Командировочные расходы после увольнения сотрудника: НДФЛ и страховые взносы

Вопрос:

Работник находился в служебной командировке. На дату своего увольнения по собственному желанию он не успел вернуться из этой командировки ввиду отсутствия проездных билетов. Окончательный расчет с сотрудником был произведен в установленный срок – последний для него рабочий день. В связи с тем, что за расходы на обратный проезд он на дату увольнения не отчитался, облагается ли сумма таких затрат НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ:

Согласно нормам ст. 168 ТК РФ при направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возмещать ему расходы на проезд.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из нее (п. 4, 7 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Фактический срок пребывания работника в командировке определяется по проездным документам, представляемым им по возвращении из нее.

Работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом в командировку денежному авансу на командировочные расходы. К авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд(п. 26 Положения № 749).

Днем прекращения трудового договора во всех случаях является последний день работы сотрудника, за исключением случаев, когда он фактически не работал, но за ним в соответствии с ТК РФ или иным федеральным законом сохранялось место работы (должность) (абз. 3 ст. 84.1 ТК РФ). При прекращении трудового договора выплата всех сумм, причитающихся работнику от работодателя, производится в день его увольнения (ст. 140 ТК РФ).

НДФЛ. Доходом признается экономическая выгода в денежной или натуральной форме, учитываемая в случае возможности ее оценки и в той мере, в которой такую выгоду можно оценить, и определяемая в соответствии с гл. 23 НК РФ (п. 1 ст. 41 НК РФ). При установлении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло (п. 1 ст. 210 НК РФ).

Доходы физических лиц, связанные с направлением в служебную командировку, в том числе фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, не подлежат налогообложению (освобождаются от налогообложения) (п. 1 ст. 217 НК РФ).

Расходы на обратный проезд при объективной причине задержки в месте командирования нельзя квалифицировать в качестве экономической выгоды в целях обложения НДФЛ.

В соответствии с пп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ в целях применения гл. 23 НК РФ дата фактического получения дохода определяется как последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет после возвращения работника из командировки.

В силу п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации (утвержден Президиумом ВС РФ 21.10.2015), получение физическим лицом благ в виде оплаченных за него товаров (работ, услуг) и имущественных прав не облагается налогом, если предоставление таких благ обусловлено интересом передающего (оплачивающего) их лица, а не целью преимущественного удовлетворения личных нужд гражданина.

Выданные работнику под отчет суммы на командировочные расходы на обратный проезд при объективной причине задержки в месте командирования нельзя квалифицировать в качестве экономической выгоды и объекта обложения НДФЛ, так как командировочные расходы произведены в интересах работодателя и не являются затратами на возмещение личных нужд бывшего работника.

Вместе с тем следует отметить, что, если работник возвращается из командировки позднее установленной в приказе о командировании даты, оплата его проезда в некоторых случаях не может рассматриваться как компенсация расходов, связанных со служебной командировкой.

В частности, в случае, если сразу после окончания командировки работнику предоставляется отпуск, который он проводит в месте командирования (независимо от продолжительности отпуска), имеет место получение работником экономической выгоды, предусмотренной ст. 41 НК РФ, в виде оплаты организацией проезда от места проведения отпуска до места работы.

Стоимость обратного билета со сроком приезда позднее окончания срока командировки, обозначенного в приказе о командировании, подлежит обложению НДФЛ в полном объеме в соответствии с положениями ст. 211 НК РФ.

Страховые взносы. Объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц, подлежащих обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования в рамках трудовых отношений и по гражданско-правовым договорам, предметом которых являются выполнение работ, оказание услуг (п. 1 ст. 420 НК РФ).

В силу норм п. 2 ст. 422 НК РФ при оплате плательщиками расходов на командировки работников не подлежат обложению страховыми взносами фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно.

Выплата командировочных расходов, произведенная после увольнения работника, не облагается страховыми взносами.

Дата осуществления выплат определяется как день начисления выплат и иных вознаграждений в пользу работника (п. 1 ст. 424 НК РФ).

В случае если дата окончания командировки в приказе организации о командировании не совпадает с датой отправления транспортного средства, указанной в проездном документе (датой прибытия командированного работника в место постоянной работы), оплата организацией проезда работника обратно к месту работы не является компенсацией его расходов, связанных со служебной командировкой, и облагается страховыми взносами на основании пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ как выплата в рамках трудовых отношений.

При этом после увольнения работника организация уже не признается плательщиком страховых взносов в отношении выплат, связанных с командировкой и осуществленных после увольнения работника.

Островская А. С.,
начальник отдела проектной работы Управления налогообложения доходов физических лиц и администрирования страховых взносов ФНС РФ, советник государственной гражданской службы РФ 1-го класса