В жизни каждого работающего человека иногда возникает необходимость взять отгул: сходить к врачу, в суд и т.д. При этом некоторые оформляют ежегодный оплачиваемый отпуск, а другие предпочитают отпуск без оплаты. И в том, и в другом случае все зависит от решения работодателя – он может согласиться, а может и отказать. О том, когда работодатель не может отказать в предоставлении отпуска без сохранения заработной платы, каким образом он оформляется и какие нюансы следует учитывать работодателю, расскажем в консультации.
Основания для предоставления отпуска без оплаты
В силу ч. 1 ст. 128 ТК РФ по семейным обстоятельствам и другим уважительным причинам работнику по его письменному заявлению может быть предоставлен отпуск без сохранения заработной платы. Продолжительность такого отпуска определяется по соглашению между работником и работодателем.
Отпуск без оплаты может предоставляться любому работнику, у которого возникли соответствующие обстоятельства и который подал работодателю письменное заявление. Причем требование о том, чтобы работник подтвердил наличие уважительных причин, то есть приложил бы к заявлению копию подтверждающего документа (например, повестку в суд, направление от врача), ст. 128 не установлено. Мало того, работники зачастую не указывают конкретную причину, а пишут просто: «по семейным обстоятельствам». Тем не менее, указать причину и приложить документ, если он есть, лучше для самого же работника – чтобы у работодателя не возникло сомнений и он дал согласие на отпуск.
Какие причины являются уважительными, работодатель определяет сам, поскольку даже примерного перечня в законодательстве нет. Однако, принимая решение, работодателю нужно быть объективным и иметь в виду, что если сотрудник на работу не выйдет по веской причине, а потом будет уволен за прогул, он, скорее всего, обратится в суд. Как неоднократно указывал Конституционный суд, решение работодателя о признании конкретной причины отсутствия сотрудника на работе неуважительной и, как следствие, увольнение его за прогул может быть проверено в судебном порядке. Осуществляя судебную проверку и разрешая конкретное дело, суд исходит из общих принципов юридической, а следовательно, и дисциплинарной ответственности (таких как справедливость, соразмерность, законность) и оценивает всю совокупность конкретных обстоятельств дела, в том числе причины отсутствия на работе.
Правда, выяснять причину работодателю нужно не всегда: Трудовым кодексом и другими федеральными законами установлены категории работников и обстоятельства, когда отказать в предоставлении отпуска без оплаты нельзя. И в отличие от случаев предоставления отпуска «по семейным обстоятельствам», когда его продолжительность устанавливается по соглашению сторон, при предоставлении отпуска в обязательном порядке законом установлена его максимальная продолжительность.
Кому работодатель обязан предоставить отпуск без оплаты и на сколько дней – покажем в таблице.
|
№ п/п |
Категория работников, обстоятельства |
Продолжительность отпуска |
Норма закона |
|
1 |
Работающие пенсионеры по старости (по возрасту) |
До 14 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
2 |
Родители и жены (мужья) военнослужащих, сотрудников ОВД, ФПС, органов по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ, таможенных органов, сотрудников УИС, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы (службы), либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы (службы) |
До 14 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
3 |
Работающие инвалиды |
До 60 календарных дней в году |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
4 |
Работники в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников |
До 5 календарных дней |
Часть 2 ст. 128 ТК РФ |
|
5 |
Сотрудники, допущенные к вступительным испытаниям при поступлении в вуз, и слушатели подготовительных отделений образовательных организаций высшего образования для прохождения итоговой аттестации |
15 календарных дней |
|
|
6 |
Сотрудники, совмещающие работу с получением среднего профессионального образования |
10 календарных дней |
|
|
7 |
Работники-совместители, продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска которых меньше, чем по основному месту работы |
Разница между отпуском по основному месту работы и на работе по совместительству |
|
|
8 |
Лица, работающие в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях |
Время, необходимое для проезда к месту использования ежегодного отпуска и обратно |
|
|
9 |
Гражданские служащие |
До года |
Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации» |
|
10 |
Муниципальные служащие |
До года |
Федеральный закон от 02.03.2007 № 25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации» |
|
11 |
Супруги военнослужащих |
Часть отпуска супругов, превышающая продолжительность ежегодного отпуска по основному месту |
Федеральный закон от 27.05.1998 № 76-ФЗ «О статусе военнослужащих» |
|
12 |
Инвалиды войны |
До 60 дней в году |
Федеральный закон от 12.01.1995 № 5-ФЗ «О ветеранах» |
|
Участники ВОВ |
До 35 дней в году |
||
|
Ветераны боевых действий |
|||
|
Работавшие в период ВОВ на объектах противовоздушной обороны, строительстве оборонительных сооружений, военно-морских баз, аэродромов и других военных объектов |
|||
|
13 |
Доверенные лица кандидатов, участвующих в выборах, а также доверенные лица избирательных объединений |
На период полномочий |
Федеральный закон от 12.06.2002 № 67-ФЗ «Об основных гаран-тиях избирательных прав и права на участие в референдуме граждан Российской Федерации» |
|
14 |
Доверенные лица политической партии, кандидатов, выдвинутых по избирательным округам |
На период полномочий |
Федеральный закон от 22.02.2014 № 20-ФЗ «О выборах депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации» |
|
… |
… |
… |
… |
Случаи предоставления неоплачиваемых отпусков могут также устанавливаться коллективным договором или отраслевыми соглашениями. Так, в соответствии со ст. 263 ТК РФ коллективным договором может быть предусмотрено предоставление отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью до 14 дней в удобное время:
– работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет;
– работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет;
– одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет;
– отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери.
Обратите внимание: ситуация, когда работник имеет право на отпуск без оплаты сразу по нескольким законным основаниям (например, как пенсионер – на 14 дней, как инвалид – на 60 дней), законодательством не урегулирована. По мнению специалистов, эти отпуска не суммируются, а на основании заявления работника ему предоставляется отпуск наибольшей продолжительности по одному из оснований.
Отметим, что в случаях, когда работодатель обязан предоставлять отпуск без оплаты, работнику придется подтвердить свой статус или право на отпуск – принести справку об инвалидности, копию свидетельства о браке, смерти и др.
Оформляем предоставление отпуска
Как уже было сказано, основанием для предоставления отпуска является письменное заявление работника. То есть инициатором выступает только он сам. Подчеркнем, что работодатель не вправе отправлять сотрудников в отпуск без сохранения заработной платы, хотя на практике такое и происходит – в частности, в случаях приостановки производства, чтобы не объявлять простой и не оплачивать его. Но за это работодателя могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ.
А согласно Разъяснению Минтруда РФ от 27.06.1996 № 6 «Об отпусках без сохранения заработной платы по инициативе работодателя» в случае, если работник не может выполнять обязанности, предусмотренные заключенным с ним трудовым договором, не по своей вине, то работодатель обязан оплатить время простоя в установленном законодательством порядке (ст. 157 ТК РФ). Отправление в отпуск без сохранения зарплаты без согласия работника – грубое нарушение ТК РФ. Период, когда он в связи с этим не работал, считается вынужденным простоем по вине работодателя и тому придется оплатить это время в размере не менее 2/3 средней зарплаты работника.
Работнику в заявлении помимо причин, по которым ему необходим отпуск, конечно же, нужно указать желаемые даты.
К сведению: в определенных случаях допускается направление заявления по электронной почте (например, когда у работника нет возможности доехать до работы), что подтверждается судебной практикой (см. Апелляционное определение Московского городского суда от 22.04.2019 по делу № 33-18889/2019).
Важный момент – согласование такого заявления с руководителем организации. Довольно распространенная ситуация: работник согласовывает отпуск с непосредственным начальником, не выходит на работу, но руководитель организации на предоставление отпуска не согласен, результат – увольнение за прогул. А для суда при рассмотрении споров об увольнении за прогул определяющим моментом является уважительность причины.
Например, сотрудница согласовала свой отпуск с начальницей отдела, у которой была в непосредственном подчинении. При этом на поданном сотрудницей заявлении начальница никакой резолюции не поставила, а просто передала заявление в отдел кадров с устным комментарием о своем согласии на отпуск. Однако приказ о предоставлении отпуска издан не был, и когда сотрудница не вышла на работу, директор уволил ее за прогул. Рассматривая дело, суд указал на то, что сложившаяся у работодателя процедура согласования предоставления дней отпуска с непосредственным начальником была соблюдена и именно с согласия и ведома своей начальницы сотрудница находилась в отпуске без сохранения заработной платы. Сотрудница была восстановлена на работе (Апелляционное определение Челябинского областного суда от 03.05.2018 по делу № 11-5779/2018).
Как бы то ни было, если начальники подразделений наделены полномочиями принимать решение о предоставлении отпуска подчиненным, заявление визируют они, а если нет – руководитель. На основании завизированного заявления издается приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы. Для этого применяется унифицированная форма Т-6 (Т-6а) или форма, утвержденная учреждением. В приказе необходимо обозначить вид отпуска, количество календарных дней отпуска и даты, на которые он приходится.
Приказ о предоставлении отпуска подписывает руководитель организации или иное уполномоченное лицо (ч. 4 ст. 20 ТК РФ). С приказом сотрудника нужно ознакомить под подпись.
Обратите внимание: если работодатель отказал в предоставлении отпуска «по семейным обстоятельствам», а сотрудник самовольно ушел, его невыход на работу может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Соответственно, работодатель может применить меры дисциплинарного воздействия вплоть до увольнения.
Сведения о неоплачиваемом отпуске нужно внести в разд. VIII личной карточки.
В табеле учета рабочего времени по форме Т-12 или Т-13 проставляются такие обозначения:
– «УД« (цифровой код «13«) – дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы;
– «ДО» (цифровой код «16«) – отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя;
– «ОЗ» (цифровой код «17«) – отпуск без сохранения заработной платы при условиях, предусмотренных действующим законодательством РФ;
– «ДБ» (цифровой код «18«) – ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы;
– «НВ» (цифровой код «28») – дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы.
При заполнении табеля (ф. 0504421) применяется одно обозначение: «А» – неявка с разрешения администрации.
Отпуск без оплаты и стаж работы
Стаж работы, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, исчисляется в соответствии со ст. 121 ТК РФ, согласно которой время отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 14 календарных дней в стаж не включается. При этом дата окончания рабочего года смещается на число дней, исключенных из указанного стажа (Письмо Роструда от 14.06.2012 № 854-6-1).
Пример.
В течение рабочего года (с 01.04.2019 по 31.03.2020) работнику предоставлялись отпуска без сохранения зарплаты общей продолжительностью 20 календарных дней.
14 календарных дней включаются в стаж, дающий право на ежегодный оплачиваемый отпуск, а оставшиеся 6 календарных дней при подсчете стажа не учитываются. Поэтому датой окончания рабочего года будет не 31.03.2020, а 06.04.2020. Новый рабочий год начнется 07.04.2020.
Кроме этого, дни неоплачиваемого отпуска исключаются из расчетного периода при исчислении среднего заработка вне зависимости от их количества (пп. «е» п. 5 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Время нахождения работника в отпуске без сохранения заработной платы не включается и в страховой стаж, учитываемый при назначении пенсии (п. 1 ст. 10 Федерального закона от 17.12.2001 № 173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»). В силу того, что работнику, находящемуся в отпуске за свой счет, зарплата не выплачивается, страховые взносы в ПФ РФ за этот период не начисляются.
Нюансы предоставления неоплачиваемого отпуска
Поскольку отпуску без сохранения заработной платы в Трудовом кодексе уделяется мало внимания, у работодателей периодически возникают вопросы. Рассмотрим некоторые из них.
Периодичность предоставления отпуска
Период, за который работодатель обязан предоставить сотрудникам определенных категорий отпуск без сохранения зарплаты, составляет рабочий год. Это установлено ст. 128 ТК РФ. И если сотрудник не использовал положенный ему отпуск или использовал его не полностью, на следующий рабочий год этот отдых не переносится.
А вот как быть, если сотрудник (например, инвалид) на предыдущей работе рабочий год не отработал, но использовал все 60 дней отпуска? Должен ли новый работодатель предоставлять такой отпуск опять?
Да, должен, поскольку права запрашивать с новичка при трудоустройстве какой-либо документ, подтверждающий использование неоплачиваемого отпуска, законодательство работодателю не дает. И с момента трудоустройства у работника начнется новый рабочий год, в течение которого он вправе получить полный отпуск без сохранения заработной платы в установленном размере.
Отпуск без оплаты во время отпуска по уходу за ребенком
Возможна такая ситуация: работница (одинокая мать), находящаяся в отпуске по уходу за ребенком в возрасте до 3 лет, выходит на работу на условиях неполного рабочего дня. При этом коллективным договором ей как одинокой матери установлен отпуск без сохранения зарплаты в размере 14 дней. Должен ли работодатель его предоставить?
Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины во время нахождения в отпуске по уходу за ребенком она может трудиться на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию. На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).
В силу п. 20 Постановления Пленума ВС РФ от 28.01.2014 № 1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних» женщине, находящейся в отпуске по уходу за ребенком с сохранением права на получение пособия по обязательному социальному страхованию и при этом трудящейся на условиях неполного рабочего времени или на дому, ежегодный оплачиваемый отпуск не предоставляется, поскольку использование двух и более отпусков одновременно Трудовой кодекс не предусматривает.
А в Письме Роструда от 15.10.2012 № ПГ/8139-6-1 говорится, что нахождение работника одновременно в двух отпусках, предоставляемых по разным основаниям, законодательством не предусмотрено. Чтобы работник смог воспользоваться своим правом на ежегодный оплачиваемый отпуск, ему надо прервать отпуск по уходу за ребенком. Прерванный отпуск впоследствии может быть возобновлен.
Аналогичный подход применяется к ситуации с отпуском без сохранения заработной платы: такой сотруднице надо прервать отпуск по уходу за ребенком. Однако в этом случае проще на необходимый период прервать работу в режиме неполного рабочего времени, а затем приступить к ней на прежних условиях.
Срок использования отпуска
Работники, которым работодатель обязан предоставить неоплачиваемый отпуск, могут использовать его в любое время, отказать работодатель не сможет.
А что делать, если предоставление отпуска связано с тем или иным событием – регистрацией брака, рождением ребенка или смертью близкого родственника?
Трудовой кодекс не определяет срок, в течение которого работник может реализовать свое право на отпуск без сохранения зарплаты в случаях, предусмотренных абз. 6 ч. 2 ст. 128 кодекса. Некоторые суды придерживаются мнения, что если работник просит об отпуске спустя какое-то время после регистрации брака, то работодатель обязан просьбу удовлетворить (см. Апелляционное определение Кемеровского областного суда от 17.08.2012 № 33-7790).
Однако мы считаем иначе: поскольку отпуск предоставляется в связи с событием, то есть имеет целевой характер, он и должен использоваться к данному событию. Поэтому срок, в течение которого работник вправе воспользоваться отпуском без сохранения зарплаты, в частности, в связи с регистрацией брака, работодатель вправе закрепить в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 8 ТК РФ). Кроме того, в отличие от других событий, дата регистрации брака известна заранее, а значит, работник может подать заявление также заранее. Если же локальными документами подобное ограничение не установлено, то, полагаем, работник может воспользоваться своим правом на данный отпуск в течение года после события.
Что касается случая смерти родственника, здесь работодателю следует учитывать сопутствующие обстоятельства. Например, непосредственно перед смертью родственник может сильно болеть, и тогда работник напишет заявление заранее (Апелляционное определение ВС Карачаево-Черкесской Республики от 01.11.2017 по делу № 33-1004/2017).
Насчет отпуска в связи с рождением ребенка думаем, что здесь никаких ограничений по срокам быть не должно.
Если отпуск совпал с праздничным днем
Согласно ст. 120 ТК РФ нерабочие праздничные дни, приходящиеся на период ежегодного основного или ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, в число календарных дней отпуска не включаются.
Трудовым законодательством РФ не предусмотрен перенос отпуска без сохранения заработной платы в связи с нерабочими праздничными днями.
Поэтому, если работник организации написал заявление с просьбой о предоставлении отпуска без сохранения зарплаты, независимо от его причины и продолжительности, а один или несколько дней такого отпуска придутся на нерабочие праздничные дни, то продлевать такой отпуск на эти дни работодатель не должен.
Давыдова Е. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»