Документы и документооборот в бухгалтерском учете: проект ФСБУ

31 мая 2018 года на сайте Минфина был опубликован проект федерального стандарта бухгалтерского учета «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». Публичное обсуждение проекта закончится 30 сентября 2018 года. Ознакомимся с новым документом.

В соответствии с Программой разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2018 – 2020 годы, утвержденной Приказом Минфина России от 18.04.2018 № 83н (далее – Программа), проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» должен быть представлен в Совет по стандартам бухгалтерского учета в 2018 году, что и было сделано ответственным исполнителем (разработчиком проекта стандарта) – Минфином. Сразу скажем, что согласно действующей Программе предполагаемая дата вступления стандарта в силу для обязательного применения – 2020 год. Первоначально планировалось разработать ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» еще в 2016 году, а с 2018 года ввести в действие (Приказ Минфина России от 23.05.2016 № 70н «Об утверждении программы разработки федеральных стандартов бухгалтерского учета на 2016 – 2018 годы»). Можно с уверенностью предположить, что разработанный документ будет принят и начнет применяться уже с 2020 года. Таким образом, будет устранен еще один пробел в нормативном регулировании бухгалтерского учета – установлены требования к документам бухгалтерского учета и документообороту в бухгалтерском учете экономических субъектов. До настоящего времени аналогичного ПБУ не было, сегодня вопрос о первичных учетных документах и регистрах бухгалтерского учета урегулирован только Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Федеральный закон № 402-ФЗ).

Структура ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

Структура ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» выглядит следующим образом:

– общие положения;
– требования к документам бухгалтерского учета;
– подписание и исправление документов бухгалтерского учета;
– хранение документов бухгалтерского учета;
– документооборот в бухгалтерском учете.

Применение ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете»

ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете» применяется всеми экономическими субъектами, за исключением организаций государственного сектора.

Терминология

Для целей рассматриваемого ФСБУ применяются следующие термины:

– документы бухгалтерского учета – это не только первичные учетные документы, но и регистры бухгалтерского учета;
– документооборот в бухгалтерском учете – это движение документов бухгалтерского учета в экономическом субъекте с момента их составления или получения до завершения исполнения. В данном случае под завершением исполнения понимаются использование документов для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности, отправки, помещение их в архив и другие действия.

Требования к документам бухгалтерского учета

Общее требование к документам бухгалтерского учета, под которыми понимаются как первичные учетные документы, так и регистры бухгалтерского учета, следующее: они должны соответствовать требованиям, установленным Федеральным законом № 402-ФЗ и рассматриваемому ФСБУ.

Язык документа. По общему правилу документы бухгалтерского учета должны быть составлены на русском языке. Но из этого правила ФСБУ устанавливает исключения. В случае если законодательство или правила страны – места ведения деятельности за пределами РФ требуют составления документов бухгалтерского учета на языке данной страны, такие документы составляются на соответствующем иностранном языке.

При этом первичный учетный документ, составленный на иностранном языке, должен содержать построчный перевод на русский язык, за исключением случаев, установленных ФСБУ. Регистр бухгалтерского учета, составленный на иностранном языке, должен также содержать построчный перевод на русский язык.

Дата составления документа. Для целей рассматриваемого ФСБУ датой составления первичного учетного документа считается дата его подписания лицом (лицами), совершившим сделку, операцию и ответственным за ее оформление, либо лицом, ответственным за оформление совершившегося события.

В случае если первичный учетный документ составляется на основании другого документа, содержащего информацию о факте хозяйственной жизни (оправдательного документа), такой первичный учетный документ должен содержать указание на соответствующий оправдательный документ.

Отметим, что если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, то первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни. Таким образом, в указанном случае первичный документ должен содержать две даты: дату совершения факта хозяйственной жизни и дату составления первичного учетного документа.

Реквизиты документа. Стандарт допускает включение в документ бухгалтерского учета реквизиты, дополнительные к обязательным реквизитам, установленным ст. 9 Федеральным законом № 402-ФЗ.

Оформление первичных учетных документов. Особое внимание хотелось бы обратить на следующие положения, которые вносит ФСБУ в порядок оформления первичных учетных документов.

При создании первичных учетных документов экономический субъект вправе:

– оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом;
– оформлять длящиеся, а также повторяющиеся факты хозяйственной жизни первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату. В данном случае под длящимися фактами хозяйственной жизни понимаются, например, начисление процентов, амортизация активов, изменение стоимости активов и обязательств, а под повторяющимися – например, поставка товара партиями в разные даты по одному долгосрочному договору. Периодичность составления документов может быть самая разная – сутки, неделя, месяц, квартал и др.;
– использовать в качестве первичных учетных документов документы, составленные в процессе деятельности экономического субъекта для оформления его гражданско-правовых отношений с контрагентами, работниками, государственными органами, для управления экономическим субъектом и т. п., при условии, что указанные документы содержат все установленные Федеральным законом № 402-ФЗ обязательные реквизиты первичного учетного документа, а также иную информацию о факте хозяйственной жизни, необходимую для регистрации и накопления в регистрах бухгалтерского учета. В качестве примера таких документов приводятся договор, кассовый чек, квитанция об оплате, расписка, служебный контракт, служебное задание, приказ о приеме на работу, приказ об увольнении, авансовый отчет.

Заметим, что ФСБУ устанавливает права хозяйствующих субъектов в отношении оформления первичных документов, а не обязанности. Это означает, что если субъекту, например, удобно оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом, то он оформляет один документ. Если же целесообразно оформлять каждую хозяйственную операцию отдельным документом, то это не будет нарушением.

Вид документа. Документы бухгалтерского учета могут быть составлены как на бумажном носителе, так и в электронном виде.

В ФСБУ сказано, что записи в документах бухгалтерского учета, составляемых на бумажном носителе, должны производиться средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение установленного их срока хранения (например, краской, чернилами, шариковой ручкой). Уточнено, что при создании документов бухгалтерского учета на бумажном носителе запрещается производить записи средствами, не обеспечивающими сохранность этих записей (простым карандашом и т. п.).

Что касается электронного документа, при его составлении должна быть обеспечена возможность изготовления копий таких документов на бумажном носителе.

Обратите внимание: при принятии к бухгалтерскому учету первичных учетных документов должны применяться средства, исключающие возможность повторного использования данных первичных учетных документов после принятия к бухгалтерскому учету. В ФСБУ не уточняется, какие это должны быть средства.

Регистры бухгалтерского учета. К регистрам бухгалтерского учета ФСБУ предъявляет следующие требования:

– записи должны производиться в рублях независимо от фактической валюты факта хозяйственной жизни и (или) места ведения деятельности экономическим субъектом. Записи в регистрах бухгалтерского учета по объектам бухгалтерского учета, стоимость которых выражена в иностранной валюте, одновременно производятся в такой валюте и в рублях;
– объекты бухгалтерского учета должны регистрироваться в регистрах в хронологической последовательности (хронологическая запись) и систематически накапливаться на соответствующих счетах бухгалтерского учета (систематическая запись);
– правильность отражения объектов бухгалтерского учета в регистрах обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

При этом система регистров бухгалтерского учета, принятая экономическим субъектом, должна обеспечивать:

– полноту информации – получение информации, необходимой всем заинтересованным пользователям;
– системность информации – взаимосвязь хронологической и систематической записей, синтетического и аналитического учета, учетной и отчетной информации;
– обоснованность учетных записей – соответствие данным первичных учетных документов;
– достоверность информации – безошибочность получения информации в соответствии с методологией учета и отчетности;
– своевременность информации;
– юридическую значимость учетных записей.

Подписание документов бухгалтерского учета

Электронная подпись. Виды электронной подписи документов бухгалтерского учета, составляемых в электронном виде, устанавливаются экономическим субъектом из числа предусмотренных законодательством РФ, за исключением случаев, когда законодательством РФ установлено требование использования определенного вида электронной подписи.

Напомним, что виды электронных подписей, используемых для подписания документов бухгалтерского учета, устанавливаются федеральными стандартами бухгалтерского учета (пп. 4 п. 3 ст. 21 Федерального закона № 402-ФЗ). До принятия соответствующего ФСБУ организация может в целях бухгалтерского учета и налогообложения использовать при оформлении первичных учетных документов в электронном виде любой предусмотренный Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» вид электронной подписи (письма Минфина России от 05.05.2015 № 07-01-06/25701, от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).

Виды электронной подписи первичных учетных документов, составляемых в электронном виде экономическим субъектом совместно с другими участниками электронного взаимодействия, определяются соглашением экономического субъекта с данными участниками электронного взаимодействия.

Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета. Перечень лиц, имеющих право подписания документов бухгалтерского учета, устанавливается руководителем экономического субъекта с учетом законодательства РФ.

Но при этом ФСБУ определяет порядок подписания документов, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами: они подписываются руководителем и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами.

К сведению: без подписи главного бухгалтера (иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченного им на то лица) денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. Под финансовыми и кредитными обязательствами в данном случае понимаются документы, оформляющие финансовые вложения экономического субъекта, договоры займа, кредита, товарного и коммерческого кредита.

Исправление документов бухгалтерского учета

Согласно п. 7 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ в первичном учетном документе допускаются исправления.

При этом, как установлено в ФСБУ, допустимые способы исправления документов бухгалтерского учета устанавливаются экономическим субъектом с учетом законодательства РФ, за исключением случаев, когда в соответствии с законодательством РФ или установленными правилами внесение исправлений в документы бухгалтерского учета запрещено (например, в кассовые и банковские документы).

Исправление электронного документа. Если документ бухгалтерского учета составлен в электронном виде, то исправления в него вносятся таким образом, чтобы были ясны правильные и неправильные данные. При этом исправление должно содержать:

– дату исправления;
– электронные подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, внесших это исправление;
– должности, фамилию и инициалы либо иные реквизиты, необходимые для идентификации лиц, которые заверяют исправление своими электронными подписями.

При этом ФСБУ допускает исправление документа бухгалтерского учета, составленного в электронном виде, путем составления нового (исправленного) электронного документа. Новый документ должен содержать указание на то, что он составлен взамен первоначального электронного документа, а также приведенные выше данные, которые должны быть отражены в исправлении. Кроме того, должна быть пре- дусмотрена техническая возможность воспроизведения нового электронного документа только вместе с первоначальным электронным документом.

Исправление документа на бумажном носителе. Исправить документ бухгалтерского учета, составленный на бумажном носителе, можно путем зачеркивания неправильного текста или суммы и указания правильного текста или суммы над зачеркнутым. При этом зачеркивание производится тонкой чертой таким образом, чтобы можно было прочитать неправильный текст или сумму. Исправление должно сопровождаться надписью «Исправлено» и содержать те же данные, которые указаны выше для электронного документа: дату исправления, подписи лиц, составивших первичный учетный документ или ответственных за ведение регистра бухгалтерского учета, в котором произведено исправление, с указанием их должностей, фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Обратите внимание: исправления в виде подчисток (замазывания, стирания и т. п.) в документе бухгалтерского учета, составленном на бумажном носителе, не допускаются.

Исправление регистра бухгалтерского учета. Исправление в регистре бухгалтерского учета может также производиться путем составления сторнировочных или дополнительных записей по счетам бухгалтерского учета.

Хранение документов бухгалтерского учета

Порядок хранения документов бухгалтерского учета урегулирован ст. 20 Федерального закона № 402-ФЗ. Новое ФСБУ уточняет отдельные моменты, связанные с хранением документов.

Во-первых, экономический субъект должен хранить подлинники документов бухгалтерского учета, составленные на бумажном носителе или в электронном виде, за исключением случаев, установленных законодательством РФ.

Во-вторых, документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

В-третьих, экономический субъект должен хранить документы бухгалтерского учета, в том числе размещать базы данных информации, в которых осуществляются сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение сведений и документов (копий документов) бухгалтерского учета, на территории РФ.

В случае утраты документов бухгалтерского учета (гибели, пропажи и др.), а также их порчи, приводящей к невозможности использования, экономический субъект должен принять все возможные меры по их восстановлению.

Что касается доступа к первичным учетным документам, принятым к бухгалтерскому учету, а также к регистрам бухгалтерского учета, он предоставляется в порядке, установленном экономическим субъектом с учетом законодательства РФ, с обязательным информированием главного бухгалтера или иного должностного лица экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Документооборот в бухгалтерском учете

Непосредственно вопросам организации документооборота в бухгалтерском учете новое ФСБУ уделяет совсем немного внимания, определяя лишь его отдельные принципы:

– документооборот в бухгалтерском учете организуется руководителем экономического субъекта;
– организация документооборота в бухгалтерском учете должна обеспечивать своевременное отражение фактов хозяйственной жизни в бухгалтерском учете, в том числе передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета и составления на их основе бухгалтерской (финансовой) отчетности;
– своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

* * *

Минфин представил на публичное обсуждение проект ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», который планируется применять с 2020 года.

Документ принципиально новый, аналогичного ПБУ принято не было. В целом новый стандарт устанавливает требования к документам бухгалтерского учета, их подписанию, исправлению, хранению, которые сегодня применяются на практике. При этом хотелось бы выделить отдельные моменты:

– в случае если дата составления первичного учетного документа отличается от даты совершения факта хозяйственной жизни, первичный учетный документ должен содержать дату совершения факта хозяйственной жизни;
– экономический субъект вправе оформлять несколько связанных фактов хозяйственной жизни одним первичным учетным документом, а длящиеся, повторяющиеся факты хозяйственной жизни – первичными учетными документами, составляемыми с периодичностью, определяемой экономическим субъектом исходя из существа факта хозяйственной жизни и требования рациональности, при условии обязательного их составления на отчетную дату;
– документы по хозяйственным операциям с денежными средствами подписываются руководителем экономического субъекта и главным бухгалтером или иным должностным лицом экономического субъекта, на которое возложено ведение бухгалтерского учета, либо уполномоченными ими на то лицами;
– допускается исправление документа бухгалтерского учета, составленного в виде электронного документа, путем составления нового (исправленного) электронного документа;
– документы бухгалтерского учета должны храниться в том виде, в котором они были составлены. Перевод документов бухгалтерского учета, составленных на бумажном носителе, в электронный вид с целью последующего хранения не допускается.

Данченко С. П.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»