группе персонала):

Резерв стр. взн. = (К1 х ЗПср1 + К2 х ЗПср2 + К3 х ЗПср3) х С.

При этом сумма страховых взносов может быть рассчитана с учетом предельной величины базы для начисления страховых взносов на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством на основании информации за предшествующий период, а также применяемого к нему повышающего коэффициента.

Пример 1.

В автономном учреждении принято решение о создании на 2019 год резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время. Оценочное обязательство определяется на последний день года исходя из данных о количестве дней неиспользованного отпуска и средней заработной платы по всем сотрудникам в целом по учреждению, в дальнейшем – ежегодно.

Кадровая служба представила данные по состоянию на 31.12.2018 по количеству дней неиспользованного отпуска всеми сотрудниками:

– 885 дней за прошлые периоды;
– 2
800 планируемых дней отпуска в 2019 году.

Средняя дневная заработная плата по всем сотрудникам в целом составляет 833,39руб.

Ранее резерв не начислялся.

Сумма резерва по неиспользованным отпускам в 2018 году равна 737 550 руб. (833,39 руб. х 885 дн.).

Размер ежемесячных отчислений в резерв в 2019 году составит 194 458 руб. ((833,39 руб. х 2 800 дн.) / 12 мес.).

Бухгалтерский учет резерва на оплату отпусков.

Для обобщения информации о состоянии и движении сумм зарезервированных средств применяется счет 040 160 00 000 «Резервы предстоящих расходов» (п. 302.1 Инструкции № 157н).

При этом согласно п. 308 названной инструкции при совершении операций в отношении резервов предстоящих расходов одновременно отражаются бухгалтерские записи по санкционированию расходов на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)».

Обратите внимание: когда осуществляется оплата отпускных за неотработанное время в случаях, предусмотренных трудовым законодательством, применяется счет 0 401 50 000 «Расходы будущих периодов». В дальнейшем, при наступлении окончания периода, за который работник уже получил отпускные, расходы будущих периодов относятся на расходы текущего года. Такие разъяснения даны в письмах Минфина РФ от 07.03.2018 № 02-07-10/14688, от 05.06.2017 № 02-06-10/34914, от 09.11.2016 № 02-06-10/65506

Аналитические счета по учету резервов на оплату отпусков необходимо предусмотреть в рабочем плане счетов.

Номер счета

Наименование счета

0 401 61 211

Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части выплат персоналу

0 506 90 211

Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части выплат персоналу

0 502 99 211

Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части выплат персоналу

0 401 61 213

Резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время в части оплаты страховых взносов

0 506 90 213

Право на принятие обязательств на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части оплаты страховых взносов

0 502 99 213

Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода) в части оплаты страховых взносов

Для отражения в бухгалтерском учете операций по формированию и использованию резервов применяются следующие корреспонденции счетов (с учетом вышеприведенной детализации счетов):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:

– по выплатам работникам

0 109 60 211
0 401 20 211

0 401 61 211

– по страховым взносам

0 109 60 213
0 401 20 213

0 401 61 213

Отражены в учете отложенные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков:

– по выплатам работникам

0 506 90 211

0 502 99 211

– по страховым взносам

0 506 90 213

0 502 99 213

Начислена оплата отпускных за отработанное время (компенсация за неиспользованный отпуск) за счет резерва:

– по выплатам работникам

0 401 61 211

0 302 11 000

– по страховым взносам

0 401 61 213

0 303 хх 000

Начислена оплата отпускных за отработанное время (компенсация за неиспользованный отпуск) в случае, если сумма резерва меньше суммы начисленных отпускных (на сумму превышения начисленных отпускных над суммой резерва):

– по выплатам работникам

0 109 61 211
0 401 20 211

0 302 11 000

– по страховым взносам

0 109 61 213
0 401 20 213

0 303 хх 000

Отражены в учете принятые обязательства за счет ранее сформированных отложенных обязательств:

– по выплатам работникам

0 502 99 211

0 502 11 211

– по страховым взносам

0 502 99 213

0 502 11 213

Корректировка (уменьшение) начисленных резервов и отложенных обязательств по оплате отпусков (выплате компенсации за неиспользованный отпуск) отражается методом «красное сторно».

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1: сумма начисленного резерва по неиспользованным отпускам в 2018 году равна 737 550 руб., размер ежемесячных отчислений в резерв в 2019 году составит 194 458 руб.

При этом изменим некоторые условия. В автономном учреждении на конец отчетного периода (на 31.12.2018) имеется неиспользованный остаток резерва на оплату отпусков в сумме 798 332 руб. Все расчеты произведены в отношении приносящей доход деятельности.

В целях упрощения примера операции по страховым взносам не приводятся.

Поскольку остаток резерва, не использованного в 2018 году, больше начисленного (исходя из расчета), в бухгалтерском учете необходимо сторнировать сумму превышения, а именно 60 782 руб. (798 332 - 737 550).

В бухгалтерском учете отражены следующие операции:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

На 31.12.2018

Скорректирован (уменьшен) резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время (методом «красное сторно»)

2 109 60 211

2 401 61 211

-60 782

Скорректированы (уменьшены) обязательства по формированию резервов на оплату отпусков (методом «красное сторно»)

2 506 90 211

2 502 99 211

-60 782

На 31. 01.2019 (и далее на последнее число месяца)

Начислен резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время

2 109 60 211
2 401 20 211

2 401 61 211

194 458

Отражены отложенные обязательства по формированию резервов на оплату отпусков

2 506 90 211

2 502 99 211

194 458

Резерв на оплату отпусков в налоговом учете.

Автономные учреждения при определении базы по налогу на прибыль вправе создавать резервы предстоящих расходов, связанных с ведением приносящей доход деятельности. Порядок создания таких резервов для некоммерческих организаций установлен ст. 267.3 НК РФ. Согласно указанной норме налогоплательщик самостоятельно принимает решение о создании резерва предстоящих расходов и определяет в учетной политике для целей налогообложения виды расходов, в отношении которых формируется соответствующий резерв.

Размеры резервов предстоящих расходов определяются на основании разработанных и утвержденных налогоплательщиком смет расходов на срок, не превышающий три календарных года.

Обратите внимание: предельный размер отчислений в резерв предстоящих расходов не может превышать 20% от суммы доходов отчетного (налогового) периода, учитываемых при определении налоговой базы.

Если в учетной политике в целях налогообложения предусмотрено несколько видов резервов предстоящих расходов, налогоплательщик самостоятельно распределяет сумму отчислений в резерв между сметами расходов.

В налоговом учете сумма отчислений в резерв включается в состав внереализационных расходов на последнее число отчетного (налогового) периода.

Списание расходов, в отношении которых сформирован указанный резерв, осуществляется за счет суммы созданного резерва.

Пример 3.

В целях исчисления прибыли в учетной политике учреждения на 2018 год принято решение создавать резервы предстоящих расходов:

1) на оплату отпусков – 9 800 000 руб.;

2) на ремонт основных средств – 16 000 000 руб.

При этом должен соблюдаться следующий порядок:

– сумма резерва на оплату отпусков начисляется в последний рабочий день каждого квартала в размере, равном 1/4 части от годового объема названных расходов, но не более 15% от суммы доходов, учитываемых при определении налоговой базы;
– сумма резерва на ремонт основных средств начисляется в последний рабочий день каждого квартала в размере, равном 1/4 части от годового объема указанных расходов, но не более 20% от суммы доходов, учитываемых при определении налоговой базы, за вычетом начисленной суммы резерва на оплату отпусков.

По данным налогового учета за I, II, III, IV кварталы 2018 года, в налоговую базу включены следующие суммы доходов:

I квартал

II квартал

III квартал

IV квартал

30 800 000 руб.

36 000 000 руб.

35 000 000 руб.

48 000 000 руб.

В целях начисления резервов предстоящих расходов произведены следующие расчеты:

Расчетные данные

I квартал

II квартал

III квартал

IV квартал

Доходы, руб.

30 800 000

36 000 000

35 000 000

48 000 000

Предельный размер отчислений по всем видам резервов, руб. (20% от суммы доходов)

6 160 000

7 200 000

7 000 000

9 600 000

Размер отчислений в резерв на оплату отпусков, руб. (не более 15% от суммы доходов)

2 450 000

2 450 000

2 450 000

2 450 000

Размер отчислений в резерв на ремонт, руб. (не более 20% от суммы доходов за вычетом начисленных резервов на оплату отпусков)

3 710 000*

4 000 000

4 000 000

4 000 000

* За I квартал 2018 года размер отчислений на ремонт основных средств был уменьшен с 4 000 000 руб. до 3 710 000 руб., чтобы избежать превышения предельного размера отчислений за квартал.Данная сумма получена путем следующего расчета: (6 160 000 - 2 450 000) = 3 710 000 руб.

Инвентаризация резервов.

В конце отчетного года обязательно проводится инвентаризация созданных резервов.

В бухгалтерском учете по результатам инвентаризации в зависимости от ситуации отражается либо сторнирование неиспользованных сумм резервов (отложенных обязательств), либо корректировка величины резервов (отложенных обязательств) до оценочного значения предстоящих расходов, рассчитанного на очередной отчетный период (текущий отчетный период).

Например, если сумма резерва переносится на следующий год, в конце года остаток на счете 0 401 60 000 «Резервы предстоящих расходов» в части указанных расходов списывать не нужно. Этот резерв надо скорректировать исходя из расчета оценочного значения предстоящих расходов на очередной отчетный период с учетом остатка аналогичного резерва на конец текущего отчетного периода. Если резерв формируется в начале года (квартала, месяца), сумма резерва корректируется на сумму разницы между расчетом резерва на текущий период и остатком по счету 0 401 60 000 на конец прошлого периода.

Обратите внимание: при проведении инвентаризации резервов предстоящих расходов необходимо помнить, что кредитовое сальдо счета 0 401 60 000 должно быть равно кредитовому сальдо счета 0 502 99 000 «Отложенные обязательства на иные очередные годы (за пределами планового периода)».

В налоговом учете, если по результатам инвентаризации выявлена сумма резерва, не полностью использованная налогоплательщиком для осуществления расходов, для которых резерв создавался, такой остаток подлежит включению в состав внереализационных доходов налогоплательщика на последнее число налогового (отчетного) периода, на который приходится дата окончания сметы расходов.

В случае, если сумма созданного резерва оказалась меньше фактических расходов, в отношении которых сформирован резерв, разница между указанными суммами включается в состав расходов, учитываемых при определении налоговой базы.

Что предусмотреть в учетной политике для учета резервов?

В учетной политике учреждения для целей бухгалтерского учета резервов предстоящих расходов, как правило, устанавливаютс