8 (952) 080-10-85
круглосуточно

Организуем документооборот в условиях пандемии

В условиях пандемии коронавирусной инфекции многие организации стали переводить сотрудников на удаленный режим работы. Однако это неизбежно повлекло необходимость решения проблемы их взаимодействия в отношении работы с документами (подписание, передача от одного лица другому и т. д.).

Специалисты Фонда «НРБУ «БМЦ» считают, что переход на «удаленку» предполагает необходимость изменения даже порядка оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами. Позиция авторитетных методологов представлена в Рекомендации Р-113/2020-КпР «Первичные учетные документы в условиях удаленной работы» (далее – Рекомендация), которая утверждена Комитетом по рекомендациям Фонда «НРБУ «БМЦ» 06.04.2020.

Как оформлять и использовать документы в период пандемии? Можно ли будет применять новый порядок после снятия ограничительных мер?

О сути проблем

Необходимость изменения порядка работы с документами затрагивает как минимум ту часть документооборота организации, которая не полностью переведена в электронный вид. В частности, возникают проблемы подписания документов на бумажном носителе несколькими лицами, работающими в удаленном режиме, обмена документами между разными лицами. В связи с ограничением личных контактов между физическими лицами становится проблематичным составить документ на бумаге, подписать его на бумаге, направить контрагенту, получить на почте или у курьера, направить по почте или курьером обратно подписанный двумя сторонами бумажный оригинал и передать его в бухгалтерию.

Юридически значимый электронный документооборот мог бы решить эту проблему, но для этого он должен быть внедрен у всех контрагентов, а также применяться во внутренних документах организации, в том числе подписываемых комиссиями (например, акты на списание имущества).

В связи с этим необходимо:

– проанализировать требования законодательства и нормативных правовых актов по бухгалтерскому учету в отношении оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами;
– определить оптимальные подходы к выполнению этих требований для документов на бумажных носителях в условиях удаленного режима работы.

Нормы законодательства по бухучету и выводы методологов

В соответствии с п. 6 ч. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете обязательным реквизитом первичного учетного документа является подпись лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за оформление свершившегося события.

Закон допускает возможность, но не требует подписания первичного учетного документа несколькими лицами.

Подписи лиц со стороны контрагентов организации не входят в число обязательных реквизитов первичного учетного документа.

Закон устанавливает обязательные реквизиты первичного учетного документа, но не определяет конкретные виды документов, которые должны использоваться экономическим субъектом для оформления фактов хозяйственной жизни.

Формы первичных учетных документов определяет руководитель организации (по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета).

Закон устанавливает требования к составлению «первички» и к ее хранению.

Законодательство о бухгалтерском учете, нормативные правовые акты по бухучету:

– не содержат требований передачи первичных учетных документов лицами, составившими (подписавшими) их, другим лицам;
– не регламентируют порядок регистрации данных, содержащихся в первичных учетных документах, в регистрах бухгалтерского учета.

Соответственно, организация определяет такой порядок самостоятельно.

Рекомендации специалистов Фонда

1. Для соблюдения требований законодательства о бухгалтерском учете на первичном учетном документе достаточно наличия одной подписи сотрудника, который является лицом, ответственным со стороны организации за совершение сделки, операции или за ее оформление либо за оформление свершившегося события. Дополнительные подписи на документе (бухгалтера, контрагента и др.) допускаются, но не требуются.

2. На первичном учетном документе, которым для целей бухгалтерского учета оформляются факты хозяйственной жизни, связанные с отношениями организации с другими лицами, необязательно наличие подписи противоположной стороны, достаточно подписи сотрудника организации. В случае отсутствия на документе подписи противоположной стороны сотрудник организации, подписывающий такой документ, подтверждает своей подписью достоверность всей информации, содержащейся в этом документе, включая информацию о юридически значимых действиях (заверениях) противоположной стороны (например, принятие или передачу ею имущества, имущественных прав, результата работ, услуг и т. д.).

3. Документы, оформляемые в целях реализации гражданско-правовых, трудовых и иных договоров организации с другими лицами, такие как акты приемки-передачи имущества, имущественных прав, результатов работ, оказанных услуг, авансовые отчеты, товарные, транспортные накладные и др. (далее – хозяйственные документы), не являются по умолчанию первичными учетными документами. Организация вправе использовать хозяйственные документы непосредственно в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни исключительно при условии, что они содержат необходимую информацию об этих фактах и отвечают всем требованиям, установленным Законом о бухгалтерском учете.

Широко распространенная практика использования хозяйственных документов непосредственно в качестве первичных учетных документов является следствием традиций документального оформления операций, сложившихся до вступления в силу названного закона, но не является обязательным способом и не прописана в нем.

4. Организация вправе для оформления любого факта хозяйственной жизни, в том числе связанного с ее отношениями с другими лицами, составлять и подписывать первичный учетный документ без участия других сторон. В этом случае хозяйственные документы играют лишь роль источника информации для включения в составленный организацией первичный учетный документ, но не используются сами по себе в качестве первичных учетных документов, в связи с чем требования Закона о бухгалтерском учете к ним не применяются.

Организация самостоятельно определяет способы подтверждения надежности информации о факте хозяйственной жизни для ее включения в первичный учетный документ, в том числе информации, полученной из хозяйственных документов. Такими способами могут быть пересылки через защищенные средства коммуникации скан-образов хозяйственных документов или файлов с данными о фактах хозяйственной жизни либо любые другие способы, которые организация рассматривает в качестве надежных. Сотрудник организации, подписывающий первичный учетный документ, выражает тем самым доверие к источникам информации, включенной в этот документ.

5. Организация вправе организовать хранение первичных учетных документов в течение установленных сроков непосредственно в местах их составления и (или) подписания.

Организация обеспечивает своевременную регистрацию и накопление в регистрах бухгалтерского учета данных, содержащихся в первичных учетных документах.

Организация самостоятельно определяет способы передачи таких данных между подразделениями и сотрудниками организации для целей их регистрации и накопления. При этом могут использоваться только электронные средства, полностью исключая перемещение документов на бумажных носителях.

Физическая передача первичных учетных документов на бумажных носителях с мест их составления и (или) подписания в бухгалтерскую службу или в другие подразделения организации не требуется.

6. Эффективность удаленной работы сотрудников организации обеспечивается использованием электронных документов во всех случаях, в которых это возможно. Для этой цели в части надлежащего оформления фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами рекомендуются следующие меры:

– для оформления фактов хозяйственной жизни использовать хозяйственные документы непосредственно в качестве первичных учетных документов только в тех случаях, когда имеется возможность составления документа в электронном виде и подписания его электронной подписью в установленном порядке всеми подписывающими лицами;
– прекратить использование хозяйственных документов, не отвечающих условию, указанному в предыдущем абзаце, непосредственно в качестве первичных учетных документов для оформления фактов хозяйственной жизни, перейдя на оформление этих фактов самостоятельными первичными учетными документами без участия других сторон (см. п. 4);
– назначать ответственным за оформление сделки, операции, свершившегося события того сотрудника организации, который имеет возможность подписать первичный учетный документ электронной подписью;
– в случае невозможности оформления факта хозяйственной жизни электронным первичным учетным документом, подписанным в установленном порядке электронной подписью (электронными подписями), организовать хранение первичных учетных документов на бумажных носителях непосредственно в местах их подписания, обеспечив передачу содержащейся в этих документах информации через электронные средства коммуникации для регистрации данных в регистрах бухгалтерского учета в соответствии с п. 5;
– прекратить практику подписания первичного учетного документа на бумажном носителе несколькими лицами. Для этого в случае если за достоверность информации, включаемой в первичный учетный документ, ответственны одновременно несколько сотрудников, которые не могут подписать его электронной подписью, из числа этих сотрудников назначается один ответственный, который подписывает документ на бумажном носителе последним. Перед этим остальные сотрудники визируют документ в электронном виде с помощью определенных руководством организации средств коммуникации, удостоверяющих принятие на себя каждым сотрудником ответственности за содержание визируемой им информации.

7. Несмотря на то, что принятие Рекомендации обусловлено переводом сотрудников организаций на удаленный режим работы в условиях пандемии новой коронавирусной инфекции, положения Рекомендации по существу не являются чрезвычайными. Оформление фактов хозяйственной жизни первичными учетными документами в бухгалтерском учете в соответствии с вышесказанным соответствует требованиям законодательства о бухгалтерском учете и может осуществляться как в текущих чрезвычайных условиях, так и в будущем после их прекращения.

По окончании пандемии не требуется каких-либо действий по документальному «дооформлению» в бухгалтерском учете фактов хозяйственной жизни, оформленных во время пандемии в соответствии с Рекомендацией, составления на бумажных носителях новых экземпляров первичных учетных документов взамен ранее составленных, добавления на эти документы «недостающих» подписей и т. п.

Организация самостоятельно принимает решение о необходимости «дооформления» хозяйственных документов для целей иных, чем определены Законом о бухгалтерском учете.

Некоторые дополнения и пояснения

Как видим, предложено различать хозяйственные документы и первичные учетные документы (п. 3 Рекомендации). Под первыми понимаются те, которые составляются при исполнении гражданско-правовых, трудовых и иных договоров, заключенных организацией с другими лицами, то есть акты приемки-передачи имущества, результатов работ, оказанных услуг, имущественных прав, товарные, транспортные накладные и др.

Использование хозяйственных документов в качестве «первички» – не более чем традиция.

Оформлять факты хозяйственной жизни (в том числе связанные с отношениями организации с другими лицами) можно первичными учетными документами, составляемыми без участия других сторон (только самой организацией). В этом случае хозяйственные документы выступают лишь как источник информации, которая необходима для включения в составленный организацией первичный учетный документ. Соответственно, поскольку хозяйственные документы не используются в качестве «первички», к ним не применяются требования Закона о бухгалтерском учете, в том числе о наличии обязательных реквизитов.

Ответственным за составление первичного учетного документа целесообразно назначать того сотрудника организации, который имеет возможность подписать его электронной подписью и передать его соответствующему бухгалтеру с помощью электронных средств связи. Скорее всего, таких ответственных лиц в организации будет несколько человек.

В случае невозможности организовать оформление первичных учетных документов в электронном виде они должны составляться на бумаге и храниться в местах их подписания. Сотруднику бухгалтерии содержащаяся в этих документах информация передается через электронные средства коммуникации.

Данные могут отражаться в регистрах бухгалтерского учета при отсутствии физической передачи первичных учетных документов на бумажных носителях в бухгалтерскую службу.

К сведению: пандемия, «удаленка» не дают организации право не вести бухгалтерский учет или вести его не в полном объеме, сославшись на сложности в получении документов от других лиц, в оформлении, подписании и передаче бумажных документов из одних подразделений в другие и т. д.

Новые условия жизни и работы не отменяют обязанности соблюдения требований Закона о бухгалтерском учете, в частности:

ч. 3 ст. 6 – бухгалтерский учет ведется непрерывно с даты государственной регистрации до даты прекращения деятельности в результате реорганизации или ликвидации;
ч. 3 ст. 9 – первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным – непосредственно после его окончания. Лицо, ответственное за оформление факта хозяйственной жизни, обеспечивает своевременную передачу первичных учетных документов для регистрации содержащихся в них данных в регистрах бухгалтерского учета, а также достоверность этих данных;
ч. 1 ст. 10 – данные, содержащиеся в первичных учетных документах, подлежат своевременной регистрации и накоплению в регистрах бухгалтерского учета;
ч. 2 ст. 10 – не допускаются пропуски или изъятия при регистрации объектов бухгалтерского учета в регистрах бухгалтерского учета;
ч. 1 ст. 13 – бухгалтерская (финансовая) отчетность должна давать достоверное представление о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату, финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений;
ч. 6 ст. 13 – бухгалтерская (финансовая) отчетность должна включать показатели деятельности всех подразделений экономического субъекта, включая его филиалы и представительства, независимо от их места нахождения.

Важно, что содержащиеся в Рекомендации выводы в отношении работы в период пандемии не противоречат Закону о бухгалтерском учете. В связи с этим по окончании пандемии не возникает обязанности составлять на бумажных носителях новые экземпляры первичных учетных документов взамен ранее составленных, а также проставлять в них «недостающие» подписи и т. п.

О применимости Рекомендации для целей налогообложения

Авторитетные методологи подчеркнули, что их выводы основаны исключительно на нормах законодательства по бухгалтерскому учету и применимы только в целях бухгалтерского учета. Поэтому организации предстоит самостоятельно оценить необходимость «дооформления» хозяйственных документов для целей иных, чем определены Законом о бухгалтерском учете.

Как видим, речь идет только о хозяйственных документах, подтверждающих исполнение обязательств по договорам организации с другими лицами (товарные и транспортные накладные, акты сдачи-приемки работ и услуг и др.). И это вполне логично, ведь если новый подход к оформлению первичных учетных документов не противоречит законодательству по бухгалтерскому учету, то нет оснований считать такие документы непригодными в целях налогового учета.

Напомним, например, некоторые нормы гл. 25 НК РФ, в которых упоминаются первичные документы.

Так, в ст. 313 НК РФ указано, что налоговый учет – система обобщения информации для определения базы по налогу на основе данных первичных документов, сгруппированных в соответствии с порядком, предусмотренным Кодексом.

Подтверждением данных налогового учета являются:

– первичные учетные документы (включая справку бухгалтера);
– аналитические регистры налогового учета;
– расчет налоговой базы.

Статьей 314 НК РФ предусмотрено: аналитические регистры налогового учета предназначены для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, аналитических данных налогового учета для отражения в расчете налоговой базы.

Таким образом, оформленные согласно Рекомендации первичные документы могут использоваться в качестве подтверждения данных налогового учета и аналитических регистров такого учета.

Кроме того, например, в п. 1 ст. 319 НК РФ сказано, что оценка остатков НЗП на конец текущего месяца производится налогоплательщиком на основании данных первичных учетных документов о движении и об остатках (в количественном выражении) сырья и материалов, готовой продукции по цехам (производствам и прочим производственным подразделениям налогоплательщика) и данных налогового учета о сумме осуществленных в текущем месяце прямых расходов. И в отношении применения этой нормы – вывод тот же: составленные с учетом мнения авторов Рекомендации первичные документы (подписанные одним ответственным сотрудником и не содержащие, как раньше, подписей нескольких лиц) должны признаваться легитимными в целях выполнения расчетов по оценке НЗП.

Однако вернемся к хозяйственным документам. Здесь нужно быть готовым к тому, что при их отсутствии расходы могут быть исключены из расчета налоговой базы (Письмо Минфина России от 27.03.2020 № 03-03-07/24472) и что размер доходов и (или) расходов будет определяться налоговым органом по правилам пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ, то есть расчетным путем (Письмо Минфина России от 24.03.2020 № 03-03-06/1/22803).

Признавая, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы и тем самым не ограничивает налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов (Письмо от 03.02.2020 № 03-03-05/6546), финансовое ведомство, тем не менее считает, что сканированные либо сделанные иным способом копии хозяйственных документов не являются достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо от 13.02.2020 № 03-03-06/1/9882). Причем даже в тех случаях, когда документы оформляются в электронном виде и подписываются электронными подписями в соответствии с требованиями Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи», чиновники настаивают на наличии электронной подписи у всех участников электронного взаимодействия. Поэтому, в частности, при формировании авансового отчета по командировочным расходам в электронном виде Минфин указывает, что использование электронной подписи обязательно для всех участников составления документа (Письмо от 04.12.2019 № 03-03-06/1/94297).

С учетом сказанного налогоплательщикам необходимо озаботиться получением всех надлежащим образом оформленных хозяйственных документов (пусть даже спустя некоторое время).




Кислов С. С.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»


Комментарии (0)
Похожие документы