Как установить лимит кассы на 2022 год?

Все образовательные учреждения, принимающие от клиентов наличные денежные средства, обязаны рассчитать и установить лимит остатка кассы. И в кассе они вправе хранить наличные деньги только в пределах установленного лимита. Если этого не сделать, придется заплатить серьезный штраф.

О том, как определить лимит кассы на 2022 год и каким документом ввести его в действие, расскажем в материале. Также мы поясним, обязательно ли переустанавливать его каждый год и чем грозит накопление наличных в кассе сверх лимита.

Нормативная база

При оформлении и учете кассовых операций образовательные учреждения должны руководствоваться порядком ведения кассовых операций в РФ, установленным ЦБ РФ (п. 167 Инструкции № 157н).

В настоящее время такой порядок утвержден Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У, которым, в частности, предусмотрено требование о накоплении денежной наличности в кассе в пределах установленного лимита.

Остаток денежной наличности на конец дня указывается в кассовой книге (ф. 0504514) по завершении всех операций и закрытии кассы. И этот остаток не должен превышать установленный лимит кассы.

Лимит кассы

Лимит остатка наличных денег в кассе – это максимально допустимая сумма, которая может находиться в кассе учреждения на конец рабочего дня. Вся наличность, превышающая данный лимит, подлежит сдаче в банк для последующего зачисления на счет учреждения.

Лимит кассы учреждение устанавливает самостоятельно, исходя из характера своей деятельности, а также с учетом объемов поступлений и выдач наличных средств.

Если у учреждения имеются обособленные подразделения, кассовый лимит устанавливается в следующем порядке (п. 2 Указания № 3210-У):

– для подразделений, которые сдают наличные деньги на счет учреждения, определяется отдельный лимит кассы;
– если подразделения сдают наличные деньги в кассу учреждения, то учитываются лимиты обособленных подразделений.

Лимит кассы устанавливается соответствующим распорядительным документом. Чаще всего – это приказ руководителя учреждения.

Обратите внимание: срок, в течение которого действует утвержденный лимит кассы, не регламентирован ни Указанием № 3210-У, ни другими документами Банка России. В связи с этим лимит кассы учреждение может установить как на определенный срок, продолжительность которого определяется руководителем исходя из интересов учреждения и ожидаемых объемов поступлений наличности (например, на год), так и бессрочно.

Установленный лимит учреждение вправе изменить в любое время (например, если изменился объем поступлений наличных денег за оказанные услуги (выполненные работы, проданные товары) или выдачи наличных денег) – никаких законодательных ограничений на этот счет не предусмотрено. Обновлять данный показатель можно ежеквартально или ежемесячно, если это действительно необходимо для деятельности учреждения и соблюдения кассовой дисциплины. И наоборот, если действующий лимит не приводит к нарушениям кассовой дисциплины, его можно не менять годами – никаких штрафных санкций за это не последует. Лимит кассы считается бессрочным, если в приказе руководителя не установлен срок его действия.

Отметим: если лимит остатка кассы в учреждении не установлен вовсе, считается, что он равен нулю. Это значит, что на конец рабочего дня в кассе учреждения не должно оставаться ни копейки, все наличные деньги должны быть сданы в банк на счет учреждения. В таком случае наличие любых денег в кассе будет считаться нарушением кассовой дисциплины, предусматривающим штрафные санкции.

Чем чревато превышение лимита кассы?

Накопление наличных денег в кассе сверх установленного лимита допускается в следующих случаях (п. 2 Указания № 3210-У):

– в дни различных выплат работникам (заработной платы, отпускных, стипендий, пособий и др.). При этом выплаты должны быть произведены в течение 5 рабочих дней, включая день, в котором получены денежные средства на эти нужды со счета (п. 6.5 Указания № 3210-У);
– в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения в эти дни кассовых операций.

В других случаях превышение лимита кассы является нарушением порядка ведения кассовой дисциплины, за которое предусмотрена административная ответственность в виде штрафа (ст. 15.1 КоАП РФ):

– для должностных лиц – в размере от 4 000 до 5 000 руб.;
– для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Заметим: при выявлении административных правонарушений, связанных с накоплением в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС России от 17.08.2017 № СА-4-20/16322).

Правила расчета лимита кассы

Указание № 3210-У предусматривает два варианта расчета лимита кассы:

– первый – исходя из объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема поступлений наличной выручки);
– второй – исходя из объема выдачи наличных денег (для вновь созданного учреждения – исходя из ожидаемого объема выдачи наличных денег).

Учреждение вправе выбрать любой из этих вариантов.

Сумму установленного лимита кассы учреждение должно утвердить. Для этого, как правило, оформляется приказ в произвольной форме. Но в обязательном порядке этот документ должен содержать следующие сведения:

– дата, с которой действует установленный лимит;
– размер лимита;
– список лиц, ответственных за соблюдение кассовой дисциплины;
– экономическое обоснование (расчет).

Расчет лимита кассы по наличной выручке

Расчет лимита кассы исходя из объема выручки производится по следующей формуле:

L = V / P x Nc, где:

L – лимит остатка наличных денег, руб.;
V – объем наличной выручки за расчетный период, руб.;
P – расчетный период (рабочие дни), за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Здесь могут учитываться периоды пиковых объемов наличных поступлений, а также динамика объемов поступлений наличности за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней учреждения;
Nc – период времени между днями сдачи в банк поступившей наличной выручки от 1 рабочего дня до 7 рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – до 14 рабочих дней. При определении указанного периода могут учитываться местонахождение, организационная структура, специфика деятельности учреждения (например, сезонность работы, режим рабочего времени).

К сведению: лимит кассы определяется в рублях. Для округления лимита наличных до рубля применяются правила математики: сумма меньше 50 копеек отбрасывается, а сумма в 50 копеек и больше округляется до полного рубля (см. Письмо ФНС России от 06.03.2014 № ЕД-4-2/4116@).

Пример 1.

Образовательное учреждение приняло решение рассчитывать лимит кассы исходя из объемов наличной выручки от оказания услуг.

Учреждение выбрало для расчета трехмесячный период с октября по декабрь 2021 года (63 рабочих дня). Объем поступлений, учитываемых при расчете, составил 906 340 руб. Период времени между днями сдачи в банк наличной выручки – 3 рабочих дня.

Лимит кассы учреждения в данном случае составит 43 159 руб. (906 340 руб. / 63 раб. дн. x 3 раб. дн.).

Расчет лимита кассы по объему выдачи наличных средств

Если размеры наличной выручки незначительны, выгоднее будет определить лимит кассы исходя из объема выдачи наличных денег. В этом случае применяется следующая формула:

L = R / P x Nn, где:

L – лимит остатка наличных денег, руб.;
R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период, руб.;
P – расчетный период, определяемый учреждением, за который учитывается объем выдач наличных денег, в рабочих днях. При его исчислении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет. Расчетный период составляет не более 92 рабочих дней учреждения;
Nn – период времени между днями получения по денежному чеку в банке учреждением наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и осуществления других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период времени не должен превышать 7 рабочих дней, а при расположении учреждения в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней.

Пример 2.

Образовательное учреждение приняло решение рассчитывать лимит кассы исходя из объема выдачи наличных денег на оплату товаров, работ, услуг, приобретаемых для нужд учреждения.

Учреждение выбрало для расчета трехмесячный период с октября по декабрь 2021 года (63 рабочих дня). Объем выплат наличных денег за расчетный период (за исключением заработной платы и других выплат) – 112 878 руб. Период времени между днями получения наличных денег по денежному чеку в банке – 5 рабочих дней.

Лимит кассы учреждения в данном случае равен 8 959 руб. (112 878 руб. / 63 раб. дн. x 5 раб. дн.).

Обратите внимание: помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. В соответствии с этим документом организациям разрешено расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

– зарплаты сотрудникам;
– страховых возмещений по договорам страхования;
– вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания № 5348-У);
– подотчетных средств;
– денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

Наличные, сданные подотчетным лицом в кассу по ранее выданному авансу, учреждение не может расходовать по своему усмотрению. Указанные средства необходимо сдать в банк для зачисления на счет. Это следует из п. 1 Указания № 5348-У, Письма ЦБ РФ от 09.07.2020 № 29-1-1-ОЭ/10561.

* * *

Максимально допустимая сумма наличных денег, подлежащих хранению в кассе учреждения, называется лимитом кассы. Указанием № 3210-У определены два варианта его расчета: первый – по суммам наличной выручки, второй – по объему расходования наличных денег из кассы. Учреждение вправе самостоятельно выбрать один из них.

Утверждается лимит кассы на основании приказа руководителя учреждения. Частота изменения лимита кассы также определяется волей учреждения. Если лимит кассы не установлен, то считается, что он равен нулю и учреждение не имеет права хранить наличные деньги в кассе на конец дня.

За накопление наличных сверх лимита ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрены административные штрафы для учреждения и его должностных лиц.

Указанием № 3210-Уустановленыслучаи, когда сумма наличных может превысить лимит кассы, – это допустимо в дни выдачи заработной платы, отпускных, стипендий, пособий и других выплат работникам, а также в выходные и нерабочие праздничные дни, если учреждение ведет деятельность в эти дни.

Тарасова Е.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»