В настоящее время депонирование зарплаты, стипендий и других выплат не предусмотрено положениями Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Требование о проставлении в расчетно-платежной (платежной) ведомости отметки о депонировании не выданных в срок наличных денег утратило силу еще 30.11.2020 (см. абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У в прежней редакции). Что теперь делать с деньгами, которые не получены в срок? Надо ли вести учет депонентской задолженности на счете 0 304 02 000? Подробности читайте далее.
Депонирование никто не отменял!
Ранее при наличии в кассе не полученных в срок выплат заработной платы, стипендий и других сумм кассиру в последний день их выдачи следовало совершить следующие действия:
– в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставить оттиск печати (штампа) или сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги;
– подсчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию;
– сверить указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости);
– проставить свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передать ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю).
Такие требования содержались в абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У до внесения в него изменений, предусмотренных Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У, которое вступило в силу 30.11.2020.
После этого многие бухгалтеры стали задаваться вопросом: надо ли вообще депонировать не полученные в срок выплаты, а также вести их учет на счете расчетов с депонентами? Давайте разбираться.
Депонирование выплат предполагает отражение их как неполученных в учетных документах и бухгалтерском (бюджетном) учете. Причем это касается только выплат, которые выдаются из кассы наличными.
Действующие положения инструкций по организации и ведению учета в образовательных учреждениях предусматривают использование счета 0 304 02 000 «Расчеты с депонентами» для отражения сумм оплаты труда, стипендий, пособий, пенсий, компенсаций, не полученных в установленный срок (п. 270 Инструкции № 157н, п. 107 Инструкции № 162н, п. 137 Инструкции № 174н, п. 165 Инструкции № 183н).
Продолжительность срока выдачи наличных денег на указанные выплаты определяется руководителем учреждения и не может превышать пяти рабочих дней (включая день получения наличных денег со счета) (пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У).
Бухгалтерские записи по отражению в учете операций по депонированию выплат формируются на основании расчетно-платежной (ф. 0504401) или платежной (ф. 0504403) ведомости, а также реестра депонированных сумм (ф. 0504047). Об этом говорится и в инструкциях по ведению бухгалтерского учета, и в Приказе Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н, которым установлен порядок формирования названных документов.
Согласно ему в формах расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) предусмотрено проставление кассиром напротив фамилий работников и иных лиц, которые не получили зарплату, стипендию и другие выплаты в предусмотренный срок, отметки «Депонировано».
Таким образом, исключение аналогичных норм из абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания ЦБ РФ № 3210-У не влияет на порядок заполнения названных ведомостей. В них по-прежнему приводится информация о суммах, которые подлежат депонированию и отнесению на счет 0 304 02 000.
Далее хотелось бы отметить, что учреждение вправе хранить определенные суммы наличных средств в кассе, соблюдая лимит кассы. Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ № 3210-У денежные средства сверх установленного лимита должны быть переданы в банк.
Поэтому если сумма депонированных выплат превышает лимит кассы, то наличные деньги сдаются в банк для зачисления на лицевой счет образовательного учреждения. Внесение средств осуществляется на основании расходного кассового ордера (ф. 0310002), квитанции к объявлению на взнос наличными (п. 92 Инструкции № 162н, п. 114 Инструкции № 174н, п. 117 Инструкции № 183н).
Отражение выплат в составе депонентской задолженности
Операции по депонированию сумм заработной платы, стипендий и иных выплат, не полученных работниками (учащимися) в установленный срок, и зачислению их на лицевой счет отразятся в учете следующими записями:
|
Содержание операции |
Казенные учреждения |
Бюджетные и автономные учреждения |
||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
|
Отражено депонирование не полученной в срок выплаты |
1 302 хх 837 |
1 304 02 737 |
0 302 хх 837 |
0 304 02 737 |
|
Внесена депонированная выплата из кассы на лицевой счет учреждения |
1 210 03 561 |
1 201 34 610 |
0 210 03 561 |
0 201 34 610 |
|
Зачислена сумма депонированной выплаты на лицевой счет учреждения |
1 304 05 211 |
1 210 03 661 |
0 201 11 510 |
0 210 03 661 |
* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус (п. 367 Инструкции № 157н).
Аналитический учет депонированных сумм организуется в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) в порядке, предусмотренном в учетной политике для ведения учета обязательств по выплатам на соответствующих счетах аналитического учета счета 0 302 00 000 «Расчеты по принятым обязательствам». А учет операций по счету 0 304 02 000 ведется в журнале операций расчетов по оплате труда, денежному довольствию и стипендиям (ф. 0504071) (п. 271 Инструкции № 157н).
Пример 1.
Университет, имеющий статус автономного учреждения, выдает стипендию своим студентам через кассу. В установленный срок один из студентов не явился за ее получением по причине болезни. Сумма стипендии в размере 5 000 руб. была депонирована и в дальнейшем перечислена на лицевой счет учреждения.
Выплата стипендий в автономных образовательных учреждениях осуществляется за счет средств целевых субсидий и отражается по КВР 340 «Стипендии» в увязке с подстатьей 296 «Иные выплаты текущего характера физическим лицам» КОСГУ (п. 48.3.4 Порядка № 85н, п. 10.9.6 Порядка № 209н).
В бухгалтерском учете отражены следующие записи:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Начислена стипендия |
5 401 20 296 |
5 302 96 737 |
5 000 |
|
Депонирована не полученная в срок стипендия |
5 302 96 837 |
5 304 02 737 |
5 000 |
|
Внесена депонированная стипендия из кассы на лицевой счет учреждения |
5 210 03 561 |
5 201 34 610 |
5 000 |
|
Зачислена сумма депонированной выплаты на лицевой счет учреждения |
5 201 11 510 |
5 210 03 661 |
5 000 |
* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус.
Пример 2.
В установленный срок для выплаты заработной платы работник казенного образовательного учреждения не явился. В это время он находился в служебной командировке. Сумма зарплаты в размере 25 000 руб. была депонирована и в дальнейшем перечислена на лицевой счет учреждения.
Расходы на выплату заработной платы работникам образовательных учреждений отражаются по КВР 111 «Фонд оплаты труда учреждений» в увязке с подстатьей 211 «Заработная плата» КОСГУ (п. 48.1.1.1 Порядка № 85н, п. 10.1.1 Порядка № 209н).
В бюджетном учете необходимо отразить следующие записи:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Отражено депонирование не полученной в срок суммы заработной платы |
1 302 11 837 |
1 304 02 737 |
|
Внесена депонированная сумма заработной платы из кассы на лицевой счет учреждения |
1 210 03 561 |
1 201 34 610 |
|
Зачислена сумма депонированной заработной платы на лицевой счет учреждения |
1 304 05 211 |
1 210 03 661 |
* Запись по указанному забалансовому счету производится со знаком минус.
Выдача депонированных сумм
Работник (иной получатель) вправе обратиться к учреждению за депонированной выплатой (лично или через представителя) в любое время. Срок обращения законодательством не ограничен.
На практике не полученные в срок выплаты выдаются:
– в день обращения, если в кассе учреждения имеется достаточная сумма наличных денежных средств;
– в разумный срок, согласованный с получателем и учреждением, необходимый для получения наличных денежных средств из банка.
Депонированные суммы числятся на счете 0 304 02 000 в течение всего срока исковой давности, который в общем случае составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ).
Выдача депонированных сумм осуществляется по расходному кассовому ордеру. Его реквизиты вносятся в соответствующую строку книги аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048).
В случае смерти получателя депонированные суммы выдаются членам его семьи или лицу, находившемуся на иждивении умершего на день его смерти (ст. 141 ТК РФ, п. 1 ст. 1183 ГК РФ).
Факт нахождения на иждивении можно подтвердить справкой, выданной ЖКС, ТСЖ, ЖСК, местной или сельской администрацией, либо путем обращения в суд для установления факта нахождения на иждивении. Родство подтверждается соответствующим документом (свидетельством о браке, рождении) и документом, удостоверяющим личность. Указанные граждане вправе обратиться к работодателю за получением средств в течение четырех месяцев со дня открытия наследства.
В учете образовательного учреждения операции по выдаче депонированных сумм отразятся следующим образом:
|
Содержание операции |
Казенные учреждения |
Бюджетные и автономные учреждения |
||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
|
Списаны денежные средства с лицевого счета |
1 210 03 561 |
1 304 05 ххх |
0 210 03 561 |
0 201 11 610 |
|
Получены денежные средства в кассу учреждения |
1 201 34 510 |
1 210 03 661 |
0 201 34 510 |
0 210 03 661 |
|
Выданы депонированные суммы из кассы учреждения |
1 304 02 837 |
1 201 34 610 |
0 304 02 837 |
0 201 34 610 |
Пример 3.
Воспользуемся условиями примера 1. Предположим, что после выздоровления студент обратился в учреждение за выплатой ему депонированной стипендии. Денежные средства были сняты с лицевого счета и выданы наличными через кассу.
В бухгалтерском учете отражены следующие записи:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Списаны денежные средства с лицевого счета учреждения для расчетов со студентом |
5 210 03 561 |
5 201 11 610 |
5 000 |
|
Получены денежные средства в кассу учреждения |
5 201 34 510 |
1 210 03 661 |
5 000 |
|
Выдана депонированная стипендия из кассы учреждения |
5 304 02 837 |
5 201 34 610 |
5 000 |
Списание невостребованных сумм
Невостребованные депонированные суммы после истечения срока исковой давности подлежат списанию с учета по результатам инвентаризации на основании приказа руководителя учреждения. Эта операция оформляется бухгалтерской справкой (ф. 0504833) с отнесением указанных сумм на финансовый результат деятельности учреждения.
Списание с балансового учета не востребованной в течение срока исковой давности задолженности по депонированным суммам одновременно отражается на забалансовом счете 20 «Задолженность, не востребованная кредиторами» (п. 371 Инструкции № 157н).
К сведению: в случае наличия документов, подтверждающих смерть получателя депонированных выплат, а также при отсутствии требований со стороны наследников бухгалтерская запись по забалансовому счету 20 не производится.
С забалансового учета задолженность списывается на основании решения комиссии (инвентаризационной комиссии) учреждения в порядке, установленном:
– для казенных учреждений – главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета);
– для бюджетных (автономных) учреждений, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством, – актом учреждения в рамках формирования учетной политики.
При предъявлении кредитором (получателем выплат) своих требований ранее списанная с баланса невостребованная задолженность списывается с забалансового учета и отражается в балансовом учете на соответствующих аналитических счетах учета обязательств.
Операции по списанию и восстановлению депонентской задолженности отражаются в учете следующими корреспонденциями счетов:
|
Содержание операции |
Казенные учреждения |
Бюджетные и автономные учреждения |
||
|
Дебет |
Кредит |
Дебет |
Кредит |
|
|
Списана невостребованная депонентская задолженность по истечении срока исковой давности |
1 304 02 837 |
1 401 10 173 |
0 304 02 837 |
0 401 10 173 |
|
Восстановлена на балансе депонентская задолженность при предъявлении требований кредитором (получателем выплат) |
1 401 10 173 |
1 304 02 737 |
0 401 10 173 |
0 304 02 737 |
|
Списана задолженность с забалансового учета по решению комиссии учреждения |
– |
Забалансовый счет 20 |
– |
Забалансовый счет 20 |
Пример 4.
По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в бюджетном образовательном учреждении, выявлена кредиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, числящаяся на депоненте по КФО 2 в сумме 1 220 руб. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.
В бухгалтерском учете отражена следующая запись:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Списана невостребованная депонентская задолженность по истечении срока исковой давности |
2 304 02 837 |
2 401 10 173 |
1 220 |
* * *
Как видим, порядок депонирования заработной платы, стипендий и других выплат не изменился. Депонированные суммы, не полученные работниками (учащимися) в срок, отражаются по кредиту счета 0 304 02 000, а по дебету – их выдача получателям выплат.
Выдача выплат из кассы образовательного учреждения должна производиться на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401) или платежной ведомости (ф. 0504403). В правилах заполнения этих документов предусмотрено проставление кассиром напротив фамилий работников, которые не получили зарплату в установленный срок, отметки «Депонировано». Для обобщения сведений о не выплаченных в срок суммах на основании этих документов формируется реестр депонированных сумм (ф. 0504047).
Если депонированные суммы по выплатам превышают установленный лимит кассы, то наличные денежные средства сдаются в банк с последующим перечислением их на лицевой счет учреждения.
За выдачей депонированных сумм работник (иной получатель) вправе обратиться (лично или через представителя) в любое время.
Депонированные суммы числятся на балансе образовательного учреждения в течение всего срока исковой давности, который в общем случае составляет три года. После истечения этого срока они подлежат списанию с учета по результатам инвентаризации на основании приказа руководителя учреждения.
Ершов Ю.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»