8 (952) 080-10-85
круглосуточно
Расчеты с подотчетными лицами – наиболее распространенный вид расчетов в рамках финансово-хозяйственной деятельности учреждений. Что нужно знать бухгалтеру, чтобы правильно оформить взаимоотношения с подотчетными лицами и отразить расчеты с ними в бухгалтерском учете?
Подотчетные лица – это физические лица, которым выдаются подотчетные суммы (денежные средства) из кассы либо с использованием банковских карт на осуществление расходов, связанных с ведением деятельности учреждения.
Подотчетными могут быть:
– любые работники учреждения;
– физические лица, с которыми учреждение заключило гражданско-правовой договор, например, исполнители, подрядчики (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859);
– физические лица, привлекаемые учреждениями для выполнения отдельных полномочий без заключения с ними трудовых договоров или договоров гражданско-правового характера, например, учащиеся образовательных учреждений, сопровождающие лица.
Перечень подотчетных лиц может быть закреплен в рамках учетной политики учреждения.
Не допускается выдача денежных средств подотчетным лицам, у которых есть просроченная задолженность по предыдущим авансам (п. 214 Инструкции № 157н).
На основании какого документа выдаются деньги под отчет?
Деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица. При этом заявление должно содержать назначение аванса, его расчет (обоснование) и срок, на который он выдается (п. 213 Инструкции № 157н).
Распоряжение руководителя, как правило, оформляется в виде приказа. Его можно составить сразу на несколько подотчетных лиц с обязательным указанием по каждому суммы наличных денег и срока, на который они выдаются (Письмо ЦБ РФ от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ/24158).
Физические лица (за исключением ИП) не являются участниками наличных расчетов, поэтому денежные средства под отчет выдаются им без учета предельного размера наличных расчетов в 100 000 руб. (п. 2, 5, 6 Указания ЦБ РФ от 07.10.2013 № 3073-У «Об осуществлении наличных расчетов»).
Вместе с тем при оплате подотчетным лицом за наличный расчет приобретенного товара, услуги, работы следует соблюдать данный предельный размер, поскольку в этом случае физическое лицо выступает от имени учреждения.
О расходах, осуществленных за счет полученных ранее авансов, нужно отчитаться в течение трех рабочих дней:
– после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У);
– со дня выхода на работу (когда на момент истечения срока, на который был выдан аванс, подотчетное лицо находилось в отпуске, на больничном, то есть отсутствовало по уважительным причинам) (п. 6.3 Указания № 3210-У);
– со дня возвращения из командировки (п. 26 Положения № 749, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
Сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету на основании утвержденного руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансового отчета (ф. 0504505) и прилагаемых к нему документов, подтверждающих расходы (п. 216 Инструкции № 157н).
Сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на соответствующих счетах расчетов с подотчетными лицами и признается принятым перед подотчетным лицом денежным обязательством.
Для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых им учреждением под отчет, предназначен счет 0 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 212 Инструкции № 157н):
– по дебету отражается выдача денежных средств под отчет и возмещение перерасхода по авансовому отчету;
– по кредиту – принятие произведенных за счет подотчетных сумм расходов и возврат неизрасходованного аванса.
Расчеты на счете 0 208 00 000 группируются в разрезе видов выплат, утвержденных сметой учреждения (планом финансово-хозяйственной деятельности), по аналитическим группам синтетического учета объекта учета (п. 217 Инструкции № 157н):
– 10 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате труда, начислениям на выплаты по оплате труда»;
– 20 «Расчеты с подотчетными лицами по оплате работ, услуг»;
– 30 «Расчеты с подотчетными лицами по поступлению нефинансовых активов»;
– 60 «Расчеты с подотчетными лицами по социальному обеспечению»;
– 90 «Расчеты с подотчетными лицами по прочим расходам».
Расчеты с подотчетными лицами отражаются с применением в 24 – 26-м разрядах номера счета следующих подстатей КОСГУ:
– 567 «Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами»;
– 667 «Уменьшение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами».
Выдача под отчет наличных денежных средств и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Выданы наличные денежные средства под отчет из кассы |
0 208 00 567 |
0 201 34 610 |
|
Приняты к учету расходы на основании утвержденного авансового отчета |
0 401 20 000 |
0 208 00 667 |
|
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетной суммы |
0 201 34 510 |
0 208 00 667 |
|
Возмещен из кассы перерасход по авансовому отчету |
0 208 00 567 |
0 201 34 610 |
Пример 1.
Сотруднику автономного учреждения культуры выданы из кассы наличные денежные средства на командировочные расходы:
– суточные – 700 руб. (7 дн. x 100 руб.);
– проживание – 4 900 руб.;
– проезд – 3 000 руб.
По возвращении из командировки сотрудник оформил авансовый отчет, приложив к нему акт об оказанных услугах по проживанию и кассовый чек на сумму 4 900 руб., а также проездные билеты на сумму 2 700 руб., которые тоже приняты в качестве подтверждения фактического срока его нахождения в командировке (7 дн.). Неизрасходованный остаток наличных средств в размере 300 руб. внесен в кассу.
Согласно учетной политике командировочные расходы отнесены в состав общехозяйственных.
Операции осуществляются в рамках деятельности, приносящей доход.
В бухгалтерском учете автономного учреждения данные операции отразятся следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Выданы наличные денежные средства из кассы на командировочные расходы: |
|||
|
– суточные |
2 208 12 567 |
2 201 34 610 |
700 |
|
– проживание |
2 208 26 567 |
2 201 34 610 |
4 900 |
|
– проезд |
2 208 26 567 |
2 201 34 610 |
3 000 |
|
Начислены командировочные расходы на основании утвержденного авансового отчета: |
|||
|
– суточные |
2 109 80 212 |
2 208 12 667 |
700 |
|
– проживание |
2 109 80 226 |
2 208 26 667 |
4 900 |
|
– проезд |
2 109 80 226 |
2 208 26 667 |
2 700 |
|
Возвращен в кассу неизрасходованный остаток наличных денежных средств |
2 201 34 510 |
2 208 26 667 |
300 |
Выдача под отчет денежных средств с использованием банковских карт и принятие произведенных за счет них расходов отражаются в бухгалтерском (бюджетном) учете следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
|
Перечислены с лицевого счета денежные средства на карту, выданную ОФК, для получения наличных денег на основании заявки учреждения |
0 210 03 561 |
0 201 11 610* |
|
1 304 05 000** |
||
|
Получены подотчетным лицом наличные денежные средства через банкомат с использованием карт, выданных ОФК, а также оплачены приобретенные услуги (работы, товары) с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт |
0 208 00 567 |
0 210 03 661 |
|
Приняты на основании авансового отчета и подтверждающих документов суммы расходов, произведенных подотчетным лицом |
0 401 20 000 |
0 208 00 667 |
|
Возвращены остатки неиспользованных подотчетных сумм на банковскую карту через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств |
0 201 23 510 |
0 208 00 667 |
|
Поступили (зачислены) на лицевой счет учреждения суммы полученных возвратов дебиторской задолженности с применением банковских карт |
0 201 11 510* |
1 201 23 610 |
|
1 304 05 000** |
* Счет применяется бюджетными (автономными) учреждениями.
** Счет применяется казенными учреждениями.
Пример 2.
На банковскую карту работника бюджетного учреждения культуры на основании заявки перечислены с лицевого счета денежные средства в размере 3 000 руб. для оплаты канцелярских товаров. Сотрудник приобрел канцелярские товары на всю сумму, оплатив покупку банковской картой. К авансовому отчету он приложил товарный и кассовый чеки.
Операции осуществляются в рамках деятельности по выполнению государственного задания.
В бухгалтерском учете указанные операции будут отражены следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Зачислены на карту денежные средства |
4 210 03 561 |
4 201 11 610 |
3 000 |
|
Оплачены работником с банковской карты канцтовары |
4 208 34 567 |
4 210 03 661 |
3 000 |
|
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета |
4 105 36 346 |
4 208 34 667 |
3 000 |
Пример 3.
Воспользуемся условиями примера 2 и предположим, что работник снял с банковской карты всю сумму через банкомат. За наличные средства он приобрел канцтовары на сумму 2 950 руб., а неизрасходованный остаток в размере 50 руб. внес на карту через банкомат.
В бухгалтерском учете данные операции отразятся следующим образом:
|
Содержание операции |
Дебет |
Кредит |
Сумма, руб. |
|
Зачислены на карту денежные средства |
4 210 03 561 |
4 201 11 610 |
3 000 |
|
Сняты работником денежные средства с карты через банкомат |
4 208 34 567 |
4 210 03 661 |
3 000 |
|
Приняты к учету приобретенные канцтовары на основании авансового отчета |
4 105 36 346 |
4 208 34 667 |
2 950 |
|
Внесен через банкомат на карту остаток неизрасходованных наличных средств |
4 201 23 510 |
4 208 34 667 |
50 |
|
Зачислена на лицевой счет сумма, внесенная на карту |
4 201 11 510 |
4 201 23 610 |
50 |
* * *
Выделим основные моменты, которые следует учитывать при организации взаимоотношений с подотчетными лицами и отражении расчетов с ними в бухгалтерском учете:
1) подотчетными лицами могут выступать не только работники учреждения, но и физические лица, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера, а также сторонние лица, привлекаемые для выполнения отдельных полномочий;
2) наличные деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица;
3) при выдаче средств «подотчетникам» учреждение не обязано соблюдать лимит расчета наличными. Однако не следует забывать, что, оплачивая такими средствами товар, услуг, работу, подотчетные лица выступают от имени учреждения (то есть юридического лица, которое не может превышать установленный лимит в рамках одного договора);
4) сумма произведенных подотчетным лицом расходов принимается к учету согласно утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) подотчетного лица и прилагаемым к нему подтверждающим документам;
5) подотчетному лицу дается три рабочих дня для предоставления отчета об осуществленных расходах;
6) учет расходов с подотчетными лицами ведется на соответствующих аналитических счетах счета 0 208 00 000 с указанием в 24 – 26-м разрядах номера счета подстатей 567, 667 КОСГУ.
Семина Л.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»
