Курс ЦБ на 25 июня 2021 года
EUR: 86.3283 USD: 72.326 КЛЮЧЕВАЯ СТАВКА 5.5%
(499) 921-02-35
с 8:30 до 17:30
Узнать о системе больше

Учет представительских расходов бюджетным учреждением

В материале рассмотрен порядок отражения представительских расходов в бухгалтерском и налоговом учете.

Перечень представительских расходов

Содержание известного термина «представительские расходы» в Инструкции № 157н не раскрыто. Чтобы установить, какие расходы следует относить к представительским, обратимся к нормам налогового законодательства.

В соответствии с п. 2 ст. 264 НК РФ к представительским относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание:

– представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания сотрудничества;
– участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

Кроме того, в данном пункте приведен подробный (насколько возможно) перечень расходов, относящихся к представительским:

– расходы на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) для указанных лиц, а также официальных лиц организации-налогоплательщика, участвующих в переговорах;
– расходы на транспортную доставку этих лиц к месту проведения представительского мероприятия и (или) заседания руководящего органа и обратно;
– расходы на буфетное обслуживание во время переговоров;
– оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика, по обеспечению перевода во время проведения представительских мероприятий.

Для справки: как отмечается в письмах Минфина РФ от 21.09.2020 № 03-03-07/82582, от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120, конкретный состав расходов на проведение официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия) положениями НК РФ не регламентирован. Важно, чтобы произведенные расходы были экономически оправданны и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ).

Например, специалисты финансового ведомства считают, что к представительским расходам относятся также расходы на проведение переговоров с физическими лицами – фактическими или потенциальными клиентами организации (Письмо от 05.07.2019 № 03-03-06/1/49848). При этом в перечне продуктов питания, приобретаемых для проведения официального приема (завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия), могут присутствовать в том числе спиртные напитки (Письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120).

К сведению: между тем необходимо отметить, что при проведении подобного мероприятия не признаются представительскими расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. На это прямо указано в п. 2 ст. 264 НК РФ.

Размер представительских расходов

В силу п. 2 ст. 264 НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

Для справки: сумма расходов на оплату труда при исчислении указанной нормы устанавливается исходя из состава расходов на такие цели, определенные на основании ст. 255 НК РФ. В частности, в состав расходов на оплату труда в целях исчисления налога на прибыль включены все суммы, начисленные работникам, в том числе не состоящим в штате организации. Иными словами, перечень этих расходов шире, чем перечень расходов, отражаемых по подстатье 211 «Заработная плата» КОСГУ.

Таким образом, для целей исчисления налога на прибыль представительские расходы являются нормируемыми.

Важно также отметить, что порядок осуществления представительских расходов может быть установлен правовыми актами учредителя (Письмо Минфина РФ от 15.11.2016 № 03-03-05/67325). Поэтому полагаем, что теми же документами могут быть установлены предельные размеры таких расходов, если они осуществляются с привлечением бюджетных средств (в данном случае субсидий, выделенных на выполнение госзадания).

Если представительские расходы осуществляются за счет средств, полученных от оказания платных услуг, рекомендуем придерживаться норматива, установленного п. 2 ст. 264 НК РФ. В этом случае учреждение может учесть произведенные расходы в полном размере при исчислении налога на прибыль.

Документы, подтверждающие расходы

В соответствии с п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом.

В Письме Минфина РФ от 18.02.2021 № 03-03-06/1/11266 разъясняется, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов.

В частности, документами, подтверждающими обоснованность представительских расходов, могут являться (письма Минфина РФ от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288, от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26, от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675):

Подтверждающий документ

Краткое разъяснение

Приказ (распоряжение) руководителя организации

Должен содержать цель мероприятия, состав участников, перечень ответственных за проведение мероприятия лиц и задание по утверждению программы и сметы

Смета представительских расходов

Представляет собой подробный перечень расходов с указанием сумм

Отчет о представительских расходах

В отчете о представительских расходах отражаются:

1) цель представительских мероприятий и результаты их проведения;

2) дата и место проведения;

3) программа мероприятий;

4) состав приглашенной делегации;

5) участники принимающей стороны;

6) величина расходов на представительские цели

Первичные документы

Ими являются кассовые и товарные чеки, акты приема-передачи товаров (оказания услуг) и т. д., авансовый отчет (ф. 0504505) об использовании подотчетных сумм. При заключении договора со сторонней организацией (например, с предприятием общественного питания) документальным подтверждением осуществления представительских расходов будут служить договор с данной организацией, акт выполнения работ (оказания услуг), заказ-счет, счет-фактура

Рекомендуем форму отчета о представительских расходах утвердить в рамках формирования учетной политики учреждения (п. 6 Инструкции № 157н, п. 9 СГС «Учетная политика»).

Отражение расходов в бухгалтерском учете

Представительские расходы бюджетного учреждения в бухгалтерском учете будут отражены:

– по коду вида расходов 244 «Прочая закупка товаров, работ и услуг» (п. 48.2.4.4 Порядка № 85н);
– по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ (п. 10.2.6 Порядка № 209н).

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

1. Бюджетное учреждение вправе учитывать в целях исчисления налога на прибыль расходы на официальный прием представителей других организаций, осуществленные за счет средств от приносящей доход деятельности. Перечень расходов, а также формы документов утверждаются положениями учетной политики.

2. Представительные расходы, произведенные за счет средств КВФО 2:

– не должны превышать 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за отчетный (налоговый) период, понесенных за счет средств, поступивших в учреждение от оказания платных услуг;
– должны быть экономически оправданны и документально подтверждены.

3. При осуществлении представительских расходов за счет средств бюджета необходимо руководствоваться правовыми актами учредителя.

4. Представительские расходы в бухгалтерском учете отражаются по КВР 244 и подстатье 226 КОСГУ.




Зарипова М.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Комментарии (0)
Похожие документы
ДатаНазвание
02.08.2019Бесплатный семинар для партнеров по туристическому и гостиничному бизнесу
13.07.2019Налоговый учет представительских расходов
04.04.2019Документальное подтверждение представительских расходов
07.03.2019Вправе ли организация учесть для целей исчисления налога на прибыль в составе представительских расходов затраты на приобретение продуктов питания и спиртных напитков для официального приема?
20.02.2019Учет представительских расходов
16.02.2019Наличные расчеты: о вычете НДС