РСВ и персонифицированные сведения – 2023

В связи с объединением Пенсионного фонда и ФСС, а также в связи с введением сальдированного порядка учета налоговых обязательств в 2023 году существенно поменяются формы отчетности, которые работодатели обязаны подавать в отношении застрахованных лиц. Часть из них, РСВ и персонифицированные сведения – ст. 431 НК РФ, работодатели обязаны будут подавать в налоговую инспекцию, другие (по форме ЕФС-1) – в Социальный фонд России (СФР), который начнет функционировать с 1 января.

Налоговое ведомство «свои» формы утвердило оперативно. В этом материале мы пояснили порядок их заполнения и представления.

Общие сведения об отчетности работодателей в 2023 году

Начиная с 2023 года, все работодатели в отношении застрахованных лиц должны будут подавать следующие формы отчетности:

1. Расчет по страховым взносам (РСВ). Данный расчет нужно подавать ежеквартально – не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ).

2. Персонифицированные сведения о физических лицах, включающие в себя персональные данные и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений за предшествующий календарный месяц (далее – персонифицированные сведения). Эти сведения необходимо подавать ежемесячно – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Расчет по страховым взносам и персонифицированные сведения «упрощенцы» должны подавать в налоговую инспекцию по месту своего учета. Формы названных отчетов, порядок их заполнения и электронный формат утверждены Приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/878@.

Обратите внимание: порядок представления РСВ и персонифицированных сведений в налоговую инспекцию в 2023 году определяется численностью физических лиц, в пользу которых начислены выплаты за отчетный (расчетный) период. Работодатели вправе сдать отчеты на бумажном носителе, если численность составляет 10 и менее человек. Если же численность физических лиц превышает названную величину – отчеты подаются только в электронном виде (п. 10 ст. 431 НК РФ).

3. Единая форма сведений (ЕФС-1). Данная форма объединит в своем составе прежние формы СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и 4-ФСС (п. 2 ст. 8 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ). Для разных сведений из названного отчета установлены свои сроки представления. Иными словами, различные разделы из ЕФС-1 работодатели будут направлять в Социальный фонд России в разное время:

1. Сведения о страховом стаже застрахованных лиц (аналог прежней формы СЗВ-СТАЖ) нужно подавать по окончании календарного года не позднее 25 января (то есть отчет за 2023 году нужно подать не позднее 24 января 2024 года) (п. 3 ст. 11 Закона № 27-ФЗ). Эти сведения необходимо будет подавать только в отношении отдельных категорий работников, поименованных в названной норме. К их числу, к примеру, отнесены лица, находившиеся в отчетном периоде в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет.

2. Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица (аналог прежней формы СЗВ-ТД) (п. 5, 6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):

– при его переводе на другую постоянную работу, подаче им заявления о продолжении ведения страхователем трудовой книжки в соответствии со ст. 66 ТК РФ либо о предоставлении ему страхователем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ – не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором изданы приказ (распоряжение), документ или принято иное решение, которые подтверждают оформление перевода на другую постоянную работу, либо подано соответствующее заявление;
– при приеме на работу и увольнении – не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения), документа или принятия иного решения, которые подтверждают оформление или прекращение трудовых отношений;
– при заключении и расторжении договора гражданско-правового характера, на вознаграждение по которому в соответствии с налоговым законодательством начисляются страховые взносы, – не позднее рабочего дня, следующего за днем заключения или прекращения соответствующего договора.

3. Сведения о начисленных взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (аналог прежней формы 4-ФСС) – ежеквартально не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 1 ст. 24 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

4. Сведения о дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию (аналог прежней формы ДСВ-3), если такие взносы были уплачены, – по окончании первого квартала, полугодия, девяти месяцев и календарного года не позднее 25-го числа месяца, следующего за отчетным периодом (п. 7 ст. 11 Закона № 27-ФЗ).

Форма ЕФС-1 и порядок ее заполнения будут утверждены Правлением ПФ РФ.

Обратите внимание: при выборе способа подачи сведений в СФР работодатели в 2023 году, как и раньше, должны исходить из численности застрахованных лиц, работающих по трудовым или гражданско-правовым договорам.

Правда, изменится период для учета численности работников: в 2022 году этот показатель брался за предшествующий отчетный период (как было сказано, например, в п. 2.6 ст. 11 Закона № 27-ФЗ), в следующем, 2023 году – за расчетный период (п. 2 ст. 8 Закона № 27-ФЗ в редакции Федерального закона от 14.07.2022 № 237-ФЗ).

Расчет по страховым взносам – 2023

С I квартала 2023 года работодатели обязаны подавать РСВ по форме из приложения 1 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878@ не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом (п. 7 ст. 431 НК РФ).

Первый раз работодатели обязаны подать эту форму за I квартал – не позднее 25 апреля 2023 года.

Порядок заполнения РСВ утвержден в приложении 3 к вышеупомянутому приказу.

Состав формы РСВ

Расчет состоит из титульного листа, нескольких разделов и приложений к ним.

Если работодатель выплачивал физическим лицам в расчетном периоде (квартале) зарплату и производил другие выплаты, ему нужно включить в расчет следующие разделы (п. 1.4 Порядка заполнения РСВ):

1) титульный лист;

2) разд. 1 «Сводные данные об обязательствах плательщика страховых взносов». В данном разделе отдельными блоками показывают следующие сведения:

– суммы взносов на обязательное пенсионное и обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование, подлежащие уплате;
– сумма взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу, подлежащая уплате;
– сумма страховых взносов на дополнительное социальное обеспечение, подлежащая уплате;

3) подразд. 1 разд. 1 «Расчет сумм страховых взносов на обязательное пенсионное страхование, на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством, на обязательное медицинское страхование»;

4) разд. 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах». Он, в свою очередь, состоит из нескольких подразделов (п. 13.1 Порядка заполнения РСВ):

– 3.1 «Данные о физическом лице, в пользу которого начислены выплаты и иные вознаграждения»;
– 3.2 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, а также сведения об исчисленных страховых взносах»;
– 3.2.1 «Сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица»;
– 3.2.2 «Сведения о базе для исчисления страховых взносов на обязательное пенсионное страхование по дополнительному тарифу».

Подраздел 2 разд. 1, приложения 1–4 к разд. 1 включаются в состав РСВ при применении работодателем соответствующих тарифов страховых взносов (п. 1.5 Порядка заполнения РСВ).

Общие правила заполнения расчета

В расчете не должно быть отрицательных значений (то есть со знаком «минус»), суммовые показатели отражаются в рублях и копейках.

Если какой-то показатель отсутствует, то в соответствующем поле должен быть проставлен (п. 1.20 Порядка заполнения РСВ):

– 0 – для количественного или суммового показателя;
– или прочерк – для текстового, кодового или другого показателя.

Если РСВ подготовлен с использованием программного обеспечения и распечатан на принтере, то прочерки в незаполненных знако-местах могут отсутствовать (п. 1.21 Порядка заполнения РСВ).

Обратите внимание: в расчет включаются выплаты, включаемые в базу для исчисления страховых взносов, а также выплаты, освобожденные от обложения взносами, но признаваемые объектом обложения в соответствии со ст. 420 НК РФ. Выплаты, не признаваемые объектом обложения взносами (п. 4–8 ст. 420 НК РФ), в расчет включать не нужно.

Особенности заполнения РСВ

В разделе 1 расчета объединены строки, в которых указываются взносы на ОПС, ОМС и страхование по ВНиМ (что логично из-за введения сальдированного порядка учета налоговых обязательств).

В отдельном блоке теперь нужно показывать пенсионные взносы по дополнительным тарифам.

Стоимостные показатели в разд. 1 отражаются нарастающим итогом с начала отчетного периода (строка 030). При этом суммы страховых взносов к уплате за последние три месяца расшифровываются в строках 031–033.

В подразделе 1 разд. 1 показывается расчет суммы страховых взносов. Суммарные данные по всем физическим лицам приводятся с начала года, а также за каждый из последних трех месяцев отдельно.

Раздел 3 заполняется по каждому застрахованному лицу, для которого «упрощенец» являлся страхователем в последние три месяца расчетного (отчетного) периода (п. 13.1 Порядка заполнения РСВ). То есть раздел нужно заполнить за последние три месяца периода по тем лицам, кому начислялись выплаты в рамках трудовых отношений, по договорам об оказании услуг (о выполнении работ) и другие облагаемые страховыми взносами выплаты.

Персонифицированные сведения о физических лицах

Форма персонифицированных сведений и порядок ее заполнения (далее – Порядок заполнения ПС) утверждены соответственно в приложениях 2 и 4 к Приказу ФНС России № ЕД-7-11/878@. Данная форма фактически дублирует разд. 3 расчета по страховым взносам.

Как упоминалось ранее, персонифицированные сведения согласно п. 7 ст. 431 НК РФ работодатели обязаны подавать ежемесячно – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим. Впервые работодатели обязаны подать обозначенную форму за январь 2023 года – не позднее 27 февраля (срок переносится из-за выходного дня – п. 7 ст. 6.1 НК РФ).

Персональные сведения подаются в налоговый орган по месту нахождения организации и ее обособленных подразделений (если таковые имеют отдельный счет в банке и сами выплачивают вознаграждения физическим лицам).

Обратите внимание: в случае лишения обособленного подразделения полномочий по начислению выплат и иных вознаграждений в пользу физических лиц, в том числе закрытия подразделения, наделенного такими полномочиями, организация должна подать уточненные персонифицированные сведения за периоды, когда подразделение подавало их самостоятельно. «Уточненки» подаются в инспекцию по месту нахождения организации (п. 1.17 Порядка заполнения ПС).

Общие правила подачи персонифицированных сведений

В форме показываются персональные данные всех застрахованных лиц и суммы выплат, начисленные в отчетном месяце в пользу каждого из них.

В отчет необходимо включить сведения:

– о лицах, работающих по трудовым договорам;
– об исполнителях по гражданско-правовым договорам об оказании услуг, о выполнении работ;
– об исполнителях по договорам авторского заказа;
– об авторах произведений по договорам об отчуждении исключительного права на результаты интеллектуальной деятельности, издательским лицензионным договорам, лицензионным договорам о предоставлении права использования результатов интеллектуальной деятельности.

В персонифицированных сведениях подлежит отражению также информация о физических лицах, в пользу которых в отчетном периоде не начислялись выплаты и вознаграждения.

Стоимостные показатели в отчете показываются в рублях и копейках и не должны иметь отрицательные значения. В случае отсутствия какого-либо показателя количественные и суммовые показатели заполняются значением «0» («ноль»), в остальных случаях во всех знакоместах соответствующего поля проставляется прочерк.

Не допускается (п. 1.11–1.13 Порядка заполнения ПС):

1) исправление ошибок в отчете с помощью корректирующего или иного аналогичного средства;

2) двусторонняя печать сведений на бумажном носителе;

3) скрепление листов сведений, приводящее к порче бумажного носителя.

Состав формы и особенности ее заполнения

Персональные сведения включают:

– титульный лист;
– персональные данные физических лиц и сведения о суммах выплат и иных вознаграждений в их пользу.

Заполнение титульного листа. В нем необходимо указать:

– ИНН/КПП в соответствии со свидетельством о постановке на учет;
– код сведений – «0» для первичного отчета, «1», «2», «3» и т. д. – для уточненных;
– период, за который представляется отчет, – заполняется в соответствии с кодами, указанными в приложении 3 к Порядку заполнения ПС;
– код налогового органа, в который подаете отчет;
– код местонахождения работодателя – из приложения 4 к Порядку заполнения ПС;
– сведения об организации (обособленном подразделении), телефон;
– сведения о реорганизации (ликвидации) организации (обособленного подразделения) – код из приложения 2 к Порядку заполнения ПС;
– сведения о лице, подавшем отчет.

Обратите внимание: показатель «Лишение полномочий (закрытие) обособленного подразделения (код)» на титульном листе отражается в случае необходимости представления уточненных персонифицированных сведений за подразделение, которое ранее было наделено полномочиями по начислению выплат и вознаграждений в пользу физических лиц, а к моменту представления уточненных сведений лишено таких полномочий.

Персональные данные и сведения о выплатах. Данный раздел работодатель должен заполнить на застрахованных лиц, которые числились у него в отчетном периоде (месяце), в том числе в пользу которых начислены вознаграждения в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров.

По каждому такому лицу указывают:

– в строках 040–060 – Ф. И. О.;
– в строке 020 – ИНН;
– в строке 030 – СНИЛС;
– в строке 070 – сумму выплат, начисленных в его пользу в отчетном месяце (до удержания из них НДФЛ). В эту строку нужно включить все суммы выплат и вознаграждений, которые являются объектом обложения страховыми взносами.

Если отсутствуют сведения о сумме выплат и иных вознаграждений, начисленных в пользу физического лица, по строке 070 проставляется прочерк (п. 3.2 Порядка заполнения ПС).

Внесение исправлений в персональные данные. Для исправления или отмены поданных ранее сведений о физическом лице предусмотрена строка 010 «Признак аннулирования сведений о физическом лице».

Признак аннулирования «1» проставляется в этой строке при аннулировании ранее представленных данных, отраженных по строкам 020–060. При этом по строке 070 ставятся прочерки.

При первичной подаче сведений признак аннулирования в строке 010 не проставляется (п. 3.3 Порядка заполнения ПС).

Если необходимо внести исправления в данные о физическом лице, которому начислены выплаты и иные вознаграждения, то одновременно с указанием по строке 010 признака аннулирования «1» следует представить исправленные данные о физическом лице по строкам 020–060, а также указать сведения о начисленных суммах выплат и иных вознаграждений.

* * *

Начиная с 2023 года «упрощенцы» наравне с иными налогоплательщиками будут обязаны подавать в налоговую инспекцию по месту своего учета РСВ (ежеквартально – не позднее 25-го числа месяца, следующего за расчетным (отчетным) периодом) и персонифицированные сведения (ежемесячно – не позднее 25-го числа месяца, следующего за истекшим).

Порядок представления указанных форм отчетности в инспекцию определяется численностью физических лиц, в пользу которых осуществлялись (были оформлены) выплаты за отчетный (расчетный) период. Работодатели вправе сдать отчеты на бумажном носителе, если численность составляет 10 и менее человек. Если же численность физических лиц превышает названную величину – отчеты подаются только в электронном виде.

Логинова Е. А.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»