Как пересчитать в рубли расходы, произведенные в редкой валюте?

Для того чтобы определить для целей налогообложения расходы, осуществленные в валюте, необходимо пересчитать эту валюту в рубли.

Предположим, работник, отправляясь в загранкомандировку, получает рублевый аванс. При наличии справки о покупке валюты пересчет валютных расходов в рубли производится по курсу, указанному в этом документе, при отсутствии справки – по курсу Банка России.

Случается, что работник направляется в такую страну, для валюты которой Банк России не устанавливает официальный курс. Как правильно осуществить ее пересчет в рубли для целей исчисления налога на прибыль? Разобраться в этом вопросе поможет данная консультация.

Несколько слов о пересчете расходов на загранкомандировку

В случае, когда у организации нет валютного счета, она может выдать сотруднику, отправляющемуся в командировку, рублевый аванс для самостоятельного приобретения валюты. В соответствии с Инструкцией № 136-И в обменном пункте ему обязаны выдать документ, подтверждающий проведение операции с наличной иностранной валютой (справку о покупке валюты).

Исходя из норм, изложенных в пп. 5 п. 7, п. 10 ст. 272 НК РФ, командировочные расходы отражаются в налоговом учете так:

– расходы учитываются на дату утверждения авансового отчета;
– расходы, осуществленные в валюте, пересчитываются в рубли по официальному курсу, установленному Банком России на дату утверждения авансового отчета. Исключение – выдача работнику аванса, когда расходы в валюте пересчитываются по курсу Банка России на дату перечисления аванса (в части, приходящейся на аванс).

Итак, если сотруднику выдан рублевый аванс и он представил справку о покупке валюты, организация будет компенсировать работнику сумму его фактических затрат, то есть сумму по курсу, указанному в документах, подтверждающих покупку валюты или продажу неизрасходованного остатка в валюте (см. письма Минфина России от 21.01.2016 № 03-03-06/1/2059, от 03.09.2015 № 03-03-07/50836, от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193). При этом в силу пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой осуществления командировочных расходов признается дата утверждения авансового отчета.

В ситуации, когда сотрудник не может подтвердить курс конвертации рублей, пересчет суммы в иностранной валюте производится по официальному курсу, установленному Банком России на дату выдачи подотчетных сумм. Такое мнение Минфин высказал в упомянутых выше письмах № 03-03-06/1/2059, № 03-03-07/50836. (Обращаем ваше внимание, что ранее контролирующие органы излагали иную точку зрения: перерасчет следует производить на дату утверждения авансового отчета – письма Минфина России от 31.03.2011 № 03-03-06/1/193 и ФНС России от 21.03.2011 № КЕ-4-3/4408).

Полагаем, что при отсутствии справки о покупке валюты разъяснения чиновников следует использовать таким образом: в части, приходящейся на выданный аванс, пересчет в рубли по курсу Банка России надо осуществлять на дату выдачи аванса, а сумму перерасхода аванса – пересчитать на дату утверждения авансового отчета по загранкомандировке.

Пример 1.

Организация направила своего сотрудника в зарубежную командировку во Вьетнам с 11 по 23 марта 2017 года включительно.

10 марта из кассы под отчет работнику был выдан аванс в размере 59 000 руб., который он израсходовал на приобретение 1 000 USD в обменном пункте по курсу 59 руб./USD.

В командировке работник обменял 950 USD на покупку местной валюты (вьетнамский донг – VND) по курсу 22 000 VND/USD, что подтверждено соответствующими документами. На руки работник получил 20 900 000 VND.

По возвращении из командировки он обменял остаток в размере 50 USD в обменном пункте по курсу 57 руб./USD, получив 2 850 руб.

Покупка и продажа иностранной валюты подтверждены справкой банка.

24 марта работник представил авансовый отчет, к которому были приложены документы, подтверждающие расходы в размере 20 900 000 VND. Авансовый отчет был утвержден в этот же день, остаток в рублях возвращен в кассу.

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут также рассчитаны исходя из истраченной суммы согласно первичным документам на приобретение валюты и отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в марте 2017 года в размере 56 150 руб. (56 050 + 100).

Теперь рассмотрим ситуацию, когда работник приложил к авансовому отчету документы, подтверждающие понесенные расходы в редкой валюте, не представив справок о ее покупке. Далее расскажем, как правильно перевести в рубли эти расходы.

Тугрики, песо, боливары и другие

На сегодняшний день действует Перечень иностранных валют, официальные курсы которых по отношению к рублю устанавливаются Банком России ежедневно (по рабочим дням) (далее – Перечень), который содержит 33 наименования валют.

По мнению Минфина, изложенному в Письме от 22.06.2015 № 03-03-06/1/35872, стоимость активов или обязательств, выраженных в иностранной валюте, курс которой не устанавливается Банком России, может быть пересчитана в рубли в соответствии с рекомендациями, приведенными в Письме Банка России от 14.01.2010 № 6-Т (далее – Письмо № 6-Т). В нем разъяснено следующее.

При необходимости использования в случаях, установленных законодательством РФ, курса к рублю иностранной валюты, не включенной в Перечень на дату определения курса, курс данной валюты может быть определен с использованием установленного Банком России официального курса доллара США по отношению к рублю, действующего на дату определения курса, и курса иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США на дату, предшествующую дате определения курса.

В качестве курсов иностранных валют, не включенных в Перечень, к доллару США могут быть использованы котировки данных валют к доллару США, представленные в информационных системах Reuters или Bloomberg или опубликованные в газете Financial Times (в том числе в их представительствах в сети Интернет).

Обратите внимание. Банк России с 15 сентября 2015 года начал публикацию ежедневной информации агентства Thomson Reuters об обменных курсах широкого перечня иностранных валют к доллару США, рекомендованных к использованию в расчетах в Письме № 6-Т.

Данная информация размещается на официальном сайте Банка России в Интернете (http://www.cbr.ru/hd_base/?PrtID=sc_daily) в связи с прекращением с 1 января 2015 года соответствующих публикаций на сайте газеты Financial Times.

Курсы иностранных валют к доллару США за 2015 год представлены по состоянию на 11.30 по московскому времени. Ретроспективные данные о курсах иностранных валют к доллару США приводятся с 12.01.2010 по состоянию на конец дня заданной даты.

Если пройти по указанной ссылке, то мы увидим список редких валют, где представлены наименование той или иной валюты, ее цифровой и буквенный коды, тип котировки (прямая или обратная) и курс валюты к доллару США на заданную дату.

Например, курсы вьетнамского донга и гибралтарского фунта на 23.03.2017 составляли:

Представим разъяснения, которые даны в Письме № 6-Т, в виде формулы:

курс руб./валюты_нвп = курс руб./USD / курс валюты_нвп/USD, где

курс руб./валюты_нвп – курс иностранной валюты, не включенной в Перечень, к рублю (на дату определения курса);
курс руб./USD – официальный курс доллара США к рублю, установленный ЦБ РФ (на дату определения курса);
курс валюты_нвп/USD – курс иностранной валюты, не включенной в Перечень, к доллару США (на дату, предшествующую дате определения курса).

Почему в формуле курс редкой валюты к доллару берется не на дату его определения, а на предшествующую дату? Дело в том, что, по данным информационных агентств, необходимо взять среднюю котировку валюты к доллару за целый день. При этом котировки валют в течение дня меняются, и определить дневную котировку можно только в конце дня.

Таким образом, при определении курса редкой валюты к рублю, к примеру, на 2-е число месяца надо взять последнюю дневную котировку этой валюты к доллару США на 1-е число месяца.

Пример 2.

Воспользуемся данными примера 1 с той лишь разницей, что сотрудник не смог представить справку об обмене долларов на вьетнамские донги.

Полагаем, что, несмотря на наличие справок об обмене рублей на доллары и остатка долларов на рубли, отсутствие документа об обмене долларов на вьетнамскую валюту не позволяет определить, действительно ли было потрачено именно 950 USD. Поэтому пересчет делаем на дату выдачи аванса (10.03.2017).

Пересчитаем курс рубля по отношению к вьетнамскому донгу и результаты отразим в таблице.

Сумма командировочных расходов составит 53 922 руб. (20 900 000 VND х 0,00258 руб./VND).

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

Для целей исчисления налога на прибыль командировочные расходы будут отражены в прочих расходах на основании пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ в марте 2017 года в размере 53 922 руб.

Белецкая Ю. А.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»