8 (952) 080-10-85
круглосуточно

Учет расчетов с подотчетными лицами в автономном учреждении

В каждом учреждении осуществляются расчеты с подотчетными лицами. В данной публикации мы рассмотрим вопросы, касающиеся порядка выдачи подотчетных сумм, а также отражения расчетов по данным операциям.

Подотчетные лица – это лица, получившие денежные суммы под отчет для последующих расходов в интересах выдавшей их организации. Деньги, выданные подотчетным лицам, называют подотчетными суммами. Отметим, что Инструкцией № 157н также предусмотрена выдача под отчет подотчетного лица денежных документов, к которым, в частности, относятся почтовые марки, оплаченные талоны на бензин и масла, оплаченные проездные документы, оплаченные путевки и др.

Кто может быть подотчетным лицом?

Подотчетными лицами могут быть (письма Минфина РФ от 14.03.2019 № 02-05-10/17199, ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859):

– работники учреждения, включая его руководителя, с которыми заключены трудовые договоры;
– физические лица, привлекаемые к выполнению определенной работы на основании соглашения или договора гражданско-правового характера.

Вопросы организации выдачи денежных средств лицам, не являющимся работниками учреждения (внештатные сотрудники), находятся в компетенции учреждения, которое в рамках своей учетной политики вправе предусмотреть порядок выдачи им денежных средств (Письмо Минфина РФ от 02.07.2012 № 02-06-10/2476).

На какие цели выдаются подотчетные суммы?

Подотчетные суммы могут выданы:

– на административно-хозяйственные нужды (пп. 6.3 п. 6 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У );
– на командировочные расходы, перечень которых приведен в ст. 168 ТК РФ;
– на иные цели, установленные организацией. Например, для выплаты заработной платы (стипендий, пенсий, пособий) через раздатчика. Перечень таких лиц утверждается приказом руководителя.

Как выдать денежные средства под отчет?

Порядок выдачи денежных средств под отчет подотчетному лицу регламентирован п. 213 Инструкции № 157н, Указанием № 3210-У. Из данного пункта следует, что денежные средства выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего:

– назначение аванса;
– расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается.

Обратите внимание: выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег (п. 214 Инструкции № 157н, Письмо Минфина РФ от 06.12.2016 № 02-07-10/72408).

Выдача денежных средств под отчет подотчетном лицам осуществляется двумя способами:

1) через кассу учреждения с оформлением расходного кассового ордера (ф. 0310002). При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам применяется ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501).

Ведомости (ф. 0504501) составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

– на заработную плату;
– на хозяйственные расходы;
– на командировочные расходы;
– на другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости (ф. 0504501) оформляется расходный кассовый ордер (ф. 0310002);

2) в безналичном порядке, посредством перевода на банковскую карту, включая карты «Мир», эмитированные кредитными организациями в рамках зарплатного проекта (письма ЦБ РФ от 31.05.2018 № 04-45-7/4048, Минфина РФ от 06.07.2018 № 09-02-07/47375, Федерального казначейства от 27.07.2018 № 07-04-05/05-15900).

В Письме Федерального казначейства от 16.07.2018 № 07-04-05/05-14896 (далее – Письмо № 07-04-05/05-14896) отмечено, что в целях контроля за движением вышеуказанных денежных средств и разграничения денежных потоков целесообразно выпустить дополнительную карту уполномоченному сотруднику учреждения (корпоративная карта учреждения).

Обратите внимание: по одной карте можно осуществлять операции, не связанные с получением и взносом наличных денег, не более 100 000 руб. в день (п. 3 Письма № 07-04-05/05-14896).

Каков порядок отчета подотчетного лица по выданным суммам?

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который они выданы, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Обратите внимание: авансовый отчет (ф. 0504505) представляется работником (внештатным сотрудником) с приложением к нему подтверждающих документов (пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У, п. 216 Инструкции № 157н).

Порядок заполнения авансового отчета подотчетным лицом (ф. 0504505) установлен Приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

Подотчетное лицо приводит сведения в авансовом отчете (ф. 0504505):

– на лицевой стороне – о себе;
– на оборотной стороне – заполняет графы 1 – 6 в части фактически израсходованных им сумм с указанием документов, подтверждающих осуществленные расходы.

Документы, приложенные к авансовому отчету (ф. 0504505), нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете. В дальнейшем авансовый отчет (ф. 0504505) утверждается руководителем учреждения или уполномоченным им лицом.

Кроме того, в силу п. 26 ФСБУ «Концептуальные основы» первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов, предусмотренных унифицированной формой документа, и при наличии на документе подписи руководителя субъекта учета или уполномоченного им лица.

Неизрасходованный остаток подотчетной суммы подлежит возврату.

Учет расчетов с подотчетными лицами

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаче денежных средств под отчет ведется с применением счета 0 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н).

В соответствии с п. 108 Инструкции № 183н операции по увеличению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Получение денежных средств подотчетным лицом при условии полного его отчета по ранее выданному авансу согласно его заявлению с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается

0 208 хх 567

0 201 34 610
0 201 11 610
0 201 21 610
0 201 27 610

Получение подотчетным лицом денежных документов

0 208 хх 567

0 201 35 610

Получение подотчетным лицом наличных денежных средств с использованием карт, выданных органом Федерального казначейства, через банкомат, а также оплата подотчетным лицом приобретенных услуг, работ, товаров с использованием карт через электронный терминал или другое техническое средство, предназначенное для совершения операций с использованием карт

0 208 хх 567

0 210 03 661
0 201 21 610

Отражение положительной курсовой разницы по суммам, выданным под отчет в иностранной валюте

0 208 хх 567

0 401 10 171

Списание с балансового учета задолженности перед подотчетными лицами, не востребованной кредиторами

0 208 хх 567

0 401 10 173

Операции по уменьшению расчетов с подотчетными лицами оформляются следующими бухгалтерскими записями (п. 109 Инструкции № 183н):

Содержание операции

Дебет

Кредит

Принятие к бухгалтерскому учету суммы произведенных расходов на основании утвержденного руководителем авансового отчета (ф. 0504049) с приложенными к нему оправдательными документами

0 105 хх 34х
0 106 хх 3хх
0 109 хх 2хх
0 210 12 56х
0 302 хх 73х
0 304 03 73х
0 401 20 2хх

0 208 хх 667

Выдача подотчетным лицом суммы заработной платы, пособий, пенсий, стипендий, иных выплат на основании платежной ведомости (ф. 0504403)

0 302 хх 837

0 208 хх 667

Возврат остатков подотчетных сумм

0 201 11 510
0 201 21 510
0 201 34 510

0 208 хх 667

Возврат в кассу учреждения неиспользованных денежных документов

0 201 35 510

0 208 хх 667

Списание с балансового учета задолженности подотчетных лиц, признанной согласно законодательству РФ нереальной к взысканию

0 401 20 273

0 208 хх 667

Оплата подотчетным лицом аванса, отражаемая согласно представленному авансовому отчету (ф. 0504049) и прилагаемым к нему документам

0 206 хх 56х

0 208 хх 667

Погашение задолженности подотчетного лица в сумме удержаний из его заработной платы

0 304 03 737

0 208 хх 667

Отражение отрицательной курсовой разницы

0 401 10 171

0 208 хх 667

Рассмотрим несколько примеров по отражению вышеприведенных операций в учете расчетов с подотчетными лицами.

Пример 1.

Сотрудник автономного учреждения направлен в командировку на 10 дней. Ему выплачены суточные в размере 2 000 руб. Билет на поезд стоимостью 10 500 руб. приобретен учреждением у РЖД и выдан сотруднику. Оплата гостиницы произведена посредством осуществления безналичных расчетов, стоимость проживания в гостинице – 20 000 руб. Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).

В 2019 году командировочные расходы на осуществление выплат физическим лицам отражаются с учетом положений порядков № 132н, 209н. При этом следует учитывать, каким образом происходит оплата: лично работнику посредством выдачи из кассы (перечисления на банковскую карту) денежных средств под отчет либо учреждение осуществляет расчеты с контрагентами (расчеты с гостиницами, авиакомпаниями, железной дорогой).

Если работодатель возмещает командировочные расходы посредством их выдачи (перевода на банковскую карту) непосредственно штатному работнику, все затраты отражаются по КВР 112, подстатьям 212 (суточные), 226 (проезд, проживание) КОСГУ.

В случае если оплата командировочных расходов осуществляется путем безналичных расчетов между учреждением и гостиницей либо компанией-перевозчиком, применяются КВР 244, подстатьи 226 (услуги найма жилого помещения) либо 222 (проезд до места командировки и обратно) КОСГУ.

В учете расчетов с подотчетными лицами сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены суточные сотруднику учреждения

2 208 12 567

2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)

2 000

Перечислена плата за проживание гостинице

2 206 26 564

2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)

20 000

Перечислены денежные средства за билеты путем осуществления безналичных расчетов РЖД

2 206 22 564

2 201 11 610
забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 222 КОСГУ)

10 500

После представления работником авансового отчета

Отражены расходы на выплату суточных

2 109 60 212

2 208 12 667

2 000

На основании представленной выписки гостиницы и акта оказанных услуг отражены расходы на наем жилого помещения и проезд к месту командирования

2 109 60 226
2 109 60 222

2 302 26 734
2 302 22 734

20 000
10 500

Произведен зачет аванса за проживание в гостинице и проезд к месту командирования

2 302 26 834
2 302 22 834

2 206 26 664
2 206 22 664

20 000
10 500

Пример 2.

Изменим условия примера 1. Предположим, командированному сотруднику были перечислены в полном размере (32 500 руб.) средства на командировочные расходы, предусматривающие как суточные, так и расходы на проезд до места командирования и наем жилого помещения.

В учете расчетов с подотчетными лицами сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены суточные сотруднику учреждения

2 208 12 567

2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 112 / подстатья 212 КОСГУ)

2 000

Перечислены расходы на проезд и наем жилого помещения

2 208 26 567

2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 226 КОСГУ)

30 500

После представления работником авансового отчета

Отражены расходы на выплату суточных

2 109 60 212

2 208 12 667

2 000

Отражены расходы на проезд и наем жилого помещения

2 109 60 226

2 208 26 667

30 500

Пример 3.

Автономное учреждение перечислило на банковскую карту работника денежные средства в сумме 5 000 руб. Часть из них (3 000 руб.) была израсходована на покупку хозяйственных материалов (электрических лампочек). Оплата была произведена безналичным расчетом. Работник представил авансовый отчет с приложением первичных документов (товарного и кассового чеков). Остаток подотчетной суммы был внесен в кассу учреждения.

Расходы произведены по КВФО 2 (средства, полученные от оказания платных услуг).

В учете расчетов с подотчетными лицами сделаны следующие операции:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Перечислены денежные средства с лицевого счета учреждения на банковскую карту сотрудника

2 208 34 567

2 201 11 610
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)

5 000

Приняты к учету суммы произведенных расходов на основании авансового отчета

2 105 36 346

2 208 34 667

3 000

Возвращены в кассу учреждения неиспользованные подотчетные суммы

2 201 34 510
Забалансовый счет 18 (КВР 244 / подстатья 346 КОСГУ)

2 208 34 667

2 000




Валова С.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»


Комментарии (0)
Похожие документы