Под денежными документами понимаются документы, имеющие стоимостную оценку. Они хранятся в кассе учреждения наравне с денежными средствами. С 2021 года внесены изменения в правила учета денежных документов, установленные Инструкцией № 157н. Как вести бюджетный учет таких документов, расскажем далее.
Перечень денежных документов
В соответствии с п. 169 Инструкции № 157н для учета денежных документов предназначен счет 201 35. В этом же пункте приведен перечень различных денежных документов:
– оплаченные талоны на бензин и масла, на питание и т. п.;
– оплаченные путевки в дома отдыха, санатории, турбазы;
– полученные извещения на почтовые переводы;
– почтовые марки;
– конверты с марками;
– марки государственной пошлины;
– перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе.
Стоит отметить, что перевозочные документы (билеты) добавлены в перечень денежных документов с 2021 года. Кроме того, с этой же даты данный перечень стал закрытым.
Обратите внимание: путевки, полученные безвозмездно от общественных, профсоюзных и других организаций, не относятся к денежным документам, хотя и хранятся в кассе учреждения. Такие путевки учитываются на забалансовом счете 08 «Путевки неоплаченные» (п. 347 Инструкции № 157н).
Денежные документы хранятся в кассе учреждения (п. 169 Инструкции № 157н).
Согласно обновленной редакции п. 171 Инструкции № 157н аналитический учет денежных документов ведется по их видам в разрезе ответственных лиц (лиц, ответственных за их выдачу (сохранность) (кассиров)) в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).
«Фондовая» касса для денежных документов
Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001) и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002) с указанием на них записи «Фондовый» (п. 170 Инструкции № 157н).
Ордера с записью «Фондовый» регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (ф. 0310003) отдельно от приходных и расходных кассовых ордеров, оформляющих операции с денежными средствами.
Учет операций с денежными документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением на них записи «Фондовый».
Согласно Указаниям № 52н, утвержденным Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному и фондовому расходному ордеру, оформленному соответственно на полученные и выданные денежные документы.
Итоговые показатели операций за день и показатели остатка на конец дня формируются по денежным средствам (в рублях, в иностранной валюте (по видам валют)) и по денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных документов, строки «в том числе на заработную плату» и «Общий остаток денежных средств в кассе на конец дня» не заполняются.
Корреспонденция счетов по операциям с денежными документами
Учет операций с денежными документами ведется в журнале по прочим операциям (ф. 0504071) на основании документов, прилагаемых к отчетам кассира (п. 172 Инструкции № 157н).
Приведем в таблице корреспонденцию счетов по поступлению и выбытию денежных документов согласно п. 50 Инструкции № 162н:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Поступили денежные документы в кассу |
1 201 35 510 |
1 302 00 000 |
Выданы из кассы денежные документы |
1 208 00 000 |
1 201 35 610 |
Безвозмездно переданы денежные документы |
1 304 04 000 |
1 201 35 610 |
Безвозмездно получены денежные документы |
1 201 35 510 |
1 304 04 000 |
Отражены суммы выявленных недостач, хищений, порчи денежных документов |
1 401 10 172 |
1 201 35 610 |
Выбыли денежные документы по причине уничтожения, порчи в результате форс-мажорных обстоятельств на основании акта уничтожения (порчи) |
1 401 20 273 |
1 201 35 610 |
Оприходованы неучтенные денежные документы, выявленные в результате инвентаризации |
1 201 35 510 |
1 401 10 189 |
Рассмотрим порядок применения приведенной корреспонденции счетов на примерах.
Пример 1.
Казенное учреждение по договору с компанией-перевозчиком приобрело 2 железнодорожных билета на сумму 5 000 руб. Оплаченные билеты сначала были оприходованы в кассу, а затем выданы работнику, направленному в служебную командировку. По окончании командировки он представил авансовый отчет.
В бюджетном учете учреждения указанные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Поступили оплаченные проездные билеты |
1 201 35 510 |
1 302 22 734 |
5 000 |
Выданы билеты командированному работнику |
1 208 22 567 |
1 201 35 610 |
5 000 |
Представлен авансовый отчет по возвращении из командировки с приложением погашенных проездных билетов |
1 401 20 222 |
1 208 22 667 |
5 000 |
Если билеты приобретались учреждением согласно государственному контракту (по агентскому договору), то расходы на приобретение железнодорожных билетов для проезда к месту командировки и обратно относятся на подстатью 222 «Транспортные услуги» КОСГУ (Письмо Минфина РФ от 20.08.2020 № 02-06-10/73254).
Пример 2.
В рамках централизованного снабжения казенному учреждению переданы конверты с марками в количестве 100 шт. на сумму 1 000 руб. (по 10 руб. за конверт). Поступившие конверты оприходованы в кассу. Часть конвертов (30 шт.) выдана секретарю для отправки служебной корреспонденции. Все они были израсходованы. Отчет об использовании конвертов приложен секретарем к авансовому отчету.
В казенном учреждении указанные операции отразятся следующими проводками:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Оприходованы конверты с марками, полученные в рамках централизованного снабжения |
1 201 35 510 |
1 304 04 221 |
1 000 |
Выданы конверты секретарю |
1 208 21 567 |
1 201 35 610 |
300 |
Списаны израсходованные конверты на основании составленного секретарем отчета с указанием количества отправлений и адресатов |
1 401 20 221 |
1 208 21 667 |
300 |
Согласно п. 10.2.1 Порядка № 209н приобретение маркированных конвертов отражается по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ.
Пример 3.
Казенное учреждение приобрело 50 талонов по 20 л бензина на общую сумму 48 000 руб. (стоимость 1 л бензина – 48 руб.). Для служебной поездки водителю учреждения выдано 4 талона. По возвращении из поездки он представил авансовый отчет, приложив к нему чеки с АЗС, выданные оператором в обмен на топливные талоны.
В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Оприходованы оплаченные топливные талоны в кассу |
1 201 35 510 |
1 302 34 734 |
50 000 |
Выданы талоны водителю |
1 208 34 567 |
1 201 35 610 |
3 840 |
Отражено поступление бензина на основании отчета, представленного водителем, и приложенных к нему документов |
1 105 33 343 |
1 208 34 667 |
3 840 |
Пример 4.
В результате пожара были испорчены почтовые марки на сумму 3 000 руб.
В бюджетном учете списание испорченных почтовых марок отразится следующей проводкой:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Списаны почтовые марки, испорченные в результате форс-мажорных обстоятельств |
1 401 20 273 |
1 201 35 610 |
3 000 |
Инвентаризация денежных документов
Поскольку денежные документы хранятся в кассе учреждения, их инвентаризация, как правило, проводится одновременно с инвентаризацией денежных средств. В ходе ее проведения фактическое количество денежных документов сверяется с данными, которые ведутся на отдельных листах кассовой книги с отметкой «Фондовый».
Конкретный порядок, а также периодичность проведения инвентаризации денежных документов устанавливается учреждением самостоятельно в рамках формирования учетной политики (п. 80 СГС «Концептуальные основы», пп. «в» п. 9 СГС «Учетная политика»).
Результаты инвентаризации отражаются в инвентаризационной описи (сличительной ведомости) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).
Согласно Указаниям № 52н инвентаризационная опись составляется комиссией учреждения по видам документов и ответственным лицам, с указанием места и даты проведения инвентаризации. К описи прилагается расписка ответственного лица. В инвентаризационной описи отражаются:
– наименование и единица измерения денежных документов;
– сведения о фактическом наличии (цена, количество);
– сведения по данным бухгалтерского учета (количество, сумма);
– сведения о результатах инвентаризации (по недостаче и по излишкам – количество и сумма).
Инвентаризационная опись (ф. 0504086) подписывается председателем и всеми членами комиссии учреждения, осуществляющей инвентаризацию.
Кроме того, результаты инвентаризации на основании инвентаризационных описей отражаются в акте о результатах инвентаризации (ф. 0504835). При выявлении по результатам инвентаризации расхождений к такому акту прилагается еще и ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092).
Рассмотрим на примере порядок отражения в бюджетном учете результатов инвентаризации денежных документов.
Пример 5.
По результатам проведенной в кассе учреждения инвентаризации были выявлены:
– недостача почтовых марок на сумму 150 руб.;
– неучтенные проездные документы на сумму 3 000 руб.
Стоимость недостающих почтовых марок кассир возместил в кассу наличными денежными средствами. Неучтенные денежные документы оприходованы.
В бюджетном учете данные операции отразятся следующим образом:
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
Оприходованы неучтенные проездные документы, выявленные в результате инвентаризации |
1 201 35 510 |
1 401 10 189 |
3 000 |
Выявлена недостача почтовых марок |
1 401 10 172 |
1 201 35 610 |
150 |
Отнесена сумма недостачи на счет виновного лица (кассира) |
1 209 82 567 |
1 401 10 172 |
150 |
Поступили в кассу денежные средства в счет возмещения причиненного ущерба |
1 201 34 510 |
1 209 82 667 |
150 |
* * *
Учет денежных документов ведется на счете 1 205 35 000. С 2021 года в ходе учета таких документов нужно учитывать следующие новшества:
1) в перечень денежных документов, приведенный в п. 169 Инструкции № 157н, добавлены перевозочные документы (билеты) для проезда железнодорожным, авиационным транспортом, оформленные на бумажном носителе. Кроме того, данный перечень стал закрытым;
2) уточнены правила аналитического учета денежных документов. Теперь учет следует вести не только по видам документов, но и в разрезе ответственных лиц (кассиров) (п. 171 Инструкции № 157н).
Морозова Л.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»