Если ваш работник поменял фамилию

Законодательством РФ допускается изменение лицами, достигшими 14 лет, своего имени, которое включает в себя фамилию, собственно имя и (или) отчество (ст. 58 Федерального закона от 15.11.1997 № 143-ФЗ «Об актах гражданского состояния»). Имя и отчество, конечно, меняют не так часто, а вот фамилию чаще, например при бракосочетании. Такие перемены влекут для кадровика совершение определенных действий. Каких – читайте в материале.

Основание для внесения изменений в кадровые документы

Фамилию работник может поменять, обратившись с соответствующим заявлением и установленными документами в орган ЗАГС. При смене фамилии работник получит свидетельство о перемене имени. Если фамилия меняется в связи с бракосочетанием, желание взять фамилию супруга или супруги указывается в заявлении о заключении брака. В этом случае изменения произойдут автоматически в день регистрации брака, и новая фамилия будет указана в свидетельстве о заключении брака.

Лицу, поменявшему фамилию, нужно заменить свои документы, в первую очередь общегражданский паспорт. Для его замены установлен срок 30 дней. За несоблюдение срока предусмотрен штраф. Поменять также придется заграничный паспорт, водительское удостоверение, свидетельство ИНН. Документы, которые человек не поменяет, будут считаться недействительными.

Обратите внимание: датой смены фамилии считается дата внесения записи акта гражданского состояния (о перемени имени, о заключении брака) в свидетельства о перемене имени и о заключении брака.

Таким образом, основанием для внесения изменений в кадровые документы работника сначала будет соответствующее свидетельство, которое он должен предъявить кадровику. Паспорт можно принести позже.

Обязанность предоставлять измененные сведения о себе установлена для работников, в частности, с целью страхового обеспечения (ст. 13 Федерального закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ «Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством» (далее – Закон № 255-ФЗ)). Сроки для предоставления сведений не установлены, лишь говорится, что сделать это нужно своевременно. Конкретный порядок и сроки предоставления новых сведений работодателям следует определить в локальном нормативном акте.

В какие документы нужно вносить изменения?

Основными документами, в которые работодателю нужно внести изменения при смене работником фамилии, являются трудовая книжка (в случае ее ведения) и трудовой договор.

В Типовых нормативах времени на работы по управлению персоналом в государственных (муниципальных) учреждениях ШИФР 14.12.01, утвержденных ФГБУ «НИИ ТСС» Минтруда России 07.03.2014 № 010 (далее – Типовые нормы), кроме этих документов указаны:

– личная и алфавитная карточки;
– карточка специалиста (при наличии таковой);
– личное дело служащего;
– штатная ведомость (при ее наличии).

Возможно, изменение придется внести и в другие документы – карточку учета страховых взносов, журнал учета движения трудовых книжек и др.

При этом не нужно менять все документы, которые работник оформлял до смены фамилии. Например, не требуется получать новое согласие работника на обработку персональных данных. Согласие нужно будет оформить только тогда, когда истечет срок действия первоначального. Тот факт, что в согласии указаны прежние персональные данные, не отменяет и не изменяет действие согласия и не делает его недействительным.

Порядок внесения изменений

Сразу отметим, что медлить не стоит, поскольку Типовыми нормами на переоформление документов при изменении фамилии одного сотрудника отводится 4,5 часа. То есть как только он принесет свидетельство о браке или о перемене имени, кадровый работник в течение 4,5 часов должен скорректировать все документы.

В каком порядке вносятся изменения – общими нормативными актами не установлено, он может быть установлен локальным актом.

На практике помимо свидетельства с работника запрашивают заявление о внесении изменений в кадровые документы. Однако считаем, что это не обязательно. Если работник предоставит только свидетельства, кадровику в любом случае придется вносить изменения в документы.

А вот оформление приказа о внесении изменений в документы в связи с изменением фамилии предусмотрено Типовыми нормами. Такой приказ составляется в произвольной форме. Приведем образец.

Государственное бюджетное учреждение здравоохранения «Городская клиническая больница № 2» ПРИКАЗ 20.06.2022 № 15-лс г. Владимир О внесении изменений в кадровые документы в связи со сменой работником фамилии В связи со сменой фамилии медицинской сестры хирургического отделения Малышевой Марии Сергеевны (новая фамилия – Орлова) ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Специалисту по кадрам Куликовой С. А. внести изменения в кадровые документы работника, а именно изменить фамилию и паспортные данные и подготовить справку для бухгалтерии. 2. Контроль исполнения приказа возложить на начальника отдела кадров Соколову И. С. Основания: 1. Заявление Орловой М. С. от 20.06.2022. 2. Копия свидетельства о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданного отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС. Главный врач Архипов С. Н. Архипов С приказом ознакомлены: Начальник отдела кадров Соколова И. С. Соколова 20.06.2022 Специалист по кадрам Куликова С. А. Куликова 20.06.2022

На основании приказа нужно подготовить справку об изменении фамилии для бухгалтерии и замены пропуска (если он имеется).

Затем можно приступать к внесению изменений в кадровые документы.

Изменение трудового договора

Трудовой договор – это соглашение между работником и работодателем, в соответствии с которым последний обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объеме выдавать (перечислять) работнику зарплату, а тот обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию в интересах, под управлением и контролем работодателя, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (ч. 1 ст. 56 ТК РФ).

В трудовом договоре указываются, в числе прочего, фамилия, имя и отчество работника и сведения об удостоверяющем его личность документе. Такой документ представляется работником на момент заключения трудового договора (ст. 57, 65 ТК РФ).

Если трудовой договор должен быть дополнен недостающими сведениями или условиями, недостающие сведения вносятся непосредственно в текст договора, а недостающие условия определяются приложением к нему либо отдельным соглашением сторон, заключаемым в письменной форме, которые являются неотъемлемой частью трудового договора (ч. 3 ст. 57 ТК РФ).

Изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается только по соглашению его сторон (ст. 72 ТК РФ). Но информация о фамилии, имени и отчестве работника, а также о документе, удостоверяющем личность работника, относится к сведениям, а не условиям трудового договора.

В нашем случае речь идет не о внесении недостающих сведений, а об их изменении. При изменении сведений, предусмотренных ч. 1 ст. 57 ТК РФ (в частности, фамилии), и иных паспортных данных новые сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора.

Таким образом, если работник поменял фамилию и принес новый паспорт, то включить измененные сведения можно непосредственно в текст трудового договора. Это подтверждается, например, письмами Роструда от 20.07.2021 № ПГ/19821-6-1, ГИТ в г. Москве от 13.12.2021 № 77/7-40612-21-ОБ/10-43530-ОБ/18-661. Корректировки осуществляются путем зачеркивания прежней фамилии. Новая фамилия может быть указана выше на свободном месте, изменение заверяется подписями работника и работодателя.

Но, считаем, не будет нарушением и внесение корректировки путем заключения дополнительного соглашения к трудовому договору, особенно если сведения меняются уже не первый раз.

Изменения в трудовой книжке

В соответствии с п. 7 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утвержденного Приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н, изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельств о рождении, о регистрации брака, о расторжении брака, о перемене имени и других документов и со ссылкой на их номер, дату и орган, выдавший документ.

Указанные изменения вносятся на первую страницу (титульный лист) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати). Запись будет такая: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС)».

Изменения в личной карточке работника

Если в организации продолжают вести личные карточки по унифицированной форме Т-2, утвержденной Постановлением Гос­комстата России от 05.01.2004 № 1, изменения следует внести и туда.

Законодательством не предусмотрен порядок внесения изменений в названные документы. Можно воспользоваться способом, установленным для исправления ошибок, допущенных в первичных документах и учетных регистрах. Так, в соответствии с п. 19, 21 ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», утвержденного Приказом Минфина России от 16.04.2021 № 62н, исправление в документе, составленном на бумажном носителе, производится путем зачеркивания ошибочного текста и указания исправленного текста или суммы над зачеркнутым. Зачеркивание производится чертой таким образом, чтобы можно было прочитать ошибочный текст.

В разделе 10 «Дополнительные сведения» личной карточки можно сделать пометку о причинах внесения исправлений: «Фамилия «Малышева» изменена на «Орлова» в связи с вступлением в брак (свидетельство о заключении брака от 15.06.2022 IV-ЭН № 123456, выданное отделом № 2 Владимирского управления ЗАГС). Исправлено 20.06.2022 специалистом по кадрам Куликовой С. А.».

Сведения об изменении фамилии для ПФ РФ

Подавать отдельную форму «Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица» (СЗВ-ТД) в Пенсионный фонд в связи с изменением фамилии работника не нужно, это законодательно не предусмотрено.

Однако фамилия работника в форме СЗВ-ТД должна соответствовать данным в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ (п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД, утвержденного Постановлением Правления ПФ РФ от 25.12.2019 № 730п). Информацию о смене фамилии работника передает в ПФ РФ работодатель (п. 1, пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, п. 2 ст. 10, ч. 2 ст. 14 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (далее – Закон № 27-ФЗ)).

До изменения анкетных данных в информационной системе персонифицированного учета ПФ РФ при заполнении индивидуальных сведений на застрахованное лицо работодателем указывается его прежняя фамилия.

Когда данные в документе, подтверждающем регистрацию в системе индивидуального (персонифицированного) учета ПФ РФ, будут изменены, работодатель может подавать форму СЗВ-ТД так же, как обычно в случаях, предусмотренных п. 2.4 ст. 11 Закона № 27-ФЗ (пп. 2 п. 2 ст. 6, п. 1, 3 ст. 9, ч. 2 ст. 14 Закона № 27-ФЗ, п. 2.2.4 Порядка заполнения формы СЗВ-ТД).

Сообщаем об изменении фамилии в ФСС

В силу п. 13 ст. 13 Закона № 255-ФЗ работодатель обязан подавать измененные сведения о работниках в ФСС. В связи с этим и у работников появилась обязанность предоставлять сведения о себе при трудоустройстве или в период осуществления трудовой, служебной, иной деятельности в случае изменения таких сведений (п. 13, 14 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). Получив от работника сведения о смене фамилии, работодатель должен их передать в ФСС в течение трех рабочих дней со дня получения (п. 15 ст. 13 Закона № 255-ФЗ).

В соответствии со ст. 15.2 Закона № 255-ФЗ за непредставление или несвоевременное представление сведений в ФСС работодателя оштрафуют. В частности:

– штраф за непредставление или несвоевременное представление документов в фонд – 200 руб. за каждый документ;
– за непредставление или несвоевременное представление информации, необходимой для назначения и выплаты пособия, предусмотрен штраф ​5 000 руб. за каждый выявленный случай;
– штраф за представление недостоверных сведений и документов, необходимых для назначения и выплаты страхового обеспечения, или их сокрытие, если это повлекло несение дополнительных расходов ФСС, составит 20% от суммы расходов, но не менее 1 000 и не более 5 000 руб.

Причем ответственность наступит независимо от того, кто в этом виноват, работник или работодатель. Работодатель обязан обеспечить своевременное получение от работников сведений об изменении их персональных данных.

* * *

В заключение отметим: хотя процедура внесения изменений в связи со сменой работником фамилии или других персональных данных не слишком сложная, затягивать с этим не стоит. Особенно если данные нужно направлять в ФСС, ведь работодателя могут оштрафовать. Надо также обеспечить своевременное сообщение новых персональных данных работниками, прописав в локальном нормативном акте не только саму эту обязанность и сроки предоставления новых сведений, но и ответственность за их несоблюдение.

Шадрина Т. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»