О расчетах со спортсменами, тренерами, судьями и не только

Вопрос:

Государственное автономное учреждение «Центр спортивной подготовки сборных команд» направляет на соревнование спортсменов, не состоящих в штате учреждения. На основании каких документов подтверждаются расходы на проезд, проживание, питание, суточные, осуществленные в рамках проведения спортивного мероприятия в отношении указанных лиц?

Ответ:

Особенности регулирования труда спортсменов и тренеров предусмотрены гл. 54.1 ТК РФ. В силу ст. 348.6 ТК РФ работодатели обязаны по вызовам (заявкам) общероссийских спортивных федераций направлять спортсменов, тренеров с их письменного согласия в спортивные сборные команды РФ для участия в тренировочных и других мероприятиях по подготовке к спортивным соревнованиям и в международных официальных спортивных мероприятиях в составе указанных команд. При этом расходы, связанные с их участием в спортивных мероприятиях в составе сборной команды, возмещаются в порядке, предусмотренном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ и в соответствии с нормами, утвержденными общероссийскими спортивными федерациями.

К сведению: нормы расходов на проведение физкультурных и спортивных мероприятий, включенных в Единый календарный план межрегиональных, всероссийских и международных физкультурных мероприятий и спортивных мероприятий, утверждены Приказом Минспорта РФ от 30.03.2015 № 283. При разработке таких норм на региональном уровне федерации спорта могут использовать данный документ.

Названные расходы входят в состав материального обеспечения спортивных сборных команд, которое включает себя, в частности:

– оплату членам спортивной сборной команды проезда до места проведения официальных спортивных соревнований и обратно, оплату провоза спортивного инвентаря, услуг автотранспорта;
– оплату суточных;
– оплату проживания членов команды в местах проведения официальных спортивных соревнований;
– обеспечение питанием, снаряжением, спортивной экипировкой и спортивной формой в период подготовки (учебно-тренировочного процесса) и участия в официальных спортивных соревнованиях;
– обеспечение фармакологическими, восстановительными средствами, витаминными препаратами, медикаментами общего лечебного назначения, прохождение медицинского и антидопингового обследования;
– приобретение и аренду спортивных сооружений, спортивного оборудования, инвентаря;
– оплату полиса страхования от несчастных случаев спортсменам, входящим в состав спортивной сборной команды, возмещение затрат спортсменам на оказанные им медицинские услуги во время учебно-тренировочных сборов и проведения матчей;
– оплату членских (заявочных) взносов спортивной сборной команды;
– оплату услуг тренерского состава и услуг других специалистов, включенных в состав спортивной сборной команды, по договорам гражданско-правового характера;
– выплату вознаграждения привлеченным судьям во время проведения официальных соревнований (затраты на проезд, питание, проживание, выплату заработной платы).

Материальное обеспечение сборных команд (в том числе оплата расходов на проезд, проживание, питание спортсменов) в рамках спортивных мероприятий осуществляется, как правило, на основании положения (регламента) о соревновании и сметы, утвержденной в пределах установленных норм.

Необходимо отметить, что подотчетным лицом может быть физическое лицо, с которым у учреждения заключен трудовой или гражданско-правовой договор (Письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859). По нашему мнению, спортсмены, являющиеся членами сборных команд, тоже могут быть подотчетными лицами. Получается, расчеты с ними могут оформляться так же, как и с обычными работниками.

Порядок подтверждения расходов, связанных с организацией и проведением спортивного мероприятия (соревнования), может быть установлен локальным актом (положением) учреждения, осуществляющего спортивную подготовку сборных команд, если подобный документ не утвержден учредителем данного учреждения (министерством, комитетом, департаментом спорта).

Учреждение также может издать приказ, в котором будет установлен перечень документов, являющихся основанием для направления участников на соревнование. Этот документ будет служить основанием для утверждения сметы расходов по соответствующему источнику финансирования.

В названном акте (приказе) в отношении спортсменов, а также тренеров, судей и других участников спортивных мероприятий, не являющихся работниками учреждения, можно установить, что указанные лица являются подотчетными лицами, которым могут выдаваться наличные средства на возмещение расходов на проезд, проживание, питание, суточные в рамках утвержденной сметы на материальное обеспечение сборных команд. Для документального подтверждения расходов, произведенных обозначенными лицами, оформляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов. При этом в отношении судей, тренеров и иного обслуживающего персонала, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера на оказание соответствующих услуг в рамках спортивного мероприятия, указанные расходы могут быть возмещены только в случае, если они не были предусмотрены условиями договора (не включены в размер вознаграждения).

Вопрос:

Какие документы могут служить основанием в отношении расходов на питание участников соревнований?

Ответ:

При направлении членов сборных команд и иных участников на соревнования учреждение вправе выбрать наиболее подходящий для него способ осуществления расходов на питание:

– путем заключения договоров с организациями на оказание услуг по питанию;
– путем закупки подотчетным лицом продуктов питания или услуг по организации питания;
– в виде возмещения (компенсации) денежными средствами участникам соревнования стоимости питания.

Документы, подтверждающие расходы на питание, будут различаться в зависимости от способа организации питания.

При организации питания по договору с предприятием общепита (буфетном обслуживании) подтверждающими документами будут являться:

– договор на оказание услуг по организации питания и обслуживания;
– акт об оказании услуг с детализацией и указанием количественных и качественных характеристик для того, чтобы можно было определить целевой характер расходов;
– платежный документ, подтверждающий оплату контрагенту оказанной услуги.

При самостоятельной организации питания учреждением (путем безналичной или наличной оплаты) нужно оформлять:

– договор купли-продажи продуктов питания (при безналичной оплате);
– авансовый отчет (при расчете через подотчетное лицо);
– документы, подтверждающие приобретение продуктов (товарную накладную, товарный чек);
– документы, подтверждающие оплату поставщику поставленной продукции (кассовый чек, платежное поручение);
– документ, подтверждающий факт списания (использования) продуктов питания при проведении мероприятия (акт на списание, отчет о проведении мероприятия, с указанием количественного состава участников мероприятия и иные документы, подтверждающие соразмерность количества приобретаемых продуктов питания, посуды количеству участников мероприятия, подлежащих обслуживанию).

Если питание организовано путем выдачи ланч-боксов (наборов питания, сухих пайков и т. п.), дополнительно к перечисленным выше документам оформляются ведомости выдачи продуктов питания, подтверждающие факт их использования при проведении спортивного мероприятия.

Поскольку ведомость выдачи не имеет унифицированной формы, ее можно оформить в произвольном виде, но в ней обязательно должны содержаться:

– наименование и дата проведения физкультурного или спортивного мероприятия, во время которого осуществлялась выдача наборов питания;
– поименный список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, а также количество и стоимость полученных ими наборов;
– личные подписи спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, подтверждающие получение продуктов. Если в составе участников мероприятий есть несовершеннолетние, то за них в получении продуктов может расписаться сопровождающий их официальный представитель;
– подпись лица, ответственного за составление и уполномоченного на подписание подобных документов.

В случае компенсации питания наличными денежными средствамипотребуются:

1) список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, участвующих в проведении мероприятия(ий), утвержденный руководителем организации;

2) табели учета рабочего времени тренеров или договоры возмездного оказания услуг в зависимости от того, являются ли они штатными сотрудниками учреждения;

3) ведомости выдачи наличных денежных средств, в которой обязательно должны содержаться:

– наименование и дата проведения мероприятия, во время которого осуществлялась выдача денежных средств;
– поименный список спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, получивших денежные средства;
– личные подписи спортсменов, тренеров и других участников физкультурных и спортивных мероприятий, подтверждающие получение денежных средств. Если в составе участников физкультурных и спортивных мероприятий есть несовершеннолетние, то за них в получении компенсации может расписаться сопровождающий их официальный представитель;
– подпись лица, ответственного за составление и уполномоченного на подписание подобных документов.

В ведомостях должны быть указаны паспортные данные (данные свидетельства о рождении) получателей.

Вопрос:

Как в бухгалтерском учете отражаются записи по оплате расходов, произведенных в рамках спортивного мероприятия?

Ответ:

По общим правилам в бухгалтерском учете расчеты, произведенные в рамках договоров, заключенных с поставщиками и подрядчиками, отражаются на соответствующих аналитических счетах к синтетическому счету 030200000 (по соответствующему коду КОСГУ) в зависимости от экономического содержания операции и коду вида расходов 244.

Для расчетов с подотчетными лицами применяются соответствующие аналитические счета к синтетическому счету 020800000 в зависимости от экономического содержания операции. Существуют различия между отражением операций на этом счете в отношении работников учреждения и в отношении лиц, не являющихся работниками.

Так, расходы на выплату компенсации стоимости проезда, проживания и питания спортсменам, тренерам, судьям и сопровождающим их лицам (не состоящим в штате) автономного учреждения осуществляются по коду вида расходов 113 и подстатье 296 КОСГУ (Письмо Минфина РФ от 23.12.2016 № 02-05-11/77460 с учетом последних изменений, внесенных в Указания по применению бюджетной классификации РФ, утвержденные Приказом Минфина РФ от 01.07.2013 № 65н).

Расходы на аналогичные выплаты физическим лицам, состоящим в штате учреждения, отражаются по коду вида расходов 112 и подстатье 212 КОСГУ.

Приведем порядок отражения расходов, произведенных в рамках спортивного мероприятия, на примере.

Пример.

Автономное учреждение спорта направило на соревнование привлеченных из других спортивных организаций спортсменов – членов сборной команды (по заявке), тренера и судью (в рамках договоров ГПХ), а также сопровождающего их лица – работника учреждения. Ответственному лицу выдан аванс на возмещение расходов (суточные, питание) всем участникам мероприятия. В общей сумме суточные спортсменов и тренера составили 15000руб., суточные работника учреждения – 1500руб. Питание в пути организовано путем закупки и выдачи участникам мероприятия ланч-боксов на сумму 20000руб. Питание в месте проведения соревнования оплачено учреждением по договору с организацией общественного питания в сумме 30000руб. Расходы на проживание произведены по договору с гостиницей – 44000руб. Расходы на проезд также оплачены по договору с транспортной организацией – 35000руб.

Все расходы отнесены на себестоимость услуг по основному виду деятельности. Операции проведены в рамках исполнения государственного задания.

С судьей заключен договор на оказание услуг по спортивному судейству. Вознаграждение, предусмотренное договором, составляет 20000руб.

В целях упрощения примера операции по принятию обязательств на счетах по санкционированию расходов не приводятся.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения делаются следующие записи:

Содержание операции	Дебет	Кредит	Сумма, руб.	Основание
До соревнования
Выданы из кассы суточные в отношении спортсменов, тренера	4 208 96 000	4 201 34 000	15 000	Приказ, служебная записка
Выданы из кассы суточные ответственному лицу – работнику учреждения	4 208 12 000	4 201 34 000	1 500
Выданы из кассы денежные средства на закупку ланч-боксов	4 208 96 000	4 201 34 000	20 000
Произведена плата за проживание в гостинице по договору	4 302 26 000	4 201 11 000	44 000	Договор, счет
Произведена плата за питание по договору	4 302 26 000	4 201 11 000	30 000
Произведена плата за транспортные услуги по договору	4 302 22 000	4 201 11 000	35 000
После возвращения участников соревнования
Отражены затраты на проживание в гостинице, оплаченные по договору	4 109 60 226	4 302 26 000	44 000	Договор, счет-фактура, акты оказанных услуг
Отражены затраты на питание, оплаченные по договору	4 109 60 226	4 302 26 000	30 000
Отражены затраты на транспортные услуги, оплаченные по договору	4 109 60 222	4 302 22 000	35 000
Приняты к учету расходы по выплате суточных спортсменам, тренеру	4 109 60 296	4 208 96 000	15 000	Авансовый отчет, ведомость выдачи суточных
Приняты к учету расходы по выплате работнику суточных	4 109 60 212	4 208 12 000	1 500	Авансовый отчет
Приняты к учету расходы на питание участников в пути	4 109 60 296	4 208 96 000	20 000	Авансовый отчет, чек (товарная накладная), ведомость выдачи питания
Произведена выплата вознаграждения по договору на оказание услуг спортивного судейства*	4 302 26 000	4 201 11 000	20 000	Договор, акт оказанных услуг
Отражены затраты по договору судейства	4 109 60 226	4 302 26 000	20 000

* Начисление и уплата страховых взносов осуществляются в соответствии с действующим законодательством.

Вопрос:

Облагаются ли НДФЛ суммы возмещения расходов на питание спорт­сменов, тренеров, судей, связанных с их участием в спортивных мероприятиях?

Ответ:

Согласно абз. 5 п. 3 ст. 217 НК РФ освобождаются от обложения НДФЛ все виды установленных действующим законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, утвержденных на основании законодательства РФ), связанных с оплатой стоимости питания, спортивного снаряжения, оборудования, спортивной и парадной формы, получаемых спортсменами и работниками физкультурно-спортивных организаций для тренировочного процесса и участия в спортивных соревнованиях, а также спортивными судьями для участия в спортивных соревнованиях. Аналогичное мнение содержится в Письме Минфина РФ от 23.08.2016 № 03-04-06/49310.

Как было отмечено выше, расходы, связанные с участием спорт­смена, тренера, судьи в спортивных мероприятиях, возмещаются в соответствии с установленными нормами.

Таким образом, суммы возмещения расходов на питание спорт­сменам, тренерам, судьям, связанных с их участием в спортивных мероприятиях, освобождаются от обложения НДФЛ в пределах утвержденных норм.

Сизонова О.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»