Типовые нарушения и недостатки в бухгалтерском учете и отчетности

Вопросы ведения бухгалтерского (бюджетного) учета, достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности в обязательном порядке включаются в программы ревизий и проверок государственных (муниципальных) учреждений. В публикации мы рассмотрим типовые нарушения и недостатки, выявленные в ходе проверок территориальными органами Федерального казначейства (по материалам Письма Федерального казначейства от 29.05.2020 № 07-04-05/21-10615).

Недостатки при формировании учетной политики

Проверка состояния бухгалтерского (бюджетного) учета и достоверности бухгалтерской (бюджетной) отчетности всегда начинается с изучения учетной политики проверяемого учреждения. Напомним, что принятая учреждением учетная политика должна применяться последовательно из года.

Ее изменения могут производиться только в случаях:

– изменения законодательства РФ или нормативных актов органов, осуществляющих регулирование бюджетного учета;
– разработки новых способов ведения бухгалтерского учета. Исправления в учетную политику по данному виду оснований вносятся в случае изменения ранее использовавшегося способа ведения бухгалтерского учета. К таким случаям относятся, в частности, изменении требований в части начисления амортизации материальных и нематериальных активов; изменение порядка оценки списываемых материальных запасов, порядка определения стоимости материальных запасов при их изготовлении учреждением, порядка определения стоимости ценностей, учитываемых на забалансовых счетах;
– существенное изменение условий деятельности учреждения. Оно может быть связано, например, с реорганизацией, изменением видов деятельности (допустим, когда учреждение начинает оказывать какой-либо новый вид услуг).

Недостатки при оформлении первичных документов

В силу ст. 9 Закона о бухгалтерском учете и п. 7 Инструкции № 157н все хозяйственные операции, проводимые учреждением, должны оформляться оправдательными документами. Следовательно, любая операция, осуществленная учреждением, должна быть подтверждена соответствующим первичным документом.

Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа (при отсутствии унифицированной формы – обязательных реквизитов, предусмотренных п. 7 Инструкции № 157н), и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченных им на то лиц.

К данной группе можно отнести следующие нарушения:

– принятие к учету первичных документов, форма которых не утверждена Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее – Приказ № 52н) и не предусмотрена учетной политикой учреждения;
– принятие к бухгалтерскому учету первичных учетных документов, которыми оформлены не имевшие места факты хозяйственной жизни (п. 5 ст. 161 БК РФ, ч. 1 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, абз. 5 п. 3 Инструкции № 157н);
– несвоевременное формирование первичных документов. Например, имел место факт составления первичного документа – бухгалтерской справки на поступление объекта нефинансовых активов – права пользования служебным помещением (часть помещений здания) по истечении восьми месяцев с момента совершения факта хозяйственной жизни – заключения договора безвозмездного пользования служебным помещением;
– отражение в бухгалтерском учете операций без оформления первичных документов. Допустим, выявлены факты начисления и выплаты заработной платы за счет средств, источником финансового обеспечения которых является субсидия из федерального бюджета на выполнение государственного задания, без оформления первичных учетных документов по начислению и выплате заработной платы;
– принятие к учету первичных учетных документов при отсутствии обязательных реквизитов. Например, товарные накладные, акты о приемке-передаче объектов нефинансовых активов принимались к учету при отсутствии обязательных реквизитов (на­именование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события, а также подписи лиц, с указанием их фамилий, инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц) (пп. 6, 7 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете, п. 25 ФСБУ «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утвержденного Приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н). Также могут иметь место случаи неотражения сведений об объектах основных средств в разд. 5 «Краткая индивидуальная характеристика объекта» инвентарной карточки учета нефинансовых активов (ф. 0504031);
– принятие к учету первичных учетных документов, составленных на иностранном языке, при отсутствии либо частичном отсутствии построчного перевода на русский язык информации о хозяйственной операции (п. 13 Инструкции № 157н);
– оформление документов, служащих основанием для списания ГСМ и начисления заработной платы (путевых листов). Так, в ходе проверки нередко устанавливаются факты принятия к учету путевых листов, не соответствующих требованиям к их оформлению, а именно отсутствует отметка о проведении предрейсового и послерейсового медицинских осмотров водителя (дата, время, подпись и расшифровка подписи медицинского работника), не указаны пункты назначения по маршрутам следования в графах «Место отправления, назначения», не заполнено поле «Удостоверение № », на оборотной стороне путевых листов не указано время выезда и возвращения при каждой поездке, указано недостоверное время работы водителя 24 часа в сутки пять дней в неделю, отсутствуют подписи лиц, пользовавшихся автомобилями (ч. 2 ст. 9, п. 2 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, пп. 4 п. 3, пп. 4 п. 6, пп. 2 п. 7 разд. II «Обязательные реквизиты путевого листа» Приказа Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152 «Об утверждении обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов»).

Ошибки при формировании регистров бухгалтерского учета

Согласно ст. 10 Закона о бухгалтерском учете и п. 11 Инструкции № 157н данные проверенных и принятых к учету первичных (сводных) учетных документов систематизируются в хронологическом порядке (по датам совершения операций, дате принятия к учету первичного документа) и (или) группируются по соответствующим счетам бухгалтерского учета накопительным способом с отражением в регистрах бухгалтерского учета.

Форма указанных документов, а также других регистров бухгалтерского учета утверждены Приказом № 52н. Если же в деятельности учреждения возникает необходимость использования иных регистров учета, форма которых не утверждена, они могут быть разработаны учреждением самостоятельно и утверждены в рамках формирования учетной политики. При этом регистры бухгалтерского учета, формы которых не унифицированы, устанавливаются учреждением в рамках формирования своей учетной политики и должны содержать обязательные реквизиты.

Регистры бухгалтерского учета формируются в виде книг, журналов, карточек на бумажных носителях, а при наличии технической возможности – на машинном носителе в виде электронного документа (регистра), содержащего электронную подпись.

К нарушениям при оформлении регистров относятся:

– несвоевременное отражение фактов хозяйственных операций в регистрах бухгалтерского учета. В частности, контрольными органами было установлено, что в нарушение требований ч. 1 ст. 10 Закона о бухгалтерском учете, п. 10, 318 Инструкции № 157н в журнале по прочим операциям учреждением отражались принятые обязательства по государственным контрактам (договорам) с отсрочкой от 1 до 41 рабочего дня. Также были выявлены факты несвоевременного отражения ГРБС в регистрах бухгалтерского учета (журнал по прочим операциям, главная книга) доведенных сумм лимитов бюджетных обязательств;
– неотражение в регистрах бухгалтерского учета фактов хозяйственных операций. Например, в ходе проверки устанавливается, что учреждением в регистрах бухгалтерского учета не отражена сумма начисленного налога на имущество, а также недостоверно отражена сумма начисленного транспортного налога, что приводит к искажению данных соответствующих строк баланса (ф. 0503730) на отчетные даты;
– неоформление регистрами бухгалтерского учета результатов проведенной инвентаризации. В ходе проверок выявляются факты неоформления результатов инвентаризации нефинансовых активов (основных средств, материально-товарных ценностей) инвентаризационными описями (сличительными ведомостями) по объектам нефинансовых активов (ф. 0504087), а при инвентаризации денежных средств – инвентаризационными описями наличных денежных средств (ф. 0504088), инвентаризационными описями остатков на счетах учета денежных средств (ф. 0504082).

Нарушения при осуществлении кассовых операций

Государственные (муниципальные) учреждения, как и любые другие организации, имеют право хранить в кассе наличные деньги исключительно в пределах установленного распорядительным документом учреждения лимита остатка наличных денег. Накопление наличных денег в кассе сверх предусмотренного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплаты заработной платы, стипендий, осуществления выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на осуществление указанных выплат, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций. В других случаях накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Напомним, что лимит остатка наличных денег должен быть рассчитан учреждением самостоятельно. При этом Порядок ведения кассовых операций, утвержденный Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, содержит два варианта такого расчета: исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги либо исходя из объема их выдачи, из которого исключаются суммы, предназначенные для выплаты заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам.

При наличии у учреждения обособленных подразделений лимит остатка наличных денег определяется с учетом лимитов остатка наличных денег, установленных этим подразделениям.

Экземпляр распорядительного документа об установлении обособленному подразделению лимита остатка наличных денег направляется данному подразделению в порядке, определенном учреждением.

В ходе проверок выявляются факты неопределения лимита остатка наличных денег в кассе и срок, в течение которого учреждение имеет право хранить в своей кассе наличные деньги сверх установленных им лимитов. Напомним, что превышение установленного лимита остатка наличных денежных средств в кассе учреждения – одно из грубейших нарушений кассовой дисциплины, которое в соответствии со ст. 15.1 КоАП РФ влечет наложение административного штрафа:

– на должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
– на юридических лиц – в размере от 40 000 до 50 000 руб.

Кроме того, имеют место следующие нарушения:

– недостача или излишек денег в кассе;
– несвоевременное оприходование поступивших в кассу наличных денежных средств;
– ненадлежащее заполнение кассовых документов (отсутствие реквизитов, оформление и т. д.);
– отсутствие первичных кассовых документов;
– превышение лимита остатка денежной наличности в кассе;
– непроведение инвентаризации кассы;
– несоблюдение предельных денежных размеров наличных расчетов с юридическими лицами по одному платежу;
– отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром учреждения;
– нецелевое использование денежных средств;
– арифметические ошибки при подсчете оборотов и остатков;
– излишнее списание денежных средств по кассе при повторном использовании тех же документов – либо в результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате списания сумм без оснований или по подложным документам;
– нарушения в корреспонденции счетов бухгалтерского учета;
– отсутствие или недостаточный внутренний контроль за движением денежных средств в кассе;
– несоблюдение сроков выдачи заработной платы;
– неоприходование почтовых марок, приобретенных за счет средств субсидии на выполнение государственного задания, на счете 0 201 35 «Денежные документы», а списание их на счет 0 109 00 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг».

Ошибки, допускаемые при расчетах с подотчетными лицами

К наиболее распространенным нарушениям, выявляемым контрольными органами в ходе проверок расчетов с подотчетными лицами, можно отнести следующие:

– выдача денег под отчет лицам, не отчитавшимся в срок по ранее полученным авансам;
– несоответствие фактического расхода подотчетных сумм целям, на которые они были выданы;
– систематическая выдача сумм под отчет без оснований и необходимости, с последующим возвратом их в кассу;
– неудержание денежных сумм с подотчетных лиц, не отчитавшихся в установленный срок;
– списание подотчетных сумм при отсутствии первичных документов. Так, авансовые отчеты оформляются, утверждаются и принимаются к учету в день выдачи денежных средств под отчет, то есть до фактического расходования средств, без предоставления документов, подтверждающих фактическое расходование денежных средств;
– отсутствие приказов (распоряжений) о направлении работников в командировку;
– отсутствие командировочных удостоверений или ненадлежащее их оформление;
– неполное заполнение реквизитов командировочного удостоверения (отсутствие печатей в пунктах назначения, отметок);
– несоблюдение установленных норм командировочных расходов, возмещение командировочных расходов сверх установленных законодательством норм без основания;
– отсутствие приказов (распоряжений) об оплате суточных сверх установленных норм;
– отсутствие аналитического учета командировочных расходов в пределах норм и сверх норм;
– несоответствие маршрута командирования, длительности пребывания в командировке данным, указанным в удостоверении;
– возмещение в составе командировочных расходов сумм, не предусмотренных действующими нормативными документами;
– оплата командировочных расходов при командировке на один день и при возможности ежедневного возвращения из пункта командировки к месту жительства или работы;
– отсутствие краткого отчета о выполненной работе, который согласовывается с руководителем структурного подразделения и представляется в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом (на одном и том же бланке составляются два документа – служебное задание и отчет о выполненной работе);
– некорректное составление бухгалтерских проводок по операциям расчетов с подотчетными лицами. Например, денежные средства, выданные под отчет сотруднику учреждения, в учете отражены по счету 0 302 96 «Расчеты по прочим расходам» вместо счета 0 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам», а операции по выдаче из кассы подотчетным лицам средств на представительские расходы отражаются с использованием счета 0 208 91 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате пошлин и сборов» вместо счета 0 208 96 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных выплат текущего характера физическим лицам»;
– неправильное выведение остатков на конец отчетного периода;
– несоответствие записей в авансовых отчетах и журналах операций, главной книге или других регистрах.

Нарушения при ведении забалансового учета

К данной группе можно отнести следующие нарушения:

– материальные ценности, выданные на основании актов на транспортные средства взамен изношенных, не учитывются на забалансовом счете 09 «Запасные части к транспортным средствам, выданные взамен изношенных»;
– банковские гарантии, полученные в целях обеспечения исполнения государственных контрактов, не отражаются на забалансовом счете 10 «Обеспечение исполнения обязательств»;
– объекты основных средств стоимостью до 3 000 руб. учитываются на счете 0 101 00 «Основные средства» вместо предусмотренного забалансового счета 21 «Основные средства в эксплуатации». Для справки. Начиная с отчетности 2018 года стоимость объектов основных средств, на которые амортизация не начисляется, увеличена с 3 000 руб. до 10 000 руб. (см. Приказ Минфина России от 31.12.2016 № 257н «Об утверждении федерального стандарта бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Основные средства», Инструкция № 157н в редакции Приказа Минфина России от 31.03.2018 № 64н). Начиная с указанной даты объекты основных средств, находящиеся в эксплуатации и стоимость которых не превышает 10 000 руб., за исключением объектов библиотечного фонда и объектов недвижимого имущества учитываются на забалансовом счете 21 в целях обеспечения надлежащего контроля за их движением (п. 373 Инструкции № 157н). По результатам контрольных мероприятий, отраженных в письме и приведенных в данной статье было установлено, что основные средства, находящиеся в эксплуации и стоимость которых не превышала 3 000 руб. учитывались у объекта контроля не на забалансовом счете 21, а на балансовом счете 0 101 00 000;
– на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)» не отражается списание материальных запасов (спецодежды), переданных работникам (сотрудникам) учреждения в личное пользование для выполнения ими служебных (должностных) обязанностей на основании актов о списании материальных запасов;
– мягкий инвентарь (спортивная экипировка), выданный в личное пользование работникам (сотрудникам) для использования в процессе спортивных мероприятий, не отражается на забалансовом счете 27 «Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)», а учитывается на счете 0 105 35 «Мягкий инвентарь – иное движимое имущество учреждения».

Прочие нарушения

К прочим нарушениям, в частности, относятся:

– в составе основных средств на счете 0 101 00 «Основные средства» учитываются материальные запасы, которые следует учитывать на счете 0 105 00 «Материальные запасы»;
– особо ценное движимое имущество (балансовая стоимость которого превышает 200 000 руб. за каждую единицу) учитывается на счете 0 101 34 «Машины и оборудование – иное движимое имущество учреждения», а должно – на счете 0 101 20 «Основные средства – особо ценное движимое имущество учреждения»;
– на некоторых объектах основных средств не проставлены инвентарные номера;
– первоначальная (фактическая) стоимость объекта нефинансовых активов – права пользования служебным помещением (частью помещений здания) определена в размере, не являющимся справедливой стоимостью объекта нефинансовых активов;
– учет библиотечного фонда осуществлялся на счете 0 101 37 «Биологические ресурсы – иное движимое имущество учреждения»;
– объекты основных средств (резервуары для воды пластиковые на 2 000 л) учитываются на счете 0 105 00 «Материальные запасы» вместо предусмотренного счета 0 101 00 «Основные средства»;
– не начисляется амортизация на объекты основных средств;
– расходы на создание нефинансового актива в рамках исполнения государственного контракта отнесены на счет 0 401 20 «Расходы текущего финансового года», а нужно их отразить на счете 0 106 00 «Вложения в нефинансовые активы»;
– операция «принятие к учету прав пользования служебным помещением» отражена в учете по кредиту счета 0 302 24 «Расчеты по арендной плате за пользование имуществом» вместо счета 0 401 40 «Доходы будущих периодов»;
– не обеспечено отражение дебетового остатка по счету 0 101 38 «Прочие основные средства» при выведении регистров бухгалтерского учета (журнал операций по выбытию и перемещению нефинансовых активов, главная книга) на бумажные носители;
– продукты питания, приобретенные в рамках проведения официальных приемов и списанные в дальнейшем, относятся на финансовый результат по счету 401 20 «Расходы текущего финансового года» вместо отражения по счету 0 105 32 «Увеличение стоимости материальных запасов – иного движимого имущества учреждения»;
– в графе 10 разд. 1 сведений по дебиторской и кредиторской задолженности (ф. 0503169) не отражена долгосрочная дебиторская задолженность;
– в сведениях о принятых и неисполненных обязательствах получателя бюджетных средств (ф. 0503175) на отчетную дату не отражены неисполненные обязательства по контрагентам (получателям субвенций), что приводит к искажению показателя бухгалтерской (финансовой) отчетности, выраженного в денежном измерении;
– перед составлением годовой бухгалтерской отчетности не проводится инвентаризация обязательств.

* * *

В заключение отметим, что большинство указанных в публикации нарушений влекут за собой искажение отчетности проверяемого учреждения. Напомним, что административная ответственность за искажение бюджетной отчетности установлена в ст. 15.15.6 КоАП РФ.

Репин А.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»