Особенности заполнения карточки-справки (ф. 0504417)

Вопрос:

В карточке-справке (ф. 0504417) указываются справочные данные о стаже работника, его образовании, данные по заработной плате только за один год. В этой форме есть раздел «Отметки о приеме на работу и переводах». Как его заполнить, если сотрудник был принят на работу пять лет назад, переводов не было? Отражать ли в названном разделе только сведения за текущий год или все движения по сотруднику за пять лет (закрепив все это в учетной политике)?

Ответ:

Форма карточки-справки (ф. 0504417) утверждена Приказом Минфина РФ № 52н.

Этот документ применяется для регистрации справочных сведений о заработной плате работников и может быть использован для обобщения информации о суммах вознаграждений, начисленных (выплаченных) физическим лицам в рамках заключенных с ними гражданско-правовых договоров.

В карточке, помимо общих сведений о работнике, ежемесячно на основании расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), расчетной ведомости (ф. 0504402) отражаются в разрезе источников финансового обеспечения (деятельности):

– суммы начисленной заработной платы (по видам выплат);
– суммы удержаний (по видам удержаний);
– сумма, полагающаяся к выдаче работнику.

Других разъяснений по применению и формированию карточки-справки (ф. 0504417) Приказ Минфина РФ № 52н не содержит.

Отметим, что сведения в карточке-справке (ф. 0504417) формируются за конкретный год. В разделе «Отметки о приеме на работу и переводах» указывается информация о постоянных начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., в частности:

– в графах 1 и 2 проставляется дата и номер приказа учреждения, на основании которого производятся соответствующие начисления;
– в графах 3 и 4 – наименование структурного подразделения и должность работника;
– в графе 5 – размер заработной платы, всего;
– в графах 6 – 13 – виды и суммы постоянных начислений на заработную плату, надбавок и доплат.

По данному вопросу смотрите также Письмо Минфина РФ от 31.01.2012 № 02-06-10/324.

С учетом вышесказанного заполнять названный раздел нарастающим итогом с начала даты трудоустройства работника не нужно. В нем следует отражать актуальную на 1 января текущего года информацию об установленных работнику начислениях на оплату труда, надбавках, доплатах и т. д., с указанием оснований для их выплаты, а также сведения об изменениях различных составляющих заработной платы за этот год.

Вместе с тем в соответствии с последним абзацем п. 7 Инструкции № 157н учреждение при необходимости вправе включить в карточку-справку (ф. 0504417) дополнительные реквизиты, в том числе раскрывающие сведения о заработной плате работника за предыдущие годы. Правила заполнения данных реквизитов следует прописать в учетной политике.

Обратите внимание: исключать реквизиты из установленной формы документа не допускается.

Мишанина М.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»