Инкассация денежной наличности

Бюджетное учреждение заключило с кредитной организацией договор на инкассацию денежной наличности. Какими документами необходимо руководствоваться при внесении наличных денежных средств в банк с последующим зачислением их на лицевой счет учреждения, открытый в территориальном органе Федерального казначейства? Как осуществляется передача наличных средств инкассаторам? Как отражаются в бухгалтерском учете такие операции?

Бюджетное учреждение вправе сдавать наличные деньги в банк или в организацию, входящую в систему ЦБ РФ, осуществляющую перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег, операции по приему, пересчету, сортировке, формированию и упаковке наличных денег клиентов банка, для зачисления их сумм на банковский счет (п. 3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

При этом необходимо отметить, что бюджетное учреждение, лицевые счета которому открыты в органе Федерального казначейства, вправе заключить договор на осуществление инкассаторских услуг, при условии, что инкассируемые суммы наличных денег бюджетного учреждения в соответствии с условиями указанного договора будут внесены инкассаторскими работниками на счет 40116, без зачисления указанных сумм на счета кредитных организаций, оказывающих инкассаторские услуги (Письмо Минфина РФ от 16.12.2013 № 02-03-007/55345).

Для справки: в силу Положения ЦБ РФ от 27.02.2017 № 579-П счет 40116 предназначен для учета денежных средств на банковских счетах органов, осуществляющих открытие и ведение лицевых счетов получателей средств бюджетов и организаций, не являющихся участниками бюджетного процесса, для выдачи и внесения наличных денег и осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт.

Территориальные органы Федерального казначейства заключают договор банковского счета с ЦБ РФ или кредитной организацией (далее при совместном упоминании – банк) на открытие и обслуживание счета 40116 (п. 4 Правил обеспечения наличными денежными средствами и денежными средствами, предназначенными для осуществления расчетов по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, участников системы казначейских платежей, утвержденных Приказом Федерального казначейства от 15.05.2020 № 22н (далее – Правила № 22н).

Нормативно-правовые акты

При внесении учреждением наличных денежных средств на счет 40116 через инкассаторскую службу с последующим зачислением их на лицевой счет учреждения, открытый в территориальном органе Федерального казначейства, необходимо руководствоваться:

– Правилами № 22н;
– Положением о порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации, утвержденным ЦБ РФ 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П);
– Положением ЦБ РФ от 06.10.2020 № 735-П «О ведении Банком России и кредитными организациями (филиалами) банковских счетов территориальных органов Федерального казначейства»;
– Указанием ЦБ РФ от 30.07.2014 № 3352-У «О формах документов, применяемых кредитными организациями на территории Российской Федерации при осуществлении кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России, банкнотами и монетой иностранных государств (группы иностранных государств), операций со слитками драгоценных металлов, и порядке их заполнения и оформления».

Согласно п. 42 Правил № 22н взнос клиентом наличных денег на счет 40116 через службу инкассации и последующее зачисление их на лицевой счет учреждения осуществляется в соответствии с требованиями вышеуказанных нормативных актов.

Передача наличных средств инкассаторам

При передаче наличных денежных средств из кассы учреждения инкассаторам необходимо оформить расходный кассовый ордер (ф. 0310002) (далее – РКО). При оформлении РКО на сумму инкассируемых наличных денег необходимо учитывать особенности заполнения следующих строк:

– в строке «Выдать» указываются фамилия, имя, отчество (при наличии) работника учреждения, сформировавшего и передающего инкассаторским работникам кредитной организации сумку с наличными деньгами (Письмо ЦБ РФ от 16.10.2015 № 29-1-1-ОЭ/4065);
– в строке «Основание» можно указать «Для передачи в банк через инкассаторскую службу и зачисления на лицевой счет учреждения»;
– в строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.

На основании РКО на дату его составления формируется запись в кассовой книге (ф. 0504514).

Сумки с наличными деньгами, подлежащие сдаче в банк, упаковываются кассовым работником учреждения таким образом, чтобы их вскрытие было невозможно без видимых следов нарушения целости упаковки.

На сумку с наличными деньгами, подлежащую сдаче в банк, составляются:

1) препроводительная ведомость к сумке (ф. 0402300) – вкладывается в сумку с наличными деньгами (п. 4.2 Положения № 630-П);

2) накладная к сумке (ф. 0402300) – передается инкассаторам для представления в банк вместе с сумкой с наличными деньгами (п. 9.5 Положения № 630-П);

3) квитанция к сумке (ф. 0402300) – передается инкассаторам для проставления ими подписи, штампа и даты приема сумки с наличными средствами после надлежащей проверки документов и целостности сумки. Даная квитанция остается в учреждении (п. 9.6 Положения № 630-П).

Перед получением в учреждении сумки с наличными деньгами инкассаторский работник должен предъявить кассовому работнику учреждения доверенность на перевозку наличных денег, инкассацию наличных денег и документы, удостоверяющие личность, или по согласованию с клиентом служебные удостоверения (п. 9.5 Положения № 630-П).

Кассовый работник организации предъявляет инкассаторскому работнику образец упаковки, передает сумку с наличными деньгами, а также накладную к сумке (ф. 0402300) и квитанцию к сумке (ф. 0402300).

Инкассатор в присутствии кассира должен проверить целость упаковки, соответствие сумки имеющемуся образцу упаковки, правильность заполнения документов, в том числе указанных в них сумм и номера сумки (п. 9.6 Положения № 630-П).

Зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения

Согласно п. 44 Правил № 22н Территориальный орган Федерального казначейства на основании выписки и информации, содержащейся в приложенной накладной к сумке (ф. 0402300), не позднее дня, следующего за днем получения выписок банка, формирует платежные документы на перечисление денежных средств со счета 40116 на единый казначейский счет с последующим отражением этих операций на лицевом счете учреждения и передает их в банк.

Обратите внимание: если из информации, указанной в накладной к сумке (ф. 0402300), невозможно определить казначейский счет (лицевой счет клиента), на который должны быть зачислены внесенные денежные средства, территориальный орган Федерального казначейства не позднее 10 рабочих дней со дня поступления денежных средств перечисляет поступившие денежные средства на единый казначейский счет для последующего уточнения вида и принадлежности платежа в соответствии с Порядком казначейского обслуживания, утвержденным Приказом Федерального казначейства от 14.05.2020 № 21н.

Отражение операций в бухгалтерском учете

При передаче наличных денежных средств из кассы учреждения инкассаторам и последующем зачислении этих средств на лицевой счет учреждения в бухгалтерском учете бюджетного учреждения отражаются следующие операции:

1. Выбытие денежных средств из кассы учреждения при передаче их инкассаторам (п. 77 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 201 23 510

Кредит счета 0 201 34 610

2. Поступление (зачисление) на лицевой счет учреждения инкассированных наличных денег:

а) если денежные средства перечисляются в один операционный день (п. 78 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 201 11 510

Кредит счета 0 201 23 610

б) если денежные средства перечисляются не в один операционный день, в учете отражается:

– поступление на счет 40116 денежных средств, не зачисленных на лицевой счет учреждения в один операционный день (п. 78 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 210 03 561

Кредит счета 0 201 23 610

– зачисление денежных средств на лицевой счет учреждения (п. 115 Инструкции № 174н):

Дебет счета 0 201 11 510

Кредит счета 0 210 03 661

По указанным операциям одновременно составляются записи по забалансовым счетам 17, 18 (по статьям 510, 610 КОСГУ соответственно).

Пример.

Выручка бюджетного учреждения, принятая в кассу от оказания платных услуг в сумме 695 000 руб., передана инкассаторским работникам для внесения средств в банк на счет 40116 с последующим зачислением на лицевой счет, открытый в ТОФК. Денежные средства зачислены на лицевой счет в один операционный день.

Допустим, согласно договору с банком стоимость инкассаторских услуг в текущем месяце составила 10 000 руб. В учетной политике учреждения предусмотрено, что расходы на оплату банковских услуг включаются в состав общехозяйственных расходов. Все операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.

В бухгалтерском учете отражены следующие операции:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.
Поступили наличные средства в кассу учреждения за оказанные платные услуги	2 201 34 510 Забалансовый счет 17 (подстатья 130 КОСГУ)	2 205 31 667	695 000
Отражена передача наличных средств инкассаторам	2 201 23 510 Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)	2 201 34 610 Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)	695 000
Зачислены денежные средства на лицевой счет учреждения	2 201 11 510 Забалансовый счет 17 (статья 510 КОСГУ)	2 201 23 610 Забалансовый счет 18 (статья 610 КОСГУ)	695 000
Произведена оплата инкассаторских услуг	2 302 26 835	2 201 11 610 Забалансовый счет 18 (подстатья 226 КОСГУ)*	10 000
Начислены расходы на оплату инкассаторских услуг	2 109 80 226	2 302 26 735	10 000

* Согласно Порядку № 209н расходы на оплату инкассаторских услуг относятся на подстатью 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ.

Сизонова О.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»