Курс ЦБ на 29 марта 2024 года
EUR: 99.7057 USD: 92.2628 КЛЮЧЕВАЯ СТАВКА 16%
8 (952) 080-10-85
круглосуточно

Компенсация дистанционным работникам за использование личного имущества: облагать или не облагать?

В связи с продолжающейся пандемией коронавируса формат дистанционной работы получил широкое распространение. И даже те работодатели, которые временно перевели часть своих сотрудников на «удаленку», вынуждены рассматривать такой вариант и в дальнейшем. Как известно, нет ничего более постоянного, чем временное.

Поскольку дистанционная работа имеет свои особенности, возникают вопросы, касающиеся налогообложения, в частности при выплате компенсаций дистанционным работникам в связи с использованием личного имущества для выполнения трудовой функции. О проблемах удержания НДФЛ, обложения страховыми взносами и об учете данных компенсаций для уплаты налога на прибыль и поговорим.

Особенности организации труда дистанционных работников

Главной особенностью организации труда дистанционного работника является то, что ему нужно оборудование, на котором он может работать. В подавляющем большинстве случаев речь идет о компьютерах и ноутбуках, принтерах и т. д. Но кроме непосредственно технических средств, как правило, нужен Интернет (а значит, договор на соответствующие услуги связи), специальные антивирусные программы и др.

Обратимся к трудовому законодательству. В статье 312.6 ТК РФ сказано, что работодатель обеспечивает дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами.

Дистанционный работник вправе с согласия или ведома работодателя и в его интересах использовать для выполнения трудовой функции принадлежащие работнику или арендованные им оборудование, программно-технические средства, средства защиты информации и иные средства. При этом работодатель выплачивает дистанционному работнику компенсацию за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также возмещает расходы, связанные с их применением, в порядке, сроки и размерах, которые определяются коллективным договором, локальным нормативным актом, принятым с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации, трудовым договором, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Суды считают, что обеспечение дистанционного работника необходимыми для выполнения им трудовой функции оборудованием, программно-техническими средствами, средствами защиты информации и иными средствами является обязанностью работодателя (Определение Восьмого кассационного суда общей юрисдикции от 16.12.2021 № 88-21596/2021). Но по согласованию с работодателем работник вправе пользоваться своим оборудованием.

На практике данный вопрос решается по-разному в зависимости от возможностей работодателя: кто-то обеспечивает своих сотрудников необходимой техникой, другие работодатели считают, что у всех работников есть личные ноутбуки (стационарные компьютеры) и на них можно работать. В общем, этот вопрос требует индивидуального подхода в каждом конкретном случае.

Компенсация: понятие

Если дистанционный работник использует свое личное (или арендованное) оборудование и соответствующее программное обеспечение, то встает вопрос о возмещении понесенных затрат, то есть об их компенсации.

Понятие компенсаций, связанных с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей, а также случаи их предоставления определены трудовым законодательством.

Статьей 164 ТК РФ предусмотрено, что компенсации представляют собой денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, определенных ТК РФ и другими федеральными законами.

В силу ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их применением. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Соответственно, возмещение дистанционному работнику затрат за использование принадлежащих ему или арендованных им оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, а также расходов, вызванных их применением, – это не что иное, как компенсация затрат, связанная с исполнением трудовых обязанностей.

Налогообложение компенсационных выплат

Если работодатель не обеспечивает дистанционного работника необходимым оборудованием, а компенсирует ему понесенные затраты в связи с исполнением трудовых обязанностей, то порядок, сроки и размер данной выплаты должны быть определены либо коллективным договором (локальным нормативным актом), либо трудовым договором (дополнительным соглашением к трудовому договору).

Что касается налогообложения компенсаций, то вопрос встает об удержании НДФЛ, обложении страховыми взносами названных выплат и их учете для уплаты налога на прибыль. Рассмотрим эти вопросы по порядку.

Налог на доходы физических лиц

Согласно п. 1 ст. 210 НК РФ при определении базы по НДФЛ учитываются все доходы налогоплательщика, которые получены им как в денежной, так и в натуральной форме или право на распоряжение которыми у него возникло, а также доходы в виде материальной выгоды.

Перечень доходов, освобождаемых от обложения НДФЛ, содержится в ст. 217 НК РФ.

В соответствии с п. 1 ст. 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ, если иное не предусмотрено данным пунктом, все виды компенсационных выплат, установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления (в пределах норм, определенных по законодательству РФ), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Из приведенных норм следует, что рассматриваемые компенсационные выплаты дистанционным работникам не облагаются НДФЛ.

Страховые взносы

Положениями пп. 1 п. 1 ст. 420 и п. 1 ст. 421 НК РФ предусмотрено, что объектом и базой для начисления страховых взносов для организаций, производящих выплаты и иные вознаграждения физическим лицам, подлежащим обязательному социальному страхованию в соответствии с федеральными законами о конкретных видах обязательного социального страхования, признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые, в частности, в рамках трудовых отношений, за исключением сумм, указанных в ст. 422 НК РФ.

На основании положений абз. 10 пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ не подлежат обложению страховыми взносами все виды установленных законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, определенных по законодательству РФ), связанных, в частности, с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

Из приведенных норм следует, что рассматриваемые компенсационные выплаты дистанционным работникам не облагаются страховыми взносами.

К сведению: суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору.

Налог на прибыль организаций

В соответствии с п. 1 ст. 252 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Документально подтвержденными расходами признаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными согласно обычаям делового оборота, применяемым в иностранном государстве, на территории которого были произведены расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе по договору).

Расходы, не отвечающие указанным требованиям, в силу п. 49 ст. 270 НК РФ в целях налогообложения прибыли организаций не учитываются.

К сведению: организация вправе признать в составе расходов для уплаты налога на прибыль организаций суммы компенсаций дистанционным сотрудникам, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ.

Экономическое обоснование размера компенсации и документальное подтверждение расходов

Как уже было сказано, компенсация дистанционным работникам за использование личного имущества не облагается НДФЛ и страховыми взносами, а также учитывается для уплаты налога на прибыль. Такой вывод делают и представители контролирующих органов (письма Минфина России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@, от 12.03.2021 № 03-03-06/1/17362, от 31.03.2021 № 03-03-06/1/23415, от 09.07.2021 № 03-03-06/1/54895, от 21.07.2021 № 03-03-06/1/58342, от 11.01.2022 № 03-04-06/263, ФНС России от 12.02.2021 № СД-4-11/1705@).

Но осталось определиться с двумя важными вопросами: размер компенсаций и документальное подтверждение данных затрат работодателя.

Размер компенсаций

Действующим законодательством никаких ограничений по размеру компенсаций дистанционным работникам не установлено. Размер компенсации определяется коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором, дополнительным соглашением к нему.

Представители контролирующих органов в своих разъяснениях отмечают, что для уплаты НДФЛ, страховых взносов и налога на прибыль организаций размер возмещения указанных расходов должен соответствовать экономически обоснованным затратам, связанным с фактическим использованием работником личного (арендованного) оборудования (средств), услуг связи для трудовой деятельности.

Кроме того, по мнению ФНС, методика расчета сумм компенсаций расходов дистанционных работников, а также перечень возмещаемых расходов с указанием документов, их подтверждающих, утверждаются организацией самостоятельно локальным нормативным актом (Письмо № СД-4-11/1705@).

Как сказано в Письме Минфина России № 03-04-06/263, вопрос установления предельного размера компенсации дистанционному работнику без документального подтверждения расходов для исчисления налога на прибыль организаций, НДФЛ, страховых взносов будет рассмотрен в рамках Основных направлений бюджетной, налоговой и таможенно-тарифной политики на 2022 год и на плановый период 2023 и 2024 годов.

Отметим, что в указанном документе действительно предусмотрено установление в целях освобождения от налогообложения предельных величин (нормативов) компенсационных выплат при оплате дистанционным работникам расходов, связанных с использованием ими собственного или арендованного оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств для выполнения трудовой функции. Но только для НДФЛ. Вполне возможно, что предельные значения компенсации для дистанционных работников будут также определены и для страховых взносов, и для налога на прибыль.

Документальное подтверждение

Представители контролирующих органов настаивают, что организация должна располагать копиями документов, как подтверждающих приобретение или аренду оборудования (средств) работником, так и подтверждающих расходы, понесенные им при использовании их в служебных целях (оплату работником электроэнергии, услуг связи, Интернета в периоды выполнения трудовой функции и др.).

Таким образом, в целях освобождения от обложения НДФЛ и страховыми взносами полученных доходов, а также в целях признания рассматриваемых компенсационных выплат в составе расходов для налогообложения прибыли организации необходимы документы, подтверждающие фактическое использование принадлежащего работнику или арендованного им имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных расходов. Подтверждающие документы должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ. Из данных документов должно быть четко видно, какие расходы и на какие цели были произведены.

* * *

Суммы компенсаций расходов дистанционных работников, связанных с использованием для выполнения трудовой функции принадлежащих им либо арендованных ими оборудования, программно-технических средств, средств защиты информации и иных средств, не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в размерах, определяемых коллективным договором, локальным нормативным актом, трудовым договором о дистанционной работе, дополнительным соглашением к трудовому договору. При этом организация вправе учитывать в составе расходов для уплаты налога на прибыль суммы компенсаций, выплачиваемые в соответствии с положениями ст. 312.6 ТК РФ.

В дальнейшем планируется установить предельный размер компенсации дистанционному работнику без документального подтверждения расходов для исчисления налога на прибыль организаций, НДФЛ и страховых взносов.



Петрова Н. А.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»


Комментарии (0)
Похожие документы