Инвентаризация основных средств

Основной документ, регулирующий проведение инвентаризаций, – Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49 (далее – Методические рекомендации № 49).

В нем указано, что проведение инвентаризаций обязательно, в частности, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). При этом инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года.

Напомним привычные общеустановленные требования и особенности, связанные с «коронавирусными» ограничениями. Рассмотрим налоговые последствия выявления излишков и недостач, а также некоторые спорные ситуации из судебной практики.

Методические рекомендации № 49

Общие требования

Для проведения инвентаризации в организации должна быть создана постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии.

При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

Персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

– представители администрации организации;
– работники бухгалтерской службы;
– другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т. д.).

В состав инвентаризационной комиссии можно включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Сведения о фактическом наличии имущества записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Обратите внимание: проверка фактического наличия имущества проводится при обязательном участии материально ответственных лиц.

На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.

На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.

На арендованное и принятое на хранение имущество составляются отдельные описи.

Инвентаризация основных средств

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

– наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;
– наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;
– наличие документов на основные средства, сданные или принятые организацией в аренду и на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и вносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации.

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов, находящиеся в собственности организации.

К сведению: при выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам.

Например, по зданиям необходимо указать их назначение, год постройки, основные материалы, из которых они построены, объем (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общую полезную площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т. д.) и др.

Оценка выявленных в ходе инвентаризации неучтенных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с прямым назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось его основное назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства вносятся в описи индивидуально с указанием заводского инвентарного номера по техническому паспорту организации-изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т. д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т. д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений организации и учитываемые в типовой инвентарной карточке группового учета, в описях проводятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т. д.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные. На них составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду.

Обратите внимание: надлежащее оформление результатов инвентаризации важно не только в целях бухгалтерского учета, но и для налогообложения, а также при взыскании недостачи (в случае выявления).

Для оформления результатов инвентаризации по основным средствам, по которым выявлены отклонения от данных бухучета, составляют сличительные ведомости в двух экземплярах: один – для бухгалтерии, второй – для материально ответственных лиц.

«Коронавирусные» особенности

Дистанционная инвентаризация

С учетом сложившейся эпидемической ситуации специалисты Фонда «НРБУ «БМЦ» 20.05.2021 приняли Рекомендацию Р-127/2021-КпР «Дистанционная инвентаризация» (далее – Рекомендация Р-127/2021-КпР), в которой содержатся следующие выводы.

При проведении инвентаризации активов и обязательств для выявления фактического наличия соответствующих объектов организация может применять дистанционные технологии, позволяющие с учетом требования рациональности установить факт наличия или отсутствия проверяемых объектов, а также их состояние и необходимые характеристики. При этом допускается использование технических средств дистанционной трансляции сигнала (видеосвязь или др.), в том числе на большие расстояния.

При использовании технических средств дистанционной трансляции личное нахождение ответственных участников инвентаризации (членов комиссии и иных лиц) рядом с проверяемым объектом не требуется.

Организация самостоятельно выбирает способ, с помощью которого считывается информация об объекте и передается ответственным участникам инвентаризации.

Обратите внимание: используемые при проведении инвентаризации технические средства дистанционной трансляции должны обеспечивать передачу сигнала от места фактического нахождения проверяемого объекта до места нахождения ответственных участников инвентаризации в режиме реального времени.

При этом задержка сигнала по времени, связанная с большим расстоянием от места физического нахождения проверяемого объекта до места нахождения ответственных участников инвентаризации либо с обработкой сигнала программными средствами, не является нарушением условия о режиме реального времени.

Авторитетные методологи исходят из того, что Методические указания № 49 не содержат требований к личному нахождению участников инвентаризации непосредственно рядом с объектом при выявлении его фактического наличия и установлении его измеряемых характеристик. Таким образом, ни Методические указания № 49, ни какие-либо другие правила бухгалтерского учета не устанавливают ограничений по использованию технических средств дистанционной передачи информации о проверяемом объекте от места его нахождения до участников инвентаризации, в том числе на большие расстояния (например, из одного региона в другой). Решение этих вопросов является прерогативой экономического субъекта, который самостоятельно определяет порядок проведения инвентаризации в рамках формирования учетной политики организации.

В Рекомендации Р-127/2021-КпР отмечается, что указанный вывод подтверждается Минфином в письмах от 25.02.2021 № 07-01-09/12927, от 29.12.2020 № 07-04-09/115445.

Для выявления фактического наличия имущества инвентаризацию можно провести с применением видео- или фотофиксации в режиме реального времени с присутствием отдельных членов комиссии по месту нахождения имущества (письма Минфина России от 24.12.2020 № 02-07-07/113668, от 23.12.2016 № 02-07-10/77499).

Например, при инвентаризации IТ-техники в целях установления фактического наличия имущества может применяться фотофиксация имущества, включающая изображение самого объекта, а также нанесенного стикера с инвентарным номером. Необходимая для проведения инвентаризации информация может направляться работником в адрес членов инвентаризационной комиссии способом, установленным в организации и закрепленным в приказе на проведение инвентаризации (например, размещение на выделенном ресурсе работодателя, использование корпоративной системы документооборота и т. п.).

Инвентаризация имущества у сотрудников на «удаленке»

Перевод сотрудников на удаленный режим работы мог сопровождаться передачей в их пользование части имущества организации.

В Рекомендации Р-127/2021-КпР указано: если имущество находится в пользовании у дистанционных работников по месту их удаленной работы, применение способов видео- и фотофиксации в режиме реального времени требует значительных временных затрат. В таких случаях для выявления фактического наличия или отсутствия имущества могут применяться иные техники, разработанные с учетом требования рациональности и минимизации затрат на их применение. Например, инвентаризацию компьютерной техники можно проводить с применением программных средств для дистанционного считывания идентификационных номеров в привязке к учетным записям работников, в чьем пользовании находятся объекты.

Конкретный способ (предъявление имущества по видеосвязи, дистанционное считывание и т. д.) организация выбирает самостоятельно.

Обратите внимание: несмотря на то, что принятие Рекомендации Р-127/2021-КпР было обусловлено переходом на дистанционные формы работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, проведение инвентаризации с использованием дистанционных форм передачи информации может осуществляться не только в текущих условиях, но и в будущем, после нормализации эпидемической ситуации.

Налоговые последствия

Налог на прибыль

Рыночная стоимость основного средства, выявленного при инвентаризации, учитывается в составе внереализационных доходов на дату оформления результатов инвентаризации (п. 20 ст. 250, п. 1 ст. 271 НК РФ).

В отношении вновь выявленных объектов основных средств организация на общих основаниях может начислять амортизацию и включать ее в состав расходов. При этом право на применение амортизационной премии отсутствует (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 2 ст. 259 НК РФ, Письмо Минфина России от 29.12.2009 № 03-03-06/1/829).

Стоимость недостающих основных средств можно списать по результатам инвентаризации во внереализационные расходы в следующих случаях:

– от уполномоченного органа государственной власти получены документы, подтверждающие факт отсутствия виновного лица (постановления об отказе в возбуждении уголовного дела, о прекращении уголовного дела и т. д.) (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ);
– имеется документ, подтверждающий признание виновником ущерба, или вступившее в силу решение суда о его взыскании (расходы учитываются одновременно с признанием внереализационного дохода – пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 07.03.2018 № 03-03-06/2/14611);
– имеются документы, подтверждающие, что недостача обусловлена чрезвычайной ситуацией (стихийное бедствие, пожар, авария на производстве и т. д.) (пп. 6 п. 2 ст. 265 НК РФ, Письмо Минфина России от 15.11.2017 № 03-03-06/1/75493);
– принято решение о нецелесообразности восстановления объекта, не пригодного для использования, в том числе для продажи (пп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ).

Налог на добавленную стоимость

Списание объекта не влечет обязанности восстанавливать сумму ранее правомерно принятого к вычету НДС. Однако в некоторых случаях проверяющие могут доначислить НДС, сославшись, что имущество списано в связи с неотражением операции по реализации или безвозмездной передачи.

Согласно сформированной в судебной практике позиции (п. 10 Постановления Пленума ВАС РФ от 30.05.2014 № 33 «О некоторых вопросах, возникающих у арбитражных судов при рассмотрении дел, связанных с взиманием налога на добавленную стоимость»):

– выбытие (списание) имущества в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика (утрата имущества по причине порчи, боя, хищения, стихийного бедствия и тому подобных событий), не является операцией, учитываемой при формировании объекта налогообложения;
– налогоплательщик обязан зафиксировать факт выбытия и то обстоятельство, что имущество выбыло именно по указанным основаниям, без передачи его третьим лицам;
– если не подтверждено, что выбытие имело место в результате наступления событий, не зависящих от воли налогоплательщика, НДС следует исчислить по правилам, установленным п. 2 ст. 154 НК РФ для случаев безвозмездной реализации имущества.

Судебные споры и выводы

Директора могут обязать возместить стоимость необоснованно списанного имущества

Пример такой ситуации – Постановление АС УО от 20.02.2018 № Ф09-46/18 по делу № А76-30732/2016. Иск в суд о взыскании убытков, причиненных обществу действиями его руководителя, был подан от имени организации.

Данное требование было удовлетворено, поскольку недостача имущества подтверждена результатами инвентаризации, а списание основных средств, указанных в сличительной ведомости, произведено руководителем без каких-либо оснований.

Арбитры отметили следующее.

Результаты инвентаризации оформляют первичными документами. Их унифицированные формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88. Заполняют инвентаризационную и сличительную ведомости результатов инвентаризации основных средств. Для списания основного средства оформляют акт о списании этого объекта. На основании заполненного акта в инвентарной карточке делается отметка о выбытии объекта основных средств. После инвентаризации издается приказ об утверждении ее результатов. Он служит основанием для внесения в бухучет соответствующих записей.

Порядок списания основных средств регламентируется ПБУ 6/01 «Учет основных средств», а также Методическими указаниями по бухгалтерскому учету основных средств, утвержденными Приказом Минфина России от 13.10.2003 № 91н.

Списание основных средств по результатам инвентаризации осуществляется в случае выявления инвентаризационной комиссией объектов, которые не способны приносить организации экономические выгоды (доход) в будущем (п. 29 ПБУ 6/01). В отношении таких объектов, как правило, имеет место:

– прекращение использования (для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг либо для управленческих нужд организации) вследствие морального или физического износа;
– ликвидация при аварии, стихийном бедствии и иной чрезвычайной ситуации;
– недостача или порча.

По факту выявления подобных объектов в результате инвентаризации по приказу руководителя создается специальная комиссия для их списания, которая должна оценить целесообразность (пригодность) дальнейшего использования объектов основных средств, возможность и эффективность их восстановления, а также оформить документацию при их выбытии (п. 77 Методических указаний по бухгалтерскому учету основных средств).

Для обоснования списания объектов основных средств комиссии необходимо подтвердить прекращение действия хотя бы одного из установленных п. 4 ПБУ 6/01 условий принятия этих активов к бухгалтерскому учету в качестве объектов основных средств (Письмо Минфина России от 25.12.2015 № 07-01-06/76480).

В ходе проверки комиссия по списанию объектов основных средств:

– осуществляет осмотр объекта основных средств, подлежащего списанию, с использованием необходимой технической документации, а также данных бухгалтерского учета, устанавливает целесообразность (пригодность) его дальнейшего использования, возможность и эффективность его восстановления;
– устанавливает причины списания объекта (физический и моральный износ, нарушение условий эксплуатации, аварии, стихийные бедствия и иные чрезвычайные ситуации, длительное неиспользование объекта и др.);
– выявляет лиц, по вине которых происходит преждевременное выбытие объекта основных средств, и вносит предложения о привлечении этих лиц к ответственности, установленной законодательством;
– определяет возможность использования отдельных узлов, деталей, материалов выбывающего объекта основных средств и оценивает их исходя из текущей рыночной стоимости, передает их материально ответственному лицу;
– осуществляет контроль за изъятием из списываемых в составе объектов основных средств цветных и драгоценных металлов, определяет их количество, вес и сдает на соответствующий склад;
– составляет акт на списание объекта (объектов) основных средств и представляет его на утверждение руководителю организации.

Указанные акты составляются в двух экземплярах, подписываются членами комиссии, утверждаются руководителем.

В рассматриваемом случае в ходе инвентаризации основных средств была обнаружена недостача основных средств, являвшихся собственностью общества, что подтверждается первичными документами об их приобретении (актами о приеме-передаче, товарными накладными, платежными поручениями и др.) и сличительной ведомостью (подписанной в том числе самим директором), в которой зафиксирован факт утраты спорных основных средств.

Инвентаризация проведена с участием директора, который подписал инвентаризационную опись, то есть ответчик присутствовал при проверке основных средств инвентаризационной комиссией и у него не имелось к членам комиссии каких-либо претензий. При этом не доказано наличие оснований для списания спорных объектов основных средств.

Если объект не отражен в учете, расходы на его ремонт не уменьшают налоговую базу

Как видно из Постановления АС МО от 02.12.2019 № Ф05-20207/2019 по делу № А41-37064/2018, обществу были доначислены налог на прибыль, пени и штраф в связи с включением в состав расходов затрат на ремонт производственной площадки.

Арбитры подтвердили законность действий проверяющих, отметив, что договоры подряда и акты выполненных работ свидетельствуют об осуществлении расходов на ремонт, но у налогоплательщика отсутствуют бухгалтерские и инвентаризационные документы, подтверждающие сам факт возникновения и существования объекта основных средств – производственной площадки.

Судьи указали, что производственная площадка с твердым покрытием в бухгалтерском и налоговом учете признается объектом основных средств, стоимость которого списывается через механизм начисления амортизации.

Важно, что судья ВС РФ не нашел оснований для передачи дела на пересмотр (Определение от 16.03.2020 № 305-ЭС20-2784).

К сведению: арбитры АС ВСО, рассмотрев иск об исключении имущества из инвентаризационной описи основных средств должника (в рамках дела о банкротстве), сделали вывод: системы вентиляции, водоснабжения, энергоснабжения и освещения не имеют самостоятельного назначения, носят вспомогательный характер, предназначены для обслуживания и эксплуатации основного объекта. Рассматриваемые объекты отдельной инвентаризации не подлежат, включаются в состав и стоимость здания, сооружения, помещения, в которых такие системы установлены (Постановление от 16.06.2020 № Ф02-2430/2020, Ф02-2438/2020, Ф02-2422/2020 по делу № А33-13681/2018).

* * *

Порядок проведения инвентаризации и формы документов, используемых для оформления ее результатов, организация определяет самостоятельно.

В рамках инвентаризации необходимо проверить все основные средства, включая арендованные.

Инвентаризации проводятся с периодичностью один раз в три года. При наличии большого количества объектов основных средств целесообразно ежегодно в пределах трехлетнего периода инвентаризировать часть объектов.

Необоснованное списание недостачи может повлечь не только доначисление налога на прибыль и НДС, но и взыскание ущерба с руководителя организации.

Неотражение выявленного при инвентаризации имущества в составе основных средств не позволит в дальнейшем учитывать затраты на его ремонт и содержание.

Тимонина И. И.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»