Расходы по авансовому отчету оплачены с опозданием

Вопрос:

Предприятие является плательщиком ЕСХН. Бухгалтерия принимает авансовые отчеты на покупку ГСМ, МБП, оплату услуг у подотчетных лиц, а оплачивает их с задержкой. Как к этому относятся проверяющие? Когда затраты, отраженные в таких авансовых отчетах, можно учесть в расходах – после их оплаты?

Ответ:

В настоящее время Порядок ведения кассовых операций (далее – Порядок) определен Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У. Из пункта 6.3 Порядка можно понять, что выдача средств работнику в подотчет подразумевает, как правило, именно предварительную выдачу средств с его последующим отчетом и возвратом неизрасходованного.

Впрочем, нет запрета и на совершение данных операций в обратной последовательности: сначала работник расходует свои личные средства, а потом представляет авансовый отчет и работодатель, утвердив этот отчет, компенсирует затраченные работником в интересах работодателя средства (сходная ситуация возникает, если средства работнику предварительно выдавались, но их оказалось недостаточно он опять-таки использовал свои личные средства). Но данный вариант не упоминается в Порядке.

В то же время в указанном пункте Порядка установлено, что проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии – руководителем), его утверждение руководителем и окончательный расчет по отчету осуществляются в срок, определенный руководителем. То есть расчет производится в сроки, предусмотренные во внутреннем документе организации, или в разумные сроки при отсутствии такого документа.

Если работник сочтет, что выплата компенсации за израсходованные им суммы задерживается, он может обратиться в суд за этой выплатой и начисленными на нее процентами. В частности, согласно ст. 236 ТК РФ при нарушении работодателем установленного срока соответственно выплаты заработка, оплаты отпуска, выплат при увольнении и (или) других выплат, причитающихся работнику, работодатель обязан выплатить их с уплатой процентов (денежной компенсации) в размере не ниже 1/300 действующей в это время ставки рефинансирования ЦБ РФ от не выплаченных в срок сумм за каждый день задержки начиная со следующего дня после установленного срока выплаты по день фактического расчета включительно.

Размер выплачиваемой работнику денежной компенсации может быть повышен коллективным договором, локальным нормативным актом или трудовым договором. Обязанность выплаты указанной денежной компенсации возникает независимо от наличия вины работодателя.

С точки зрения налогового законодательства дата возмещения расходов по авансовому отчету имеет значение только в том случае, если организация учитывает доходы и расходы по кассовому методу. Именно такой метод применяется налогоплательщиками, находящимися на спецрежиме в виде уплаты ЕСХН.

Согласно пп. 2 п. 5 ст. 346.5 НК РФ расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты. Очевидно, недостаточно, чтобы контрагент получил плату за товары (работы, услуги) за счет средств подотчетного лица. Налогоплательщик должен понести реальные расходы, что произойдет только в момент оплаты авансового отчета. Только по состоянию на этот момент плательщик ЕСХН может признать указанные расходы.

В подпункте 2 говорится, что материальные расходы, в том числе на приобретение сырья и материалов (включая приобретение семян, рассады, саженцев и другого посадочного материала, удобрений, кормов, лекарственных препаратов для ветеринарного применения, биопрепаратов и средств защиты растений), учитываются в составе расходов в момент погашения задолженности путем списания денежных средств с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, а при ином способе погашения задолженности – в момент такого погашения.

То есть до момента выплаты из кассы материальные расходы признать нельзя.

Подкопаев М. В.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»