Как будем переходить на электронные трудовые книжки

С 2020 года в России планируется ввести электронную трудовую книжку (ЭТК, цифровые ТК). Правительством РФ подготовлен проект, вносящий изменения в действующее законодательство. Предполагается, что цифровой документ будет удобен и сотрудникам, и работодателям. Какие же изменения нас ожидают?

Решение о переходе на ЭТК – процедура добровольная. Работник или работодатель могут пользоваться и привычным бумажным вариантом – столько, сколько им нужно. По составу данных варианты книжки практически идентичны.

Преимущества перехода на электронные трудовые книжки

Работники смогут получить удобный доступ к информации о трудовой деятельности за счет расширения возможностей обращения (в том числе и через Интернет). У них появятся дополнительные возможности дистанционного трудоустройства, оформления пенсий по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения, возможность использовать данные ЭТК для получения госуслуг.

Возможность внесения в документ ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой деятельности сведется к минимуму.

Работодатель снизит издержки на «бумажную» бухгалтерию, повысит уровень защиты персональных данных сотрудников, получит новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности.

Как перейти на электронные трудовые книжки?

Формирование цифровых ТК планируется начать с 2020 года.

Каждый работодатель должен будет письменно проинформировать работников о соответствующих изменениях в трудовом законодательстве и праве работников сохранить бумажную трудовую книжку.

От работающих граждан потребуется согласие на переход на новый формат документа и до конца 2020 года им будут отданы на руки бумажные трудовые книжки. Начиная с 2021 года сведения об их трудовой деятельности будут формироваться только в цифровом виде. Человек, желающий сохранить бумажную трудовую книжку, должен будет подать работодателю соответствующее заявление в произвольной форме, тогда сведения о его трудовой деятельности работодатель будет вносить как в электронную, так и в бумажную версию.

А вот новички, устраивающиеся на работу с 2021 года, получают электронную трудовую книжку сразу, без бумажного дубля.

С 01.01.2020 работодатели будут обязаны не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, представлять в ПФ РФ (через территориальные органы) сведения о трудовой деятельности сотрудников, на основе которых будут формироваться ЭТК. А с 01.01.2021 в случаях приема на работу или увольнения сведения о трудовой деятельности должны будут представляться работодателем в ПФ РФ не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для заключения или расторжения трудового договора. Направление сведений в ПФ РФ производится аналогично другой отчетности.

Нововведения потребуют, вероятно, изменить некоторые локальные нормативные акты учреждения, внести корректировки в соглашения и коллективные договоры.

Как сотруднику получать сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения электронной книжки сотрудник сможет просмотреть в «личном кабинете» на сайте ПФ РФ (pfrf.ru), на портале госуслуг (gosuslugi.ru), а также через соответствующие приложения для мобильных телефонов. Если сотруднику потребуется информация в виде бумажной выписки, то он сможет обратиться к работодателю (в том числе к бывшему), а также в управление ПФ РФ или многофункциональный центр госуслуг, причем не обязательно по месту прописки или работы – услуга предоставляется экстерриториально.

Чтобы войти в «личный кабинет» ПФ РФ, пользователю придется зарегистрироваться и получить подтвержденную учетную запись в Единой системе идентификации и аутентификации (ЕСИА) на портале госуслуг.

При устройстве на работу информация из цифровой ТК будет предоставляться работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью.

При расторжении трудового договора сотрудник сможет получить от работодателя сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть возможность). Информация также будет дублироваться в бумажной трудовой книжке, если сотрудник решит ее сохранить.

В цифровой ТК, как и в бумажном носителе, будут указаны место работы, периоды работы, должность (специальность, профессия), квалификация (разряд, класс, категория, уровень квалификации), даты приема, увольнения, перевода на другую работу, основания расторжения трудового договора.

Что же изменится в законодательстве?

Дополнения, устанавливающие возможность формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде, будут внесены в ТК РФ. Также подготовлен законопроект, обязующий работодателей с 01.01.2020 представлять в информационную систему ПФ РФ сведения о трудовой деятельности работников, – соответствующие корректировки буду сделаны в Федеральном законе от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».

Планируется установить административную ответственность для работодателя за нарушение сроков представления сведений либо представление неполных или недостоверных сведений (внести дополнения в КоАП РФ).

Кроме того, работодателю предстоит ознакомиться с формой СЗИ-ТД (сведения о трудовой деятельности работника) и формой СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности работников).

Королева Я. Ю.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»