17. В настоящей Инструкции применяются следующие понятия:
дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности органа внутренних дел;
делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в органах внутренних дел;
документ – совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел;
документальный фонд органа внутренних дел – совокупность документов, образующихся в процессе его деятельности;
документирование – фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
контроль исполнения документов – представляет собой совокупность мероприятий, направленных на обеспечение своевременного и качественного исполнения принятых решений и поручений, зафиксированных в служебных документах;
копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел – систематизированный перечень наименований особой важности, совершенно секретных, секретных и несекретных дел, формируемых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения;
опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания;
подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа;
подразделение делопроизводства и режима – структурное подразделение органа внутренних дел, на которое возложено выполнение задач по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в его структурных подразделениях;
регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о нем;
реквизит документа – обязательный элемент оформления документа;
субъект контроля – подразделения, осуществляющие в соответствии с данной Инструкцией и нормативными правовыми актами Российской Федерации контроль за исполнением поручений (документов, мероприятий);
телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи;
телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста, передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем;
учетные формы – регистрационно-контрольные карточки, журналы, автоматизированные информационные системы электронного делопроизводства и документооборота;
факсограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста при помощи факсимильной аппаратуры, которые передаются в основном с применением телефонных каналов с бумажного носителя (тексты, таблицы, графики, рисунки, чертежи, фотографии и другие) и принимаются в виде копии (факсимиле);
экспертиза ценности документов – изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для передачи в подразделения спецфондов;
электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.