Как отразить в бюджетном учете операции, связанные с удержанием подотчетных сумм из заработной платы работника, не возвращенных в срок?
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить в бухгалтерию авансовый отчет (ф. 0504505) с приложением к нему подтверждающих документов. Проверка этого документа, его утверждение и окончательный расчет осуществляются в сроки, установленные руководителем учреждения (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).
Согласно ст. 137 ТК РФ работодатель вправе производить удержания из заработной платы работника для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой, а также в других случаях. При этом при удержании подотчетных сумм необходимо соблюдать следующие условия:
– решение об удержании невозвращенной подотчетной суммы учреждение должно принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания (ст. 137 ТК РФ);
– размер всех удержаний подотчетных сумм при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику (ст. 138 ТК РФ);
– должно быть оформлено в письменном виде согласие работника на удержание из заработной платы подотчетных сумм (Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).
Обратите внимание: если срок для принятия решения об удержании пропущен, не возвращенные работником подотчетные суммы могут быть взысканы с него только через суд (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).
Исходя из положений Инструкции № 162н бухгалтерские записи по удержанию из зарплаты работника подотчетной суммы, не возвращенной в срок, будут следующими:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты |
1 304 03 831 |
1 208 хх 667 |
Удержана из зарплаты работника не возвращенная в срок подотчетная сумма |
1 302 11 837 |
1 304 03 731 |
Пример.
Работнику казенного учреждения на приобретение продуктов питания выдано из кассы под отчет 6 000 руб. Согласно представленному авансовому отчету (с приложением к нему подтверждающих документов) он израсходовал 5 000 руб., а неизрасходованный остаток в размере 1 000 руб. в установленный срок не возвратил. На основании приказа руководителя учреждения данная сумма была удержана из заработной платы работника с его письменного согласия. Оклад сотрудника за месяц составил 20 000 руб., стандартные вычеты по НДФЛ не предоставлялись.
В бюджетном учете необходимо сделать следующие бухгалтерские записи:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Выданы из кассы учреждения денежные средства под отчет |
1 208 34 567 |
1 201 34 610 |
6 000 |
Приняты к учету приобретенные продукты питания (на основании представленного авансового отчета) |
1 105 32 342 |
1 208 34 667 |
5 000 |
Начислена зарплата работнику |
1 401 20 211 |
1 302 11 737 |
20 000 |
Удержан НДФЛ с зарплаты работника (20 000 руб. х 13%) |
1 302 11 837 |
1 303 01 731 |
2 600 |
Отражена подотчетная сумма, подлежащая удержанию из зарплаты работника |
1 304 03 831 |
1 208 34 667 |
1 000 |
Удержан из зарплаты работника не возвращенный в срок остаток подотчетной суммы |
1 302 11 837 |
1 304 03 731 |
1 000 |
Выдана зарплата работнику из кассы учреждения (20 000 – 2600 – 1 000) руб. |
1 302 11 837 |
1 304 05 211 |
16 400 |
Алексеева М.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»