Инвентаризация расчетов с кредиторами (по обязательствам учреждения)

В материале рассмотрим, как в автономном учреждении провести инвентаризацию расчетов с кредиторами (по обязательствам учреждения), какие документы оформить по результатам инвентаризации, в каком порядке задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, списывается с учета.

Порядок проведения инвентаризации

Порядок проведения инвентаризации (в том числе расчетов по обязательствам учреждения) должен быть установлен в учетной политике автономного учреждения (п. 80, 81 СГС «Концептуальные основы», п. 9 СГС «Учетная политика»).

При разработке данного порядка учреждение вправе использовать отдельные положения Приказа Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее – Методические указания), не противоречащие законодательству РФ (Письмо Минфина РФ от 10.02.2020 № 02-07-10/8553) и, в частности, нормам инструкций № 157н, 183н, федеральных стандартов бухгалтерского учета государственных финансов.

Инвентаризация расчетов по обязательствам учреждения включает в себя следующие мероприятия:

1. Издание приказа (решения) о проведении инвентаризации, в котором указываются:

– причины проведения инвентаризации;
– объект инвентаризации (например, расчеты с поставщиками и подрядчиками, с бюджетом и т. п.);
– сроки проведения инвентаризации;
– состав инвентаризационных комиссий (рабочих инвентаризационных комиссий);
– ответственные лица, в отношении которых проводится инвентаризация;
– место проведения инвентаризации.

В настоящее время для учреждений не предусмотрено унифицированной формы такого распорядительного документа. Учреждения вправе разработать такой документ самостоятельно либо использовать форму решения о проведении инвентаризации (ф. 0510439), утвержденную Приказом Минфина РФ от 15.04.2021 № 61н (далее – Приказ № 61н) (в силу п. 6 указанного приказа автономные учреждения смогут применять данную форму с 1 января 2023 года либо ранее, если предусмотрят ее в своей учетной политике).

2. Проведение проверки соответствующих объектов учета (расчетов по оплате труда, социальным выплатам, обязательствам учреждения перед поставщиками и подрядчиками, с бюджетом, с прочими кредиторами) и оформление инвентаризационных описей расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089) (далее – инвентаризационная опись (ф. 0504089)). В ходе проверки расчетов по обязательствам учреждения инвентаризационная комиссияпутем документальной проверки должна установить (п. 3.48 Методических указаний):

– правильность расчетов с кредиторами;
– правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности, включая суммы задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и иной просроченной задолженности учреждения перед кредиторами.

3. Составление акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), в котором указывается информация о том, что было установлено (не установлено) комиссией в ходе данного мероприятия, в том числе сведения о просроченной задолженности, выявленных расхождениях (при наличии) и т. п.

В дальнейшем, если по результатам инвентаризации выявлены расхождения данных бухгалтерского учета с фактическими данными, установленными инвентаризационной комиссией, выясняются причины их образования (ошибки, факты неотражения данных в учете и т. п.). В части имеющихся расхождений по вине работников учреждения данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие результатам инвентаризации (оформляются операции по исправлению ошибок). В отношении просроченной задолженности, не востребованной кредиторами, изучаются причины ее возникновения, проводятся мероприятия по ее погашению либо принимается решение о ее списании.

Сверка расчетов

До начала инвентаризации расчетов с кредиторами целесообразно провести сверку расчетов с налоговыми органами, поставщиками и подрядчиками.

Сверка расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам в 2021 году осуществляется в соответствии с Временным порядком проведения совместной сверки расчетов, доведенным Письмом ФНС РФ от 09.03.2021 № АБ-4-19/2990.

В целях получения акта совместной сверки расчетов по налогам, сборам, страховым взносам, пеням, штрафам, процентам (далее – акт сверки расчетов по налогам) налогоплательщик (его представитель, ответственный участник консолидированной группы налогоплательщиков, плательщик сбора или налоговый агент) представляет лично заявление по форме, рекомендованной в Письме ФНС РФ от 28.10.2020 № АБ-4-19/17644@, в налоговый орган по месту учета или направляет его по почте. В заявлении указывается информация о способе получения акта сверки расчетов по налогам (лично или почтой).

Акт сверки расчетов по налогам возможно запросить за определенный период и по определенному коду бюджетной классификации (КБК) или по всем КБК, по которым у налогоплательщика имеется обязанность по уплате налогов, сборов, страховых взносов в налоговом органе, указанном в заявлении. Форма акта совместной сверки расчетов по налогам утверждена Приказом ФНС РФ от 16.12.2016 № ММВ-7-17/685@.

Сверка расчетов с поставщиками и подрядчиками также оформляется актом сверки. Поскольку форма такого акта законодательно не утверждена, учреждение может разработать ее самостоятельно и утвердить в учетной политике. Сверку расчетов целесообразно провести по всем контрагентам (поставщикам и подрядчикам), с которыми в текущем отчетном году осуществлялись расчеты. Акт сверки расчетов будет являться подтверждением операций, отраженных либо не отраженных в регистрах бухгалтерского учета, в том числе по завершенным расчетам с контрагентами.

Проверка расчетов по обязательствам учреждения

При инвентаризации расчетов с кредиторами (по обязательствам учреждения) проверке подлежат:

– расчеты с кредиторами по долговым обязательствам (счет 0 301 00 000);
– расчеты по принятым обязательствам (счет 0 302 00 000);
– расчеты по платежам в бюджеты (счет 0 303 00 000);
– прочие расчеты с кредиторами (счет 0 304 00 000);
– расходы будущих периодов (счет 401 50 000);
– задолженность, не востребованная кредиторами (забалансовый счет 20).

Отметим, кредиторская задолженность может образоваться также по расчетам по доходам учреждения (счет 0 205 00 000) и расчетам с подотчетными лицами (счет 0 208 00 000). Данные виды задолженности, как правило, инвентаризируются в составе расчетов по доходам и с подотчетными лицами.

В ходе проверки расчетов по обязательствам учреждения инвентаризационная комиссия должна установить:

– соответствие положений учетной политики в части расчетов с кредиторами нормам действующего законодательства и нормативным актам, регулирующим бухгалтерский учет в учреждениях бюджетной сферы;
– правильность и обоснованность сумм кредиторской задолженности, учтенной на соответствующих балансовых счетах и забалансовом счете 20;
– суммы просроченной кредиторской задолженности, в том числе задолженности, по которой истек срок исковой давности;
– правильность и обоснованность списания с балансового учета задолженности, не востребованной кредиторами.

Состояние расчетов проверяется по каждому кредитору.

Так, в целях проверки расчетов с поставщиками и подрядчиками инвентаризационная комиссия:

– проводит анализ заключенных учреждением договоров (соглашений) с контрагентами;
– проверяет наличие документов, подтверждающих возникновение обязательств учреждения, и правильность отражение записей в регистрах бухгалтерского учета на основании этих документов (в том числе выявляет неучтенные обязательства, при наличии):
– проводит анализ по срокам погашения кредиторской задолженности на основании заключенных договоров и иных документов-оснований;
– проверяет наличие ограничений по выплате авансовых платежей при оплате договоров на поставку товаров, выполнение работ (оказание услуг);
– проводит анализ по срокам погашения выданных авансов, связанных с операциями по приобретению товаров, работ, услуг, и сопоставляет сроки поставки (выполнения работ, оказания услуг), предусмотренные договорами;
– проводит анализ просроченной задолженности учреждения перед кредиторами на предмет ее погашения и мер, принимаемых для ее снижения;
– проверяет наличие (отсутствие) случаев необоснованного списания кредиторской задолженности;
– проверяет, соответствует ли итоговая сумма данных в карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051) либо в журнале операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками данным оборотной ведомости.

В части проверки обязательств по расчетам с поставщиками и подрядчиками, отнесенных к расходам будущих периодов (на счет 0 401 50 000), рекомендуем также проверить:

1) правомерность отнесения начисленных расходов к расходам будущих периодов;

2) полноту и своевременность отражения в бухгалтерском учете расходов будущих периодов;

3) соблюдение порядка отнесения расходов будущих периодов на финансовый результат текущего отчетного периода, установленного учетной политикой;

4) обоснованность наличия остатков на счете 0 401 50 000.

От редакции: о проведении проверки расчетов по оплате труда и иным социальным и несоциальным выплатам физическим лицам подробно рассказано в статье О. Сизоновой «Внутренний контроль расчетов с персоналом».

Оформление инвентаризационной описи

Инвентаризационная опись (ф. 0504089) заполняется по имеющейся на дату проведения инвентаризации дебиторской и кредиторской задолженности по расчетам с контрагентами или бюджетом, за исключением расчетов по долговым обязательствам.

Данная опись формируется инвентаризационной комиссией совместно с бухгалтерией. В части кредиторской задолженности (в разд. 2 инвентаризационной описи (ф. 0504089)) отражаются:

– наименование кредитора (в случае отражения расчетов по платежам в бюджеты – наименование видов платежей в разрезе соответствующих бюджетов бюджетной системы РФ, в которые подлежит перечислению задолженность);
– номер счета бухгалтерского учета;
– общая сумма задолженности по данным бухгалтерского учета, в том числе согласованная кредиторами, не согласованная кредиторами, и сумма задолженности с истекшим сроком исковой давности.

В случае переплаты кредиторам (в том числе по платежам в бюджет) соответствующая информация указывается в составе дебиторской задолженности в разд. 1 инвентаризационной описи.

При выявлении несогласованной либо просроченной (с истекшим сроком исковой давности) кредиторской задолженности соответствующая информация отражается в графах 5, 6 разд. 2 инвентаризационной описи (ф. 0504089).

В отношении кредиторской задолженности, учтенной на забалансовом счете 20, составляется отдельная инвентаризационная ведомость.

Также необходимо отметить, что унифицированной формы для инвентаризации расходов будущих периодов нормативными правовыми актами не предусмотрено.

Рекомендуем самостоятельно разработать форму инвентаризационной описи (иного акта) для инвентаризации расходов будущих периодов, учтенных на счете 0 401 50 000 (по соответствующим аналитическим счетам).

Списание невостребованной кредиторской задолженности

Как уже было отмечено выше, при выявлении просроченной кредиторской задолженности выясняются причины ее образования и принимаются меры по ее погашению. В случае если кредиторская задолженность не востребована кредиторами (не подтверждена по результатам инвентаризации кредитором), она подлежит списанию с балансовых счетов и принятию на забалансовый счет 20 для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета (п. 371 Инструкции № 157н).

Обратите внимание: в случае истечения срока исковой давности, наличия документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) по списываемой с баланса задолженности ее отражение на забалансовом счете 20 не осуществляется (п. 164, 166 Инструкции № 183н).

Аналитический учет по забалансовому счету 20 организуется в разрезе:

– видов выплат, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием полного наименования, а также иных реквизитов, необходимых для определения кредитора и задолженности в целях регистрации принятого (принимаемого) денежного обязательства (требования кредитора) и его оплаты;
– кодов классификации доходов бюджетов, кодов классификации расходов бюджетов, кодов классификации источников финансирования дефицитов бюджетов;
– контрагентов (кредиторов);
– видов платежей (кодов финансового обеспечения).

Списание кредиторской задолженности с забалансового счета 20 осуществляется:

1) в случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, установленном законодательством РФ. Такая задолженность подлежит восстановлению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств;

2) после истечения срока исковой давности.

Согласно п. 371 Инструкции № 157н списание задолженности автономного учреждения, не востребованной кредиторами, с забалансового учета осуществляется на основании решения комиссии по поступлению и выбытию активов (инвентаризационной комиссии) учреждения, в порядке, установленном в учетной политике, если иное не предусмотрено бюджетным законодательством.

По мнению автора, в данный порядок целесообразно включить также положения в отношении списания кредиторской задолженности с балансового учета и форму документа, которым оформляется решение комиссии о списании кредиторской задолженности.

Обратите внимание: Приказом № 61н утверждена форма решения государственного (муниципального) учреждения о списании задолженности, не востребованной кредиторами, со счета (ф. 0510437). Автономные учреждения вправе предусмотреть названную форму в учетной политике.

Решение о списании невостребованной кредиторской задолженности оформляется на основании акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835), инвентаризационной описи (ф. 0504089) и соответствующих документов-оснований.

Документами-основаниями для списания невостребованной кредиторской задолженности с балансового (забалансового) учета могут являться:

– документы, подтверждающие возникновение долга (договоры на поставку товаров, контракты на выполнение работ, оказание услуг, накладные, акты выполненных работ, оказания услуг, трудовые договоры и т. п.);
– документы, подтверждающие прерывание срока исковой давности (акты сверки задолженности, частичная оплата задолженности, обращение с просьбой об отсрочке платежа, заявление о зачете взаимных требований и т. п.);
– документы, из которых следует, что срок исковой давности истек (акты инвентаризации, объяснительная записка главного бухгалтера, бухгалтерские справки, приказ руководителя и т. п.);
– документы, подтверждающие прекращение обязательства на основании акта государственного органа, в результате чего исполнение обязательства становится невозможным (акт государственного органа и т. п.);
– документы, подтверждающие прекращение обязательства вследствие ликвидации юридического лица (выписки из Единого государственного реестра юридических лиц (индивидуальных предпринимателей) и т. п.);
– документы, подтверждающие прекращение обязательства вследствие смерти физического лица (копии свидетельства о смерти физического лица или копии судебного решения об объявлении физического лица умершим и т. п.).

Суммы задолженности, не востребованной кредиторами, по которым принято решение о списании, отражаются в бухгалтерском учете автономного учреждения следующим образом:

Содержание операции	Дебет	Кредит
Списана с балансового учета кредиторская задолженность по обязательствам учреждения в связи с отсутствием требований кредитора	0 301 хх 83х 0 302 хх 83х Забалансовый счет 20	0 401 10 173
Списана с балансового учета кредиторская задолженность по депонированным суммам, не востребованная кредиторами	0 304 02 837 Забалансовый счет 20*	0 401 10 173
Списана с балансового учета кредиторская задолженность по доходам, подотчетным суммам (не востребованная кредиторами по доходам, по подотчетным суммам)	0 205 хх 56х 0 208 хх 56х Забалансовый счет 20	0 401 10 173
Списана с балансового учета кредиторская задолженность по средствам, полученным во временное распоряжение, не востребованная владельцем, при наличии документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора (владельца), а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников)	3 304 01 837	3 304 06 732
Списана с забалансового учета кредиторская задолженность в связи с истечением срока исковой давности, а также при предъявлении кредиторами соответствующих требований и возобновлении учета задолженности на балансе	–	Забалансовый счет 20

* В случае наличия документов, подтверждающих ликвидацию (смерть) кредитора, а также при отсутствии требований со стороны правопреемников (наследников) по списываемой с баланса задолженности ее отражение на забалансовом счете 20 не производится.

Сизонова О.,
эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»