Соблюдение порядка ведения кассовых операций аптеками

Аптечные организации, как и предприятия иных отраслей с большим количеством ежедневных розничных продаж за наличные, должны внимательно следить за соблюдением порядка ведения кассовых операций. Хотя все больше покупателей предпочитает оплате наличными оплату банковскими картами, количество наличных продаж еще остается чрезвычайно высоким.

Надо иметь в виду, что штраф за несоблюдение названного порядка может ощутимо ударить по бюджету аптеки.

Согласно п. 1 ст. 15.1 КоАП РФ нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение на должностных лиц административного штрафа в размере от 4 000 до 5 000 руб., а на юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Вот сравнительно недавний пример – Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 18.10.2017 № 09АП-43542/2017 по делу № А40-95784/17.

При проведении проверки одной из аптек аптечной сети налоговиками было выявлено нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в несоблюдении порядка хранения наличных денежных средств и накоплении в кассе наличных денег сверх установленного лимита на общую сумму 124 753,12 руб. На основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ в отношении сети было назначено административное наказание в виде штрафа в размере 40 000 руб. В частности, налоговики установили и суд подтвердил, что сеть неверно рассчитала лимит остатка наличных денег в кассе для этой аптеки.

О лимите остатка

Согласно п. 2 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее – Указание) для ведения операций по приему наличных денег, включающих их пересчет, по выдаче наличных денег юридическое лицо распорядительным документом устанавливает максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица, после выведения в кассовой книге (ф. 0310004) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня.

К сведению: индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства (включая организации) лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

Юридическое лицо самостоятельно определяет лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию, исходя из характера его деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Оно хранит на банковских счетах денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег, являющиеся свободными денежными средствами.

Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх этого лимита допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплат социального характера, включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

В других случаях накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Как определить лимит остатка?

В приложении к Указанию подробно расписано, как рассчитать лимит остатка, и предложено два варианта такого расчета.

В первом случае надо учесть объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги. Вновь созданное юридическое лицо использует для расчета ожидаемый объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Расчет ведется по довольно простой формуле:

L = V / P x Nc, где:

Показатель	Значение
L	Лимит остатка наличных денег в рублях
V	Объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях. Юридическое лицо, в состав которого входят обособленные подразделения, определяет этот объем с учетом наличных денег, принятых за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, обособленными подразделениями, за исключением случая, преду­смотренного в абз. 4 п. 2 Указания*
P	Расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается названный объем поступлений, в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов поступлений наличных денег, а также динамика объемов поступлений наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет, расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица)**
Nc	Период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях. Названный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nc определяется после прекращения действия непреодолимой силы

* То есть если подразделение юридического лица, по месту нахождения которого оборудуется обособленное рабочее место (рабочие места), сдает наличные деньги на банковский счет, открытый юридическому лицу в банке. Тогда лимит остатка наличных денег такому подразделению устанавливается в порядке, предусмотренном Указанием для юридического лица.

** Отсюда, по нашему мнению, видно, что вновь созданным юридическим лицом в рассматриваемых целях можно считать то, которое функционирует менее 92 рабочих дней на момент расчета лимита.

Те, кто выберут второй вариант расчета, должны учесть объем выдач наличных денег (вновь созданное юридическое лицо – ожидаемый объем выдач наличных денег), за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам.

И здесь формула весьма проста:

L = R / P x Nn, где:

Показатель	Значение
L	Лимит остатка наличных денег в рублях
R	Объем выдач наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, за расчетный период в рублях. Юридическим лицом, в состав которого входят обособленные подразделения, при определении объема выдач наличных денег учитываются наличные деньги, хранящиеся в этих обособленных подразделениях, за исключением случая, предусмотренного в абз. 4 п. 2 Указания
P	Расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (при его определении могут учитываться периоды пиковых объемов выдач наличных денег, а также динамика объемов выдач наличных денег за аналогичные периоды прошлых лет, расчетный период составляет не более 92 рабочих дней юридического лица)
Nn	Период времени между днями получения по денежному чеку в банке юридическим лицом наличных денег, за исключением сумм наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам, в рабочих днях. Указанный период не должен превышать семи рабочих дней, а при расположении юридического лица в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – 14 рабочих дней. В случае действия непреодолимой силы Nn определяется после прекращения действия непреодолимой силы

Ошибка аптечной сети

Сеть выбрала первый вариант расчета. Расчет лимита, равного 359 793 руб. 50 коп., закреплен в приказе на 2017 год (от 31.12.2016).

Но согласно этому же приказу она расчетным периодом определила три рабочих дня с 26.12.2016 по 28.12.2016, в течение которых выручка составила 196 251 руб.

А вот периодом времени между днями сдачи в банк данной аптекой наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, она назвала 3,5 рабочих дня.

Тем не менее за показатель Nc она приняла величину не 3,5, а 5,5 – так как сочла необходимым учесть время на размен и инкассацию.

Инспекция установила: исходя из данных, указанных в упомянутом приказе, подготовленном сетью, лимит кассы должен на самом деле составить 228 959 руб. 50 коп. (196 251 руб. / 3 дня х 3,5 дня). Суд с этим согласился.

Получилось, что лимит был превышен за проверенный период несколько раз. Например, 02.03.2017 остаток наличных денег в кассе составил 289 683 руб. 93 коп. Превышение в этот день составило 60 724 руб. 43 коп.

Что касается времени на размен и инкассацию: арбитры указали, что данное время не может браться в расчет при определении показателя Nc, поскольку это противоречит Указанию. Они также отметили, что данное нарушение не является малозначительным. Поэтому к нему неприменима ст. 2.9 КоАП РФ, согласно которой при малозначительности совершенного административного правонарушения судья, орган, должностное лицо, уполномоченные решить дело об административном правонарушении, могут освободить лицо, совершившее административное правонарушение, от административной ответственности и ограничиться устным замечанием.

В таком случае штраф должен быть назначен, хотя бы и в минимальном размере (в данной ситуации – в размере 40 000 руб.). И правомерность его назначения была подтверждена в Определении ВС РФ от 19.01.2018 № 305-АД17-20944 по делу № А40-95784/2017.

* * *

Большой ежедневный оборот наличных денег разного номинала действительно требует от аптек значительных затрат времени на их размен и инкассацию. Надо таким образом строить график сдачи наличных в банк, чтобы успеть произвести размен и инкассировать их.

Указанием вполне определенно установлены несколько ситуаций, при наличии которых накопление сверхлимитных средств допускается, а также период, по истечении которого сдача наличных в банк обязательна.

Размен и инкассация денежных средств в эти ситуации не включены. Не должны также данные операции и выходить за пределы названного периода. Если это не предусмотреть, можно получить штраф в соответствии с ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ.

Подкопаев М. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»