Компенсируем дистанционщику расходы на телефонию, Интернет и т. д.

Вопрос:

В каком размере компенсировать дистанционным работникам расходы на телефонию, Интернет и др., если имеется ежемесячная сумма платежа по каждому виду расходов?

Ответ:

Понятно, что одними расходами на компьютерную технику не обойтись, работники несут дополнительные расходы на оплату Интернета, мобильной связи, электроэнергии. Поскольку сотрудник использует эти ресурсы не только для рабочих, но и для личных целей, учреждение должно из счетов на оплату этих услуг, представленных работником, вычленить сумму, приходящуюся на рабочее время.

Представим алгоритм расчета компенсации расходов.

Определяем:

– норму рабочего времени за месяц по производственному календарю;
– количество часов в расчетном месяце общее;
– отношение рабочих часов к общему количеству часов в месяце;
– сумму компенсации.

Допустим, работник платит за Интернет 800 руб. в месяц. Следовательно, возмещению за январь 2021 года подлежит сумма 129,03 руб. (800 руб. х (120 ч / (31 дн. х 24 ч))), где 120 часов – норма часов на январь 2021 года по производственному календарю.

Так можно производить расчет суммы компенсации работнику и по другим расходам (на телефонию, электроэнергию).

Что касается расходов на бумагу, картриджи и иные материалы, необходимые для выполнения трудовых функций, компенсацию, на наш взгляд, можно установить в фиксированной сумме, рассчитанной с учетом производственной необходимости в расходовании данных материалов. Если в какие-то моменты понадобится больше материалов, траты работника на их приобретение (согласованные с работодателем) будут компенсироваться на основании служебной записки и документов, подтверждающих расходы работника.

Напомним, что у работодателя все расходы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены.

Иванова И. Е.,
аудитор консалтинговой группы «Аюдар»