Курс ЦБ на 30 ноября 2020 года
EUR: 90.4629 USD: 75.8599 КЛЮЧЕВАЯ СТАВКА 4.25%
(499) 921-02-35
с 8:30 до 17:30
Узнать о системе больше

В редакцию нашего журнала обратилась организация с просьбой разъяснить порядок отражения в учете расчетов с АЗС, когда заправка автомобиля бензином осуществляется водителем посредством применения топливной карты. Учреждение заключило договор с поставщиком топлива, по условиям которого поставщик предоставил учреждению топливную карту. Плата за отпущенное поставщиком топливо производится в конце месяца на основании документов, предоставленных поставщиком. Как отражать расчеты с поставщиком и водителем? Должен ли водитель составлять авансовый отчет и прикладывать к нему чеки заправок? Если должен, то как заполняется авансовый отчет? Ответы на эти и другие вопросы даны в материале.

Топливная карта – пластиковая карта, используемая для автоматизации и оплаты заправки автомобиля на АЗС. Она содержит электронный микрочип, который хранит всю информацию для заправки на АЗС. Топливная карта зачастую имеет установленный в договоре на обслуживание лимит приобретения топлива по ней.Лимит может быть:

– суточным – на топливную карту устанавливается суточный лимит определенного вида топлива в литрах, превысить который нельзя. То есть каждые сутки держателю топливной карты разрешено заправляться конкретным видом топлива в пределах установочного лимита;
– месячным –устанавливается месячная норма отпуска топлива по топливной карте.

Выбор схемы программирования топливной карты обусловливается соглашением сторон контракта (договора). В ходе использования топливной карты возможны замена одной схемы другой или изменение размера суточного (месячного) лимита отпуска топлива в литрах. Изменение работы топливных карт производится на основании заявления покупателя топлива.

Отражение в учете поступления топливной карты и ее выдачи водителю

Учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой. Ранее Минфин предлагал вести учет топливных карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности» (Письмо от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611). Считаем, что положения п. 337 Инструкции № 157н не обязывают учреждение применять именно этот забалансовый счет. В свою очередь, финансовое ведомство в своем Письме от 02.10.2018 № 02-07-10/70752 разъяснило:в случае, когда условиями договора предусмотрено, что транспортная карта является собственностью компании, которая ее выпустила, и служит носителем информации о произведенных авансовых платежах в оплату получаемых услуг, такая транспортная карта не является самостоятельным объектом бухгалтерского учета, учитываемым на балансовых счетах учреждения. По мнению Минфина, в целях учета движения таких карт между ответственными лицами учреждение вправе использовать забалансовый счет, открываемый по аналогии со счетом 03 «Бланки строгой отчетности» (по условной цене – один рубль), специально предназначенный для этого в соответствии с учетной политикой учреждения. Таким образом, для учета топливных карт учреждение вполне может выбрать любой забалансовый счет, за исключением тех, которые содержатся в п. 332 – 394 Инструкции № 157н, и прописать применение этого счета в учетной политике учреждения. Например, учреждение в своей учетной политике может установить, что для учета топливных карт применяет забалансовый счет:

43-1 – для учета поступивших в учреждение топливных карт;
43-2 – для учета топливных карт, выданных водителю для заправки.

Передачу топливных карт водителям можно оформить требованием-накладной (ф. 0504204).

Операции с транспортными картами в учете отразятся следующим образом:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Получена транспортная карта

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Передана транспортная карта водителю

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Закреплена транспортная карта за водителем

Забалансовый счет (установленный учетной политикой учреждения)

Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты с применением счета 0 208 00 000

Согласно методологии учета, установленной Инструкцией № 174н, предложим следующие варианты корреспонденции счетов, которые можно использовать при совершении расчетов по заправке автомобилей топливом посредством применения топливных карт. Схема бухгалтерских записей по этому варианту отражения расчетов будет такой:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Пояснение

Принято к учету топливо, которым был заправлен автомобиль

0 105 33 343

0 208 34 667

Операция совершается на основании авансового отчета (ф. 0504505), составленного водителем, вместе с приложенными к нему чеками АЗС

Отражен в учете отпущенный поставщиком ГСМ при заправке автомобиля на АЗС

0 208 34 567

0 302 34 734

Операция совершается на основании товарной накладной, предоставленной поставщиком топлива в конце месяца

Произведена оплата топлива, отпущенного поставщиком

0 302 34 834

0 201 11 611

Операция совершается на основании счета-фактуры, предоставленной поставщиком

Произведено списание израсходованного топлива

0 109 хх 272

0 105 33 433

Основанием для списания операции является акт списания материальных запасов (ф. 0504230), составленный на основании заполненных водителем путевых листов

Здесь же скажем несколько слов о применении счета 0 208 00 000 в данной корреспонденции счетов. Согласно нормам п. 212 Инструкции № 157н счет 208 00 «Расчеты с подотчетными лицами» предназначен для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет. После заключения договора с нефтяной компаний юридическому лицу выдают нужное количество карт, привязанных к единому счету. Все расчеты, осуществляемые водителем посредством применения на АЗС топливных карт, оказываются под контролем и строго фиксируются. В конце месяца подробная информация о произведенных водителем заправках предоставляется учреждению. Чек, выдаваемый водителю на АЗС, является лишь дополнительным подтверждением того, что заправка была осуществлена. Поскольку топливная карта предоставляет доступ к единому счету, открытому нефтяной компанией в рамках заключенного договора учреждению, считаем возможным использовать счет 0 208 00 при осуществлении обозначенных расчетов.

Еслиучреждение выбирает такую схему бухгалтерских записей, товодитель составляет авансовый отчет (ф. 0504505) ивсе выданные ему на АЗС чеки прикрепляет к нему. Сложность может возникнуть при заполнении титульного листа авансового отчета (ф. 0504505), поскольку в форме отражаются сумма полученного и израсходованного аванса, а также остаток суммы аванса или перерасход по нему. Фактически денежные средства водителю на приобретение бензина не выдаются, когда расчеты осуществляются посредством топливных карт. Тем не менее считаем возможным отражать при заполнении титульного листа авансового отчета данные из кассовых чеков АЗС.

Пример.

Водитель бюджетного учреждения И. Сидоров заправляет автомобиль посредством топливной карты нефтяной компании. В марте в связи с его отпуском и отпуском руководителя учреждения водителем были произведены 2 заправки автомобиля топливом АИ-95. К авансовому отчету приложены чеки АЗС, содержащие следующие данные:

– чек АЗС от 16.03.2020, время заправки – 08.20, на сумму 1 575 руб.;
– чек АЗС от 23.03.2020, время заправки – 09.00, на сумму 1
800 руб.
И. Сидоровым в марте было приобретено топливо на сумму 3
375 руб.

31.03.2020 И. Сидоровым был представлен авансовый отчет, к которому были прикреплены чеки АЗС, подтверждающие заправку автомобиля.

Информация о сумме израсходованных водителем на заправку автомобиля денежных средствах в титульном листе авансового отчета (ф. 0504505) отразится так:

Наименование показателя

Сумма

Бухгалтерская запись

Сумма, руб.

В рублях

В валюте

Дебет

Кредит

Предыдущий аванс:

0

1

2

3

остаток

0

2 105 33 343

2 208 34 667

3 375

перерасход

0

Получен аванс

3 375

Итого получено

3 375

Израсходовано

3 375

Остаток

0

Перерасход

0

Итого

3 375

Расчеты за заправку автомобиля посредством топливной карты без применения счета 0 208 00 000

Поскольку при заправке автомобиля по топливной карте документами-основаниями для совершения расчетов с нефтяной компанией являются документы, предоставленные нефтяной компанией, в которых фиксируются в том числе время заправки, номер топлива и объем заправки, считаем возможным в учете применять и такую схему корреспонденции счетов:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Пояснение

Принято к учету топливо, отпущенное поставщиком в течение месяца.
Далее бухгалтер сверяет предоставленные поставщиком данные с чеками, представленными во-

0 105 33 343

0 302 34 834

Операция совершается в конце месяца на основании представленной поставщиком товарной накладной

дителем (чеки могут быть приложены к оформленному водителем авансовому отчету (ф. 0504505)). Рекомендуем прикреплять чеки, представленные водителем, к товарной накладной.
Периодичность представления чеков водителем (после каждой заправки или в конце месяца) устанавливается учреждением самостоятельно

Произведена оплата поставленного топлива

0 302 34 834

0 201 11 610

В случае если ошибок и расхождений не обнаружено, учреждение производит оплату отпущенного в течение месяца топлива по топливной карте

Произведено списание израсходованного топлива

0 109 хх 272

0 105 33 433

На основании составленных водителем путевых листов комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов составляет акт списания материальных запасов (ф. 0504230), и приобретенное посредством применения топливной карты топливо списывается с учета

При применении этой схемы корреспонденции счетов отпущенное в течение месяца топливо принимается к учету на основании документов поставщиков, а выбывает с учета – по нормам расхода ГСМ на основании правильно оформленного акта о списании материальных запасов (ф. 0504230) и сведений в путевых листах.

* * *

В завершение сформулируем основные моменты:

– учет полученной от нефтяной компании топливной карты ведется на забалансовом учете, определенном учреждением его учетной политикой (необязательно на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности»);
– в публикации предложены две схемы корреспонденции счетов, которые могут быть использованы в учреждении при отражении расчетов с нефтяной компанией за отпущенное ею водителю учреждения на АЗС топливо посредством применения топливной карты – с применением счета 0 208 00 000 и без его применения.




Павлова С.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Комментарии (0)
Похожие документы
ДатаНазвание
27.10.2020Установление нормы расхода топлива на автомобиль
23.05.2019Как списать расходы на ГСМ для служебного автомобиля?
27.01.2019Об ограничениях по учету сельхозпредприятием расходов на ГСМ
24.11.2018Новости по контрактной системе (ноябрь, 2018)
27.09.2018Приобретение бензина посредством топливных карт
19.04.2018Новости по контрактной системе (апрель, 2018)